Автоматизация и переход на облачные программы давно перестали быть чем-то необычным. Вести записи в блокноте могут разве что рыночные торговцы, а интернет-магазинам нужны серьезные современные инструменты. С их помощью можно разгрузить персонал, уменьшить число ошибок и повысить продажи. Мы уверены: все, что можно автоматизировать, нужно автоматизировать. Сегодня расскажем - как.
Коротко о том, что такое облачные сервисы
Принципиальное отличие такого ПО от обычного (коробочного) в том, что все данные, включая саму программу, хранятся не на компьютере, а в дата-центре поставщика услуги. От вас требуется только подключиться к сервису через личный кабинет, после чего можно приступать к работе. Никаких установок и переустановок, лицензий и ключей при этом не требуется.
По-умному это называется software as a service - программное обеспечение как услуга, сокращенно - SaaS. Такой подход знаком широкому кругу пользователей по “Яндекс.Диску”, Google Документам и тем же социальным сетям.
SaaS-сервисы имеют ряд преимуществ перед коробочными версиями программного обеспечения:
- хранение огромного объема данных. Количество файлов, которые нужно сохранить, не ограничено емкостью жесткого диска вашего компьютера;
- доступ к информации из любой точки земного шара, где есть интернет. Можно работать, находясь в командировке или отпуске;
- данные никогда не потеряются и не будут уничтожены. Помните времена, когда несохраненный вордовский файл слетал безвозвратно при отключении электричества, и все приходилось набирать заново? Так вот, с облачными программами такое невозможно в принципе;
- не нужны программисты, сисадмины и другие специалисты. Работать с SaaS-сервисами сможет любой, кто знает где находится кнопка включения компьютера;
- для многих SaaS-программ разработаны удобные мобильные приложения. Это расширяет возможности их применения и не привязывает сотрудников к офису.
5 облачных сервисов, обязательных к применению в интернет-магазинах
CRM-система
Начнем с программ для ведения клиентских баз - CRM-систем. Расскажем, для чего они нужны и как работают.
Функции каких программ может включать в себя CRM?
Представьте себе, что вы недавно открыли интернет-магазин и уже радуетесь первым покупателям. Их пока не так много - несколько человек в день. Они заказывают товары, оформляют доставку, иногда делают возвраты. Кому-то нужно перезвонить, кто-то написал письмо по электронке, кто-то - перенес визит курьера на другие время и дату. В общем, информации много, но менеджеры по продажам пока справляются. Они ведут клиентские базы в блокнотах и тетрадках, особо продвинутые используют таблицы excel.
В какой-то момент число покупателей переступает критическую массу и все начинает рушиться. Клиентов настолько много, что сотрудники физически не успевают фиксировать все данные. И начинается: забыли перезвонить, перепутали сроки доставки, привезли не то и не туда или вообще слили половину потенциальных покупателей. Просто не успели обработать заказы.
Как результат - лавинообразный шквал негативных отзывов, потеря репутации и снижение лояльности. Разгребать такие последствия можно долго и упорно. Лучше предупредить болезнь, чем потом ее лечить. Для этого нам и пригодятся CRM-системы. Они умеют:
- вести клиентские базы. На каждого покупателя заводится карточка клиента. После этого покупатель не выпадет из вашей орбиты никогда. В карточке хранится вся информация касательно заказов: наименование товара, детали оплаты, данные о сроках и адресе доставки;
- напоминать менеджерам о следующих шагах. Система сигнализирует, что нужно перезвонить, отправить заказ, отписаться по email;
- формировать подробную аналитику для руководителя. Вы всегда видите, какие сотрудники работают лучше, а какие - хуже. Причем сделать это можно не выходя из дома;
- вести программы лояльности. Все скидки и персональные предложения для конкретного покупателя отражаются в карточке клиента;
- вести электронные рассылки в автоматическом режиме;
- поздравлять покупателей с днем рождения, Новым годом и другими праздниками. Самостоятельно, без участия персонала;
- многое другое.
