Как уволить сотрудника законно: инструкция для работодателей

Найти сотрудника в штат — задача не из простых, а правильно уволить нерадивого работника — ещё сложнее. 

В сегодняшнем материале расскажем в каких случаях можно уволить сотрудника без его согласия, как правильно оформить увольнение и какие есть особенности при увольнении удалённых специалистов. В конце поделимся с вами пошаговой инструкцией по правильному увольнению. 

Базовые правила стандартного увольнения

По какой бы причине не происходило увольнение, есть установленный законом общий порядок процедуры. Прекращение трудового договора между работодателем и сотрудником строго регламентировано статьёй 84.1 ТК РФ, где указан чёткий алгоритм действий:

• Оформляется приказом. Любое прекращение трудового договора работодателю необходимо оформить распоряжением (приказом). Чаще всего для этого используется стандартная форма, утверждённая Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004.

• Доводится до сведения сотрудника. Обязательное требование — уведомить и ознакомить с распоряжением об увольнении работника под роспись. В случае необходимости выдать ему заверенную копию.

• День прекращения договора — последний день фактической работы. Обычно днём прекращения трудового договора принято считать последний день, когда сотрудник фактически отработал. Хотя бывают исключения, когда человек фактически не работал, но при этом место за ним было сохранено. 

• В последний день работодатель обязан:

— вернуть сотруднику трудовую книжку с внесёнными соответствующими записями об увольнении. Если человек по ряду причин не присутствует на работе в этот день, то необходимо направить ему уведомление о необходимости забрать трудовую книжку либо дать согласие на её отправку по средствам Почты РФ;

— полностью рассчитаться с сотрудником в соответствии со ст. 140 ТК РФ;

—  по запросу работника выдать ему копии документов имеющие отношение к работе.

• Запись в трудовую книжку. Прежде чем отдать сотруднику трудовую книжку, в неё вносится соответствующая запись. Она должна полностью соответствовать принятым в ТК РФ формулировкам и иметь отсылки на правильную статью, часть или пункт.

Это то, что должно быть соблюдено при увольнении всегда, вне зависимости от причины ухода сотрудника. Однако в каждом конкретном случае есть свои нюансы. О них поговорим ниже.

Кого сложно уволить

Нет таких групп сотрудников, которых работодатель не может уволить. Но есть ряд категорий граждан, которых уволить крайне сложно, даже при наличии веских причин:

— беременные женщины;

— женщины с детьми в возрасте до трёх лет;

— одинокие родители, являющиеся опекунами детей до 14 лет либо детей-инвалидов до 18 лет;

— единственные кормильцы в многодетных семьях с детьми младше 14 лет либо в случае наличия в семье ребёнка-инвалида до 18 лет;

— вдовы ветеранов боевых действий (если со дня смерти не прошёл год).

Эти сотрудники не могут попасть под сокращение и процесс их увольнения настолько сложен, что многие работодатели предпочитают не связываться. Законно уволить их можно только в двух случаях:

1. При ликвидации организации или прекращении деятельности. 

2. В случае грубого нарушения рабочей дисциплины: прогул рабочего дня, приход на рабочее место в нетрезвом виде либо воровство.

Ещё одна деталь: закон запрещает увольнять сотрудника, если он находится на больничном или в период отпуска. 

Основные причины увольнения

В Трудовом кодексе предусмотрены все возможные основания для увольнения. При этом для каждого из них есть свой алгоритм действий со стороны работодателя, чтобы процесс считался законным. Далее рассмотрим наиболее распространённые причины увольнений.

1. Ликвидация организации или прекращение деятельности ИП. В этом случае работодатель имеет законное основание для увольнения всех сотрудников. В том числе нетрудоспособных, несовершеннолетних, беременных, находящихся в отпуске и других работников льготных категорий. Процесс увольнения при этом будет выглядеть следующим образом:

• Организация письменно под подпись уведомляет каждого сотрудника о предстоящей ликвидации бизнеса за два месяца до предполагаемого события. В случае с ИП — срок должен быть указан в трудовом договоре. Работник должен подписать уведомление в двух экземплярах: один остаётся у него, второй он должен передать в отдел кадров. 

• В обозначенный день организация производит расчёт с сотрудником, выплачивая ему пособие в размере средней зарплаты. ИП не обязан производить выплаты, если подобный пункт не зафиксирован в трудовом договоре. В случае, если человек не смог трудоустроиться в течение месяца, то компания выплачивает ему ещё раз пособие в размере средней зарплаты. На третью выплату пособия человек может рассчитывать, если в течение двух недель после увольнения встал на учёт в центр занятости и по истечение третьего месяца не нашёл работу. Но для получения в третий раз пособия необходимо бывшему работодателю предъявить решение центра занятости. 

2. Сокращение численности или штата. В случае сокращения численности уменьшается количество штатных единиц по определённой должности. Например, в компании есть отдел продаж, где по штатному расписанию трудится 12 менеджеров. Принято решение о сокращении численности и количество менеджеров уменьшилось до девяти. При сокращении штата происходит полное исключение должности из штатного расписания. Например, в компании есть должность территориального менеджера, но в определённый момент необходимость в нём отпала. Произвели сокращение штата и должность исключили. 

