Для чего нужна онлайн-касса
Онлайн-касса — это устройство, предназначенное для фиксации продаж. Она подключена к интернету и обеспечивает передачу данных обо всех оплатах, полученных от клиентов, в налоговые органы в режиме реального времени. Онлайн-кассы позволяют вести учёт продаж, формировать чеки для покупателей и выполнять требования законодательства о регистрации расчётов.
Виды онлайн-касс
Различают следующие виды онлайн-касс:
1. Фискальный регистратор.
2. Облачная онлайн-касса.
3. Автономная онлайн-касса (или ньюджер).
4. Смарт-терминал.
5. Мобильная онлайн-касса (разновидность смарт-терминала, которая работает от аккумулятора).
Фискальный регистратор. Устройство, на которое записываются все продажи, с печатающим механизмом. Самостоятельно не работает, только совместно с компьютером, ноутбуком, на которые устанавливается кассовое ПО. С него в момент продажи будет отправляться команда на фискальный регистратор напечатать чек, записать данные о продаже в фискальный накопитель и отправить их ОФД (оператору фискальных данных).
Облачная касса ― онлайн-касса, которая размещается в ЦОДе. Она связывается с интернет-магазином или платежной системой, чтобы формировать фискальные чеки, когда покупатели совершают покупки на сайте. Информация о продаже автоматически передается на кассу, чек записывается на фискальный накопитель и передается в ОФД. ОФД направляет чек в ФНС и покупателю на электронную почту или по номеру телефона.
Подходит облачная касса только для интернет-магазинов, вендинга, такси Офлайн магазины, общепит (другие сервисные предприятия) не могут использовать облачные кассы ― это нарушение, за которое предусмотрен штраф.
Автономная кнопочная онлайн-касса. Устройство с небольшим экраном, кнопкамии принтером чеков. Для работы не требует дополнительного подключения к другим устройствам. Некоторые модели могут работать от аккумулятора и позволяют подключить сканер или банковский терминал. При продаже выдаёт печатный чек, сохраняет данные в фискальном накопителе и передаёт их ОФД через сим-карту или Wi-Fi. Подходит для микробизнеса с небольшим количеством товарных позиций или услуг, которые можно загрузить в память устройства.
Решения на кнопочных кассах плохо масштабируются, поэтому при расширении бизнеса, такие устройства, как правило, меняют на смарт-терминалы или фискальные регистраторы.
Не путайте “автономки” с кассами, работающими “в автономном режиме”, то есть без подключения к Интернету и безе передачи фискальных данных в ОФД. Такой режим предусмотрен ФНС для предприятий, работающих в определенных отдаленных регионах.
Смарт-терминал или умная онлайн-касса. Устройство с сенсорным экраном, фискальной памятью, кассовой программой и печатающим механизмом. Интегрируется с облачным сервисом, в котором ведётся учёт, аналитика и управление всеми бизнес-процессами из личного кабинета. Передача данных ОФД осуществляется через Wi-Fi, сим-карту или проводной интернет. Этот вариант онлайн-кассы подходит для малого и микробизнеса. Может работать от аккумулятора. Современные модели оснащены модулем эквайринга, а также камерой (или сканером). Смарт-терминалы с большим дисплеем подойдут для магазинов, кафе, медицинских клиник, автосервисов, а компактные ― для приёма оплаты курьерами, или службой доставки или официантами у столиков
Мобильная онлайн-касса ― компактный смарт-терминал, работающий от аккумулятора. Как правило, оснащается камерой (или сканером) а также модулем эквайринга. Поэтому их называют кассы 3-в-1 или 2-в-1. Подходит для приёма оплаты курьерами, службой доставки или официантами у столиков.
Сравнительная стоимость различных видов онлайн-касс
АТОЛ 30Ф ― фискальный регистратор. Хороший вариант для малого и среднего бизнеса. Требует отдельного подключения ПК/ноутбука, банковского терминала, сканера . Автономно работать не может. Стоимость от 30 до 35 тысяч, в зависимости от объема памяти фискального накопителя.
АТОЛ 77Ф ― фискальный регистратор. Подходит для среднего и крупного бизнеса, где большой поток клиентов. Имеет встроенный автоматический резчик. Не может работать автономно. Требует отдельного подключения эквайринга. Стоимость от 49 до 54 тысяч рублей в зависимости от объема памяти фискального накопителя.
POWER (производитель Эвотор) ― многофункциональная касса, которая может работать в режиме фискального регистратора, как часть POS-системы или кассы самообслуживания, так и в режиме смарт-терминала . Благодаря своей мощной производительности и высокой скорости печати чека (300 мм/с, автоотрез) может использоваться в точках с большим потоком покупателей. Стоимость от 49 до 54 тысячи рублей в зависимости от объема памяти фискального накопителя.
АТОЛ 91F Light ― автономная касса (ньюджер). Подходит для малого и среднего бизнеса. Может использоваться курьерами и службой доставки для приема оплат. Нуждается в подключении эквайринга. Автономно работать может до 8 часов, в том числе на холоде при -10°С. Стоимость от 18 до 21 тысячи в зависимости от объема памяти фискального накопителя.