С таким инструментом, как CRM-система, можно обслуживать больше клиентов при той же численности сотрудников. Количество заказов определяются физическими возможностями отгружать и отправлять, а не внимательностью и скоростью работы менеджеров по продажам.
Влияние CRM-системы на бизнес
Примеры хороших CRM-систем - Retail CRM, GENCRM, amoCRM.
Программы товароучета
Следующий облачный сервис, о котором мы расскажем - это системы товарного и складского учета. Без идеального порядка на складе невозможно быстро и безошибочно отгружать заказы покупателей. Если на поиск нужной позиции уходит времени больше, чем она едет до покупателя, это не есть хорошо.
Товароучетная система решает ряд задач:
- складской учет. Это главная функция программы. В ней находится база товаров, которые есть в наличии на вашем складе. Но не только это: система фиксирует вообще весь товар: заказанный у поставщиков, находящийся на курьерской доставке, в пути и даже уже проданный;
- заказы товаров поставщикам. Бывает, что самые ходовые позиции неожиданно заканчиваются в разгар продаж. Менеджер не сходил на склад вовремя и не убедился в наличии и вуаля: 8 марта вы без цветов. Хорошего мало, согласитесь. Товароучетки сами напоминают персоналу о необходимости заказать нужные позиции, которые заканчиваются на складе. А хорошие товароучетки вообще сами отправляют заявки поставщикам;
- каждому товару присваивается определенный статус, например “в наличии на складе”, “в пути”, “оплачен и отгружен”, “зарезервирован” и так далее. Это позволяет избежать ситуации, когда менеджер продал товар 2 раза. На складе же лежит, значит, можно продавать. А потом оказывается что позицию уже зарезервировал и оплатил другой покупатель;
- поддержка программ лояльности. Скидки и бонусы клиентов не нужно считать вручную - это делается автоматически;
- импорт товарных баз с внешних источников: каталогов поставщиков, других программ и так далее. Вам даже не придется создавать базу вручную - можно просто импортировать ее из другого места;
- интеграция с контрольно-кассовым оборудованием. То, что продано через онлайн-кассу, списывается со складских остатков в онлайн-режиме;
- расчет себестоимости, создание техкарт, проведение инвентаризации и многое многое другое.
“Так у меня даже и склада то нет, зачем мне ваша товароучетная система” - наверняка скажут некоторые владельцы интернет-магазинов. Дескать, все лежит на складах поставщиков, а я только продаю. В этом случае вам подойдет функция виртуального склада, которая есть у большинства программ складского учета. В нее можно завести товар, даже если физически он находится в другом месте и вы его в глаза не видите. А учет вести можете. Очень удобная фича.
Популярные сервисы товароучета - “ЕКАМ”, “МойСклад”, “Большая птица”.
Личный кабинет программы “ЕКАМ” с показателями
Онлайн-бухгалтерия
Вообще бухгалтерские дела - та еще боль для многих предпринимателей. Надо заниматься продажами, а приходится отвлекаться на изучение тонкостей налогообложения, заполнение деклараций и подачу сведений об официально трудоустроенных сотрудниках. Это отнимает уйму времени, которое можно было потратить на развитие бизнеса.
Нанимать штатного бухгалтера не вариант - для него попросту не будет достаточного количества работы. Бухгалтер на аутсорсе тоже решает проблему лишь отчасти. Поэтому лучший выход для многих интернет-магазинов - подключить облачную онлайн-бухгалтерию.
Вот что она умеет:
- вести первичные бухгалтерские документы;
- фиксировать финансовые показатели: доходы, расходы, выручку и прибыль;
- формировать отчетные документы для налоговой, ПФР, ФСС: декларации УСН, ЕНВД, НДФЛ и так далее;
- отправлять документы в контролирующие органы в конце каждого отчетного периода;
- рассчитывать заработную плату сотрудников;
- рассчитывать сумму налогов;
- делать платежи в бюджет с вашего расчетного счета. Беспокоиться о том, что налоги не будут заплачены вовремя, теперь не придется.
Облачные онлайн-бухгалтерии тоже интегрируются с другими программами и оборудованием для того, чтобы вы вводили минимум информации вручную.