Как происходит процесс увольнения: 

Работодатель должен уведомить сотрудника о сокращении приказом под подпись и предложить ему любую вакантную должность в компании. Например, в случае сокращения менеджера ему могут предложить должность секретаря. 

Если работника предложение не устроило, то в день увольнения специалист отдела кадров оформляет приказ о прекращении действия трудового договора между работодателем и сотрудником по причине сокращения численности или штата.

При этом, в случае наличия более высокой квалификации, чем у остальных, сотрудник имеет больше прав остаться на своей должности. Это следует из ст. 179 ТК РФ. В этой же статье разъясняется градация предпочтения сотрудников при одинаковой производительности:

• семейным сотрудникам в случае наличия двух и более иждивенцев;

• единственным кормильцам семьи;

• сотрудникам, которые получили заболевания или увечья во время работы в компании;

• инвалидам боевых действий;

• специалистам, которые повышают квалификацию без отрыва от работы.

3. Сотрудник не прошёл испытательный срок.  При приёме на работу в большинстве трудовых договоров указывают длительность испытательного срока. Если этот пункт отсутствует, то сотрудник принимается без него. 

Стандартная длительность испытательного срока составляет 3 месяца со дня приёма. Исключение возможно в ситуациях, когда длительность трудового договора составляет до шести месяцев. Тогда испытательный срок не может превышать двух недель. Помимо этого, в ст. 70 ТК РФ указан перечень сотрудников, для которых испытательный срок не устанавливается:

— сотрудникам, избранным по конкурсу на замещение должности;

— беременным и женщинам с детьми до полутора лет;

— работникам младше 18 лет;

— специалистам, поступившим на выборную не оплачиваемую должность.

Специалист, который за отведённое для испытания время не смог проявить себя либо не соответствует ожиданиям работодателя — увольняется. 

Как это происходит:

Если в период испытательного срока работодатель понимает, что сотрудник его не устраивает, то его можно уволить. При этом ждать окончания установленного срока не нужно. 

Расторгнуть трудовой договор можно письменно уведомив сотрудника за три дня до увольнения. В уведомлении работодатель должен указать причину увольнения. Стоит учитывать, что дата увольнения не должна выходить за пределы испытательного срока. В случае отказа специалиста подписать уведомление о прекращении трудовых взаимоотношений, необходимо составить акт об отказе. 

Также в период испытательного срока трудовой договор может быть расторгнут по инициативе работника. При этом в заявлении указывать причину увольнения он не обязан.

4. Несоответствие занимаемой должности. Бывают ситуации, когда специалист объективно не справляется со своими задачами. Например, на собеседовании он расписывал свои навыки настолько красноречиво, что работодатель принял решение взять его без испытательного срока или с минимальным испытательным сроком. Однако через четыре месяца выяснилось, что за красивыми словами отсутствуют реальные квалификации и сотрудник не справляется с установленными рабочими нормами. 

В такой ситуации для увольнения придётся провести аттестацию на которой будет проверена компетенция и соответствие должности. Результаты аттестации фиксируются и используются для законного увольнения нерадивого сотрудника. При этом правильнее проводить не выборочную аттестацию для одного или нескольких специалистов, а общую для всех работников на выбранной должности. То есть в случае вопроса о несоответствии одного менеджера по продажам, нужно провести аттестацию для всего отдела по продажам. 

Как уволить:

В действующем законодательстве нет чёткого алгоритма проведения аттестации, поэтому она должна соответствовать внутренним нормативным актам. Для этого необходимо:

1. Определить и утвердить состав комиссии. 

2. Установить перечень специалистов для аттестации. 

3. Зафиксировать процесс проведения проверок: дата, место и формат.

4. Подготовить документацию по каждому сотруднику, который участвует в аттестации: характеристика, результаты работы.

5. Уведомить специалистов о проведении аттестации.

6. Составить и утвердить положение об аттестации, в котором фиксируется цель, участники, состав комиссии, порядок проведения. С документом сотрудники должны быть ознакомлены под подпись.

7. В указанный период провести аттестацию, зафиксировать результаты в протоколе и ознакомить участников под подпись.

В случае, если специалист не справился с аттестацией, работодатель обязан предложить другую вакансию, подходящую под его квалификацию. В случае отказа работника от предложения, его можно уволить. При этом срок определяется индивидуально работодателем, но обычно речь идёт о 14 календарных днях.

5. Неисполнение трудовых обязанностей. Работодатель может инициировать увольнение, если специалист систематически нарушает рабочую дисциплину или некачественно выполняет свой функционал, прописанный в должностной инструкции. 

Как проходит процесс увольнения:

Для того чтобы уволить сотрудника, у него должно быть, как минимум, два нарушения в течение календарного года, зафиксированных приказами о дисциплинарных взысканиях. Если с момента вынесения взыскания прошло более года — они автоматически аннулируются. 