Эвотор 6 ― мобильная легкая касса 3-в-1, со встроенным эквайрингом и сканером штрихкодов. Идеальна для работы с маркировкой. Работает даже при –10℃. Можно принимать любые платежи: наличными, картой, смартфоном или по QR-коду. Подходит для самых разных видов бизнеса: стационарной и дистанционной торговли, сферы услуг, общепита, курьерской доставки и как дополнительный терминал приема оплаты. Стоимость ― от 38 до 44 тысячи рублей в зависимости от объема памяти фискального накопителя.
Меркурий 185Ф ― автономная касса. Подходит для малого и среднего бизнеса со средними объемами продаж, для курьеров и разъездной торговли. Может работать автономно до 16 часов. Выдерживает низкие температуры до -25°С. Требует отдельного подключения эквайринга. Стоимость от 20 до 24 тысяч в зависимости от объема памяти фискального накопителя.
MSPOS-Е-Ф. Подходит для малого и среднего бизнеса: в сфере питания, оказания услуг, а также для интернет-магазинов, курьерской доставки и разъездной торговли. Может работать автономно до 24 часов. Есть встроенный эквайринг. Стоимость от 31 до 36 тысяч в зависимости от объема памяти фискального накопителя.
Облачные кассы ― Цифровая касса Эвотора, Атол Онлайн, Orange Data и др. Аренда кассы варьируется от 1500 до 4500 рублей в месяц в зависимости от тарифа. Дороже ― с помесячной оплатой, дешевле ― при оплате за год. У многих провайдеров в тариф входят услуги ОФД и помощь с регистрацией кассы в ФНС, есть бесшовные интеграции с популярными CMS интернет-магазинов, банками и другими платежными системами.
Принцип работы онлайн-кассы
При начале работы на онлайн кассе (открытие смены) происходит передача отчёта в ОФД. В отчёте содержится информация о кассе, а также о сотруднике, который в данный момент ее использует.
В момент расчёта с покупателем, после того, как он оплачивает покупку, касса выдаёт чек и одновременно отправляет данные в ОФД. Оператор после проверки данных дальше передаёт сведения в ФНС.
При использовании облачной онлайн-кассы, подключенный фискальный накопитель формирует чек для покупателя и отправляет ему на email, а данные о продаже отправляет в ОФД. ОФД затем передаёт их в налоговую.
Как можно использовать онлайн-кассу
Онлайн-кассы не только фиксируют продажи, но и значительно упрощают многие бизнес-процессы и повышают эффективность работы компаний. Вот основные варианты их использования.
1. Розничная торговля. Онлайн-кассы позволяют магазинам автоматически формировать чеки, принимать оплату и вести учёт товаров.
2. Обслуживание клиентов. В кафе и ресторанах онлайн-кассы помогают быстро обрабатывать заказы и управлять платежами, включая разделение счёта. Мобильные кассы со встроенным эквайрингом могут использовать официанты для приема оплату у столиков.
3. Электронная коммерция. Для интернет-магазинов онлайн-кассы обеспечивают интеграцию с платформами для автоматизации расчётов и формирования отчётности.
4. Сфера услуг. Салоны красоты, фитнес-центры и другие сервисные компании могут настроить интеграцию онлайн-касс с CRM-системами для учёта клиентов и управления записями.
5. Мобильная торговля. Использование портативных онлайн-касс позволяет проводить расчёты на выезде, например, на ярмарках или массовых мероприятиях на открытом воздухе.
6. Аналитика и отчетность. Онлайн-кассы собирают данные о продажах, что помогает бизнесу анализировать собственную эффективность и планировать стратегии.
7. Интеграция с CRM и ERP. Многие онлайн-кассы могут интегрироваться с системами управления клиентами и ресурсами, что упрощает ведение бизнеса.
8. Автоматизация налогового учета. Онлайн-кассы автоматически формируют отчёты для налоговых органов, что ускоряет процесс подачи деклараций.
Из России ушли многие сервисы, на которых интернет-магазины размещали свои сайты, поэтому мы предлагаем бесплатный переезд на inSales без потери трафика, без остановки продаж и даже с текущим дизайном.
Когда онлайн-касса не нужна
Все организации, в том числе ИП, должны работать с применением онлайн-касс. Список исключений совсем небольшой:
-
компании и предприниматели, работающие в отдаленных и труднодоступных районах (используются иные системы учёта и отчётности);
-
использующие специальный налоговый режим НПД;
-
интернет-магазины, получающие оплату только от юрлиц или ИП в безналичной форме на расчётный счёт;
-
ИП на патентной системе налогообложения, занимающиеся определенными видами деятельности (фотографы, частные детективы, экскурсионные гиды и т.д.)
Инструкция по выбору онлайн-кассы для интернет-магазина
При выборе онлайн-кассы в первую очередь нужно руководствоваться спецификой работы конкретной компании.
Рассмотрим для примера несколько вариантов.
Вариант 1. Интернет-магазин принимает оплату только на сайте.