Подключить онлайн-бухгалтерию можно на сайте банка, в котором открыт ваш расчетный счет или при помощи сторонних сервисов, например, "МоеДело" или “Контур.Бухгалтерия”.
Возможности сервиса “Контур.Бухгалтерия”
Облачный онлайн-кассы
Интернет-магазины обязаны соблюдать закон 54-ФЗ о порядке применения контрольно-кассового оборудования. Простыми словами: в e-commerce нужно применять онлайн-кассы почти во всех случаях, за редким исключением. Выходов 2: купить физическую кассу и интегрировать ее с сайтом интернет-магазина или подключить сервис в виде SaaS-услуги.
Второй вариант предпочтительнее и им пользуется все больше интернет-магазинов. Преимуществ масса: к такой программе можно подключить любое количество сайтов, ее не нужно обслуживать, вы вообще ее не видите. Сам кассовый аппарат, фискальный накопитель и другое оборудование - всего лишь программа на сервере оператора услуги.
При этом облачные онлайн-кассы позволяют работать в соответствии с законом № 54-ФЗ:
- выдавать клиентам электронные и бумажные чеки нового образца. В них должны присутствовать: данные о продавце, наименование товара, QR-код для проверки чека, ссылка на сайт налоговой, код маркировки и другие данные;
- отправлять фискальные документы в Федеральную налоговую службу через оператора фискальных данных;
- вести аналитику продаж и финансовые показатели: валовую выручку, прибыль, доходы и расходы;
- интегрироваться с товароучетными программами для контроля складских запасов;
- принимать накладные от поставщиков и работать в системе ЕГАИС;
- работать с дополнительным оборудованием: сканерами штрих-кодов, принтерами ценников и этикеток, электронным весами;
- работать с маркированными товарами и кодами маркировки.
Облачные кассы можно подключить на “ЕКАМ.Онлайн”, Kitonline, Cloud Kassir.
Стоимость аренды облачной кассы от Cloud Kassir
Облачные сервисы для командной работы
В e-commerce часто бывает, что сотрудники интернет-магазина географически разбросаны по разным городам и даже странам. Владелец находится в Москве, менеджеры по продажам - во Владивостоке, Перми и на Украине. Как грамотно организовать общение и обмен информацией? Ведь нужно всегда быть на связи: ставить задачи, следить за их выполнением, оперативно решать рабочие вопросы. Во всем этом тоже могут помочь специальные облачные сервисы.
Вот примерный функционал таких систем:
- постановка задач персоналу. Задания можно распределить по срокам, по сотрудникам, по времени на выполнение - как вам будет удобно. Настройки большинства популярных сервисов это позволяют;
- установка сроков на выполнение. Для каждой задачи устанавливается строгий дедлайн, после чего программа сигнализирует о его приближении;
- присвоение задачам статусов: “в работе”, “задача закрыта”, “ожидает исполнителя”, “на проверке” и так далее. Это позволяет администратору сходу оценить картину хода работ;
- прямое общение между руководством и исполнителями при помощи общего чата. К задачам можно оставлять комментарии, задавать вопросы.
Сервисы для командной работы имеют удобный интерфейс, позволяющий сотрудникам одновременно участвовать в процессе. Это гораздо удобнее общения в мессенджерах и социальных сетях. Не нужно искать прошлые сообщения для того, чтобы вспомнить суть вопроса. Все в одном месте в виде окон - очень удобно.
Популярные сервисы для командной работы удаленных сотрудников - Trello, корпоративный мессенджер Slack.
Как работает сервис Trello
Заключение
Многие облачные сервисы становятся универсальным инструментом. Например, товароучетная программа может иметь встроенную CRM-систему и облачную кассу. Именно таким решениям стоит отдавать предпочтение. А при выборе платформы для создания интернет-магазина остановитесь на CMS с максимально большим количеством интеграций с полезными сервисами. Площадка InSales - это более 300 готовых интеграций с программами складского учета, онлайн-кассами и множеством других. Выбор за вами!
