Большинство индивидуальных предпринимателей в 2021 году обязаны применять онлайн-кассы при расчётах с клиентами. Список исключений маленький и со временем он будет уменьшаться.
В новой статье расскажем о законодательстве в отношении контрольно-кассовой техники и рассмотрим изменения, которые начали действовать с августа. Мы подготовили пошаговую инструкцию для предпринимателей и отдельно расскажем о том, чем грозит неправильное применение касс.
Что такое онлайн-кассы и фискальные накопители
Онлайн-касса — касса, которая подключена к интернету и передаёт данные об операциях оператору фискальных данных. Оператор ФН, в свою очередь, обменивается данными с Федеральной налоговой службой.
Суть онлайн-кассы заключается в том, что все операции с клиентами должны регистрироваться в системе. И после того, как операция будет подтверждена, информация о ней передаётся в ФНС.
В состав контрольно-кассовой техники входит фискальный накопитель, который имеет ограниченный срок годности и подлежит замене. Он выступает в роли «жесткого диска» — хранит информацию обо всех операциях с онлайн-кассой.
Фискальный накопитель вставляется в онлайн-кассу и может бесперебойно работать в течение 13 месяцев. Для некоторых категорий контрольно-кассовой техники срок работы фискального накопителя составляет 36 месяцев.
Особенность ФН в том, что он сохраняет данные без подключения к интернету в течение 30 дней. Поэтому если в магазине несколько дней будут проблемы с сетью, можно спокойно принимать деньги от клиентов и обрабатывать возвраты.
При выборе онлайн-кассы необходимо ориентироваться на тип бизнеса и форму налогообложения. ФН отличаются сроком действия и производителем. На сайте Федеральной налоговой службы есть одобренные модели накопителей, которые можно использовать бизнесу.
Многие предприниматели путают фискальный накопитель с оператором фискальных данных. ОФД — специальный сервис, который обрабатывает информацию с подключенных накопителей и передаёт в налоговую службу. После успешной передачи данных на онлайн-кассу поступает сигнал о том, что обмен завершен.
Если фискальный накопитель не связывается с налоговой более 30 дней, запоминающее устройство автоматически блокируется. При восстановлении подключения к интернету, работа будет продолжена.
Независимо от срока службы фискального накопителя, объём памяти одинаковый — 250 000 записей. Поэтому если индивидуальный предприниматель проводит 600 операций каждый день, а ФН рассчитан на 36 месяцев, его придётся заменить раньше.
Если память фискального накопителя переполнена, он не сможет корректно работать и заблокируется по аналогии когда нет подключения к сети в течение 30 дней. Перед окончательным заполнением ёмкости онлайн-касса отправит уведомление. Необходимо внимательно следить за оповещениями и вовремя заменить накопитель.
Для новых предпринимателей работа с онлайн-кассой на первых этапах может быть сложной, но со временем все процессы превратятся в стандартные и если соблюдать простые правила, проблем с контрольно-кассовой техникой и налоговой службой не будет.
Законодательство в отношении ККТ
Порядок взаимодействия с контрольно-кассовой техникой регулируется федеральным законом № 54-ФЗ. На момент принятия закона ККТ внедрялась в бизнес-процессы индивидуальных предпринимателей в 3 этапа. В 2017 году на них перешёл крупный ритейл, в 2018 — субъекты розничной торговли, в 2019 — оставшиеся предприниматели.
Представителям ритейла необходимо постоянно следить за изменениями в законах и оперативно перестраивать бизнес-процессы. В 2021 году пользоваться кассой при расчётах с клиентами необходимо практически всем предпринимателям. Список исключений маленький, поэтому избавиться от необходимости подключения онлайн-кассы сложно.
В законодательстве прописано, что кроме бумажных чеков касса должна уметь формировать и электронные варианты документов. По требованию клиентов их необходимо отправить на электронную почту или по SMS.
Для покупателей работа предпринимателей с онлайн-кассами несёт максимальную выгоду. Во-первых, они гарантированно получают чек и ждать его на месте необязательно. Можно попросить курьера отправить чек в любой удобный канал связи.
Во-вторых, достоверность чека можно проверить на сайте налоговой. Если в ней будут указаны неверные цифры или будут претензии к формату данных, всегда можно направить запрос в ФНС.
Для предпринимателей онлайн-кассы стали ключевым требованием для работы в сфере продаж. Многие хотели бы отказаться от них, но это невозможно. А если не следить за контрольно-кассовой техникой и не соблюдать правила эксплуатации, могут возникнуть серьёзные проблемы.
К примеру, с февраля 2020 года при расчёте с клиентами на дисплее торгового автомата должен отображаться QR-код, который покупатели могут считать камерой своего смартфона. Бумажный чек печатать необязательно и электронный вариант является самым удобным.