Решение. Облачная онлайн-касса. Она может принимать платежи круглосуточно и сразу отправлять клиентам электронные чеки.
Вариант 2. Интернет-магазин принимает оплату и на сайте и через своего курьера.
Решение. Если ваши курьеры будут принимать оплату, то можно использовать следующие варианта:
- мобильная онлайн-касса, которую возит с собой курьер;
- мобильное приложение для Android, которое подключается к облачной кассе. Курьер может использовать собственный смартфон или компании.
Вариант 3. Интернет-магазин принимает оплату на сайте и через курьеров сторонней организации.
Решение. В данной ситуации оплата принимается на сайте через облачную онлайн-кассу. Если принимает оплату курьер,, то используется касса сторонней компании . Вам дополнительную онлайн-кассу для курьеров сторонней компании покупать не нужно.
Вариант 4. Интернет-магазин принимает оплату на сайте и в пунктах выдачи.
Решение. В дополнение к облачной онлайн-кассе придётся приобрести стационарную кассу, которая будет находится в пункте выдачи или офисе (в зависимости от того, куда вы доставляете товар).
Любая онлайн-касса должна соответствовать требованиям 54-ФЗ и входить в реестр ККТ, сформированный ФНС.
Регистрация онлайн-кассы
Сама процедура регистрации онлайн-кассы достаточно простая. Сделать это можно несколькими путями:
-
в территориальном налоговом органе при личном общении;
-
через личный кабинет налогоплательщика (обязательно наличие усиленной квалифицированной электронной подписи);
-
через оператора фискальных данных;
-
на сайте Госуслуг.
Разберём подробно как зарегистрировать онлайн-кассу в личном кабинете налогоплательщика.
Шаг 1. Получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Сделать это можно в удостоверяющих центрах, аккредитованных Министерством цифрового развития. ИП и юрлица получают сертификат УКЭП в УЦ ФНС. При обращении нужно иметь при себе паспорт, ИНН и ОГРН, юрлица дополнительно предоставляют Устав. Ключи УКЭП записываются на специальный сертифицированный USB-носитель, который необходимо приобрести заранее и принести с собой.
Шаг 2. Написать заявление в ФНС. Для этого перейдите на сайте ФНС в свой личный кабинет. Найдите закладку «Контрольно-кассовая техника». Через неё вы попадёте на страницу с кнопкой «Зарегистрировать кассу». При нажатии вы получите форму заявления, в которую необходимо внести следующие данные:
-
модель ККТ;
-
наименование интернет-магазина;
-
место размещения ККТ — адрес из справочника ФИАС (Федеральной информационной адресной системы);
-
параметры ККТ (серия, номер фискального накопителя);
-
ОФД, который будет обслуживать онлайн-кассу.
На этом этапе необходимо проставить опцию об особых условиях использования кассы, если она будет находиться на удалённой от средств связи территории. В дальнейшем вы уже не сможете этого сделать.
Подписываете заявление с помощью УКЭП и отправляете в ФНС. Дальше можно отслеживать его статус в личном кабинете. ФНС рассматривает заявление и, если всё было указано корректно, вы получаете регистрационный номер онлайн-кассы.
Шаг 3. Выполнить фискализацию онлайн-кассы. Сделать это необходимо в течение суток с момента получения регномера из ФНС. Вы должны внести в онлайн-кассу следующие данные:
-
ИНН, название и адрес компании;
-
систему налогообложения;
-
данные о пользователе онлайн-кассы;
-
регномер кассы, полученный от ФНС;
-
название компании ОФД;
-
параметры подключения к ОФД.
Онлайн-касса после окончания ввода информации распечатает отчёт о регистрации. Вам необходимо вновь зайти в личный кабинет на ФНС нажать кнопку «Завершить регистрацию» и внести данные из отчёта (дату, время, номер, фискальный признак). Подписать документ с помощью УКЭП и отправить его в ФНС.
Шаг 4. Получить карточку регистрации онлайн-кассы. ФНС в течение пяти суток после получения отчёта отправит вам в личный кабинет карточку регистрации ККТ. С этим документом вы имеете право начать использовать кассу на законных основаниях.
Шаг 5. Зарегистрировать кассу в ОФД. Для этого необходимо зайти в личный кабинет на сайте оператора, нажать кнопку «Добавить кассу», внести все данные онлайн-кассы (модель кассы, заводской номер, регномер из ФНС, модель фискального накопителя) и подтвердить кнопкой «ОК». Пробить тестовый кассовый чек на минимальную сумму, чтобы проверить правильность передачи сведений в налоговую.
Заключение
Если ваш бизнес не входит в список исключений, то необходимо позаботиться о приобретении онлайн-кассы до того, как начнёте продавать свои товары в интернет-магазине. Иначе это грозит штрафами и приостановкой деятельности.
В зависимости от специфики работы интернет-магазина можно выбрать облачную онлайн-кассу, дополнить ее физической (для пункта выдачи или курьера), либо использовать универсальное решение, что во многих случаях удобнее и выгоднее.