Покупку онлайн-кассы, постановку её на учёт и обслуживание можно поручить компании, которая на постоянной основе предоставляет такие услуги. В этом один из главных плюсов работы с контрольно-кассовой техникой. Но при возникновении проблем, ответственность полностью ложится на владельца кассы.
Нарушать законодательство в отношении использования контрольно-кассовой техники нельзя, потому что последствия могут быть очень серьёзными. Иногда налоговая не просто выписывает штраф, а приостанавливает деятельность компании и быстро восстановить её не получится.
54-ФЗ многие не любят, но закон принимался не только для повышения контроля за оборотом средств индивидуальных предпринимателей и компаний. Налоговая действительно упростила себе жизнь, но и покупатели получили много преимуществ.
Какие задачи решает федеральный закон:
- Отслеживание выручки. Налоговая получила инструмент для вывода многих предпринимателей из тени.
- Снижение количества проверок. Представители ФНС видят все операции конкретного предприятия, поэтому часто выполнять проверки нет необходимости.
- Автоматизация рутинных задач. В личном кабинете налогоплательщика доступны полезные документы и отчёты.
- Защита клиентов. Они могут получить электронные чеки со списком товаров, ценой и данными о продавце.
Многие предприниматели жалуются на то, что налоговая создаёт большое количество препятствий на пути к нормальной работе бизнеса. Но это не совсем так — ФНС также старается сократить объем работы в некоторых случаях.
Например, при работе с курьерскими службами использовать ККТ на месте необязательно, можно подключаться к кассе удалённо и формировать электронные чеки. Они эквивалентны бумажным и содержат всю необходимую информацию.
Ещё одна особенность онлайн-касс в том, что время обслуживание клиента остаётся одинаковым как и при использовании обычной кассы. Данные с фискального накопителя передаются оператору, он их обрабатывает и отправляет в налоговую. Все операции проходят параллельно с оформлением чека и не требуют ручного вмешательства.
Для новых предпринимателей процедуры покупки, постановки на учёт и управления онлайн-кассой полностью регламентированы. Поэтому при соблюдении правил проблем не будет и можно будет легко интегрировать контрольно-кассовую технику в бизнес-процессы.
Тем более что существуют организации, которые могут взять рутинные задачи на себя и предоставить «услугу под ключ». Предпринимателю надо только проследить, чтобы всё было сделано в соответствии с регламентом. Например, если кассу не поставить на учёт в налоговую, вести хозяйственную деятельность на законных основаниях не получится.
Многие товароучетные системы не только автоматизируют работу с ассортиментом, но и продают онлайн-кассы. Например, в EKAM большой выбор фискальных регистраторов по доступной цене
Новые требования к онлайн-кассам
Необходимость использования контрольно-кассовой техники постепенно распространялась на разные категории предпринимателей. Переход был не резким и практически всем бизнесменам дали время на подготовку.
До 1 июля 2021 года ИП, которые торгуют продукцией собственного производства могли не использовать онлайн-кассы. После этой даты применение ККТ стало обязательным, но времени на изменение бизнес-процессов было достаточно.
С 6 августа 2021 года вступили в силу новые изменения. Теперь предприниматели должны регистрировать онлайн-кассу с накопителем образца ФН-М. А продавцам товаров, которые подлежат обязательной маркировке, придётся обновить кассы для синхронизации с форматом фискальных данных 1.2.
До этой даты многим предпринимателям надо было купить новые фискальные накопители и настроить ККТ для корректной работы с ними. Покупать новые кассы необязательно, если они будут поддерживать работу с новым форматом.
Многие бизнесмены переживали о том, что им придётся тратить деньги на обновление техники, заново регистрировать кассу и выполнять другие сложные задачи. На самом деле, изменения коснутся не всех и если ККТ была зарегистрирована до 6 августа, ей можно спокойно пользоваться до окончания срока эксплуатации.
Если в кассе установлен фискальный накопитель старого образца ФН, менять его необязательно. Можно спокойно дождаться, пока срок его действия закончится и перейти на ФН-М.
Тем, кто будет регистрировать новую кассу после 6 августа, придётся работать с фискальным накопителем нового образца. Это требование актуально для всех предпринимателей, независимо от продукции, которую они реализуют или особенностей предоставляемых услуг.
Главное отличие новых фискальных накопителей в том, что они поддерживают все действующие на данный момент форматы фискальных данных. В том числе и 1.2, который необходимо использовать при продаже товаров с маркировкой.
С 2019 года предприниматели работали с форматами 1.05 и 1.1. Они отличаются тем, что в последней версии больше данных, но отличия не глобальные. Переход на новый формат обусловлен тем, что продажа маркировки выполняется по особым требованиям.
Формат фискальных данных — установленный стандарт для оформления документов. На основе него онлайн-касса «понимает» как именно необходимо распечатать чеки для клиентов или отчёты по сменам.
Федеральная налоговая служба уже включила в обновлённый реестр накопители нового образца, которые поддерживают все форматы фискальных данных. Накопители как обычно отличаются сроком действия — можно выбрать варианты на 15 или 36 месяцев.
Необходимость маркировать товары постепенно распространяется на все категории товаров. К примеру, в 2021 году появилась необходимость маркировать кожаную одежду, куртки, постельное белье, мороженое.
Для продажи товаров, которые подлежат маркировке, необходимо настроить фискальный накопитель типа ФН-М и перейти на формат фискальных данных 1.2. Налоговая разработала его, чтобы в момент продажи ККТ отправила запрос в систему «Честный ЗНАК» и проверила код маркировки.
Новый ФФД нужен для того, чтобы покупатели были уверены в качестве товаров, а предприниматели могли защититься от штрафов за неправильную маркировку. Если в момент создания чека в системе произойдёт ошибка, завершить продажу не получится.
Если продавец не реализует товары, которые подлежат маркировке, ему необязательно переходить на новый формат фискальных данных. Тем более что налоговая служба предоставила отсрочку и все накопители, зарегистрированные до 6 августа 2021 году могут работать пока не завершится срок эксплуатации.
С накопителем типа ФН-М можно без проблем использовать старый формат фискальных документов, переходить на версию 1.2 необязательно. Налоговая служба создала максимально комфортные условия для перехода.
Список товаров, подлежащих обязательной маркировке, со временем увеличивается. Поэтому необходимость использования ФФД 1.2 постепенно станет актуальной для многих предпринимателей.
Переход на новый формат данных
Если срок действия фискального накопителя подходит к концу и отсрочка перехода на новый формат закончится в ближайшие дни, необходимо подготовиться к обновлению. Прежде всего, необходимо убедиться, поддерживает ли ККТ новый ФФД. Если есть совместимость, покупать новое оборудование необязательно.
В большинстве случаев для корректного перехода на новый формат фискальных данных необходимо обновить программное обеспечение кассы. В этом поможет инструкция от производителя.
После корректного обновления надо будет настроить ККТ под новый формат. Для этого достаточно выбрать соответствующую опцию в настройках оборудования. Если приобретённая ранее касса совместима с ФФД 1.2, можно купить накопитель типа ФН-М, зарегистрировать его и спокойно работать.
Если ФФД 1.2 станет основным, касса будет обмениваться данными с системой «Честный ЗНАК». В момент продажи ККТ отправит запрос, чтобы проверить не пропал ли товар из системы маркировки. Если его там нет, решение о продаже предприниматель принимает самостоятельно.
После оформления продажи касса отправит уведомление оператору фискальных данных, а тот обменяется информацией с системой «Честный ЗНАК». На последнем шаге может появиться сообщение об ошибке, но если его нет, то продажа была успешно завершена.
В чеке, оформленном в соответствии с новым форматом, появятся дополнительные коды маркировки. Например, если указан код «M+» — значит проблем с проверкой товара не было. Это не подделка и клиент может быть уверен в том, что купил продукт высокого качества.
Пошаговая инструкция для предпринимателей:
- Проверить срок действия кассы. Если он истекает в ближайшее время, надо подготовиться к изменениям.
- Купить фискальный накопитель нового формата. Его по умолчанию поддерживают все распространённые модели ККТ, поэтому тратить деньги на новую кассу необязательно.
- Убедиться, что касса поддерживает ФФД 1.2. Продавцам маркированных товаров придётся перейти на новый формат фискальных данных и в этом случае могут возникнуть проблемы с работой старой кассы.
- Купить новую кассу или перепрошить её. Стоит проконсультироваться с производителем перед тем как устанавливать новую версию программного обеспечения.
Предпринимателям, которые торгуют продукцией без обязательной маркировки и на момент вступления в силу новых правил, пользовались действующим фискальным накопителем, ничего делать не нужно. Но заменять ФН необходимо только на тип ФН-М.
Индивидуальные предприниматели и компании, которые продолжат работать с накопителем старого формата после окончания срока эксплуатации, могут получить штраф в размере от 10 тысяч рублей до полной суммы продаж за этот период.
Для крупных компаний масштаб проблемы может быть ещё больше — приостановка деятельности юридического лица. В крайних случаях ИП могут дисквалифицировать до двух лет и вести хозяйственную деятельность будет запрещено.
В Кодекс об административных нарушениях добавили новые поправки — появились наказания за фиктивные чеки. На компанию могут наложить штраф от 40 000 до 1 млн рублей в зависимости от объема продаж и наличия повторных нарушений.
Использование контрольно-кассовой техники — необходимое условия хозяйственной деятельности в соответствии с законодательством. Изменения работы с ККТ для предпринимателей, которые не продают маркированные товары сделали максимально безболезненными, поэтому адаптироваться под изменения несложно.