Например, рабочий день начинается с 8:45, а секретарь Елена систематически приходит в 9:15. В один из дней из-за её опоздания клиент написал жалобу. Елене объявили выговор. В случае повторения ситуации — секретаря можно уволить, но для этого нарушения должны быть правильно зафиксированы:

1. Зафиксировать нарушение. Составляется акт с показаниями свидетелей или прикладываются записи с камер видеонаблюдения.

2. Запрашивается письменная объяснительная у работника в свободной форме. На размышления дают от двух рабочих дней. 

3. Если специалист отказался писать объяснительную, то составляется акт об отказе с подписями двух свидетелей.

4. Выпустить приказ о дисциплинарном взыскании. В случае повторения ситуации выпускается уже приказ об увольнении. После чего необходимо ознакомить человека с приказом под подпись нужно в течение трех рабочих дней.

5. Если работник отказывается  подписывать приказы, то нужно составить акт об отказе. В нём  указывается дата и время составления. После чего акт подписывают не менее двух свидетелей.

Важно учитывать, что уволить можно в течение календарного месяца с момента второго взыскания или в течение полугода с момента обнаружения нарушения. 

6. Несоответствие трудовым обязанностям. Не всякое нарушение можно считать грубым, поэтому совсем не обязательно увольнять сотрудника за первый же проступок. К грубым нарушениям трудовых обязанностей относят:

• отсутствие сотрудника на рабочем месте в течение всей рабочей смены или более четырёх часов без уважительной причины;

• явка специалиста на работу в состоянии алкогольного или наркотического опьянения;

• разглашение служебных, коммерческих тайн или передача персональных данных третьих лиц;

• воровство или порча имущества, доказанные в судебном порядке;

• нарушение охраны труда, приведшее к необратимым последствиям.

Процесс увольнения проходит аналогично предыдущему пункту: необходимо зафиксировать факт нарушения, потребовать объяснительную записку. В случае отказа в предоставлении объяснительной выпускается приказ об увольнении. Если нарушитель отказывается писать объяснительную или подписывать приказ, необходимо составить акт об отказе с подписью двух свидетелей. 

Обращаем внимание, что при грубом нарушении трудовых обязанностей работодателю нет необходимости ждать две недели для увольнения специалиста. 

7. Утрата доверия.  Речь идёт о ситуациях, когда сотрудник пользуясь полномочиями действует не в интересах компании, а в собственных. Например, менеджер по продажам производит подлог документов с целью получения дополнительной премии. Представим ситуацию, когда менеджер Иван, получающий свой процент от заключённых сделок, приносит в компанию подписанный договор. Сдаёт его на ведение коллегам и получает премию. А через месяц приносит уже заявление о расторжении договора. В результате проверки выясняется, что он сам подписывал договор от лица заказчиков, которые не были в курсе. И от их же лица затем оформлял заявление о расторжении. 

Чтобы чётко контролировать процесс онлайн-продаж и быть уверенным в качестве отчётности вы можете воспользоваться сервисом от InSales. 

Как проходит процесс увольнения: 

Для того чтобы уволить сотрудника, необходимо сначала доказать его вину. Для этого проводится служебное расследование:

1. Собирается комиссия, состав которой утверждается руководителем компании.

2. Выясняются все обстоятельства инцидента: собираются доказательства нарушения, опрашиваются свидетели.

3. Запрашивается объяснительная у виновника.

4. Оформляется акт, в котором фиксируются результаты, прикладываются доказательства. 

5. Специалист уведомляется с результатами служебного расследования под подпись. В случае доказанной вины составляется приказ об увольнении с которым работник также ознакамливается под подпись.

Уволить сотрудника, чья вина доказана можно в течение месяца с момента обнаружения нарушения, но не позднее полугода с момента его совершения. Например, если менеджер Иван провернул аферу в январе, уволить в сентябре его уже нельзя. 

8. Подложные документы при трудоустройстве. При трудоустройстве от соискателя требуется определенный перечень документов. Бывают случаи, когда человек предоставляет поддельные документы, например, об образовании. Если выясняется, что сотрудник предоставил поддельные документы — его можно уволить. Однако, закон предусматривает увольнение только за те документы, которые требовались для трудоустройства. Например, уволить менеджера по продажам за наличие поддельного водительского удостоверения — нельзя. А вот за поддельный диплом о высшем образовании — можно.

Для увольнения потребуется: 

1. Организовать проверку подлинности документа. 

2. Получить письменное подтверждение подлинности или подлога документа.

3. Составить докладную записку на имя руководителя организации, в которой описывается ситуация и прикладываются подтверждающие документы.

4. Работодатель имеет право потребовать написать объяснительную от сотрудника, уличённого в подлоге. Также можно предложить специалисту написать заявление по собственному желанию. В случае отказа отдел кадров выпускает приказ об увольнении с указанием причины.

9. Увольнение по состоянию здоровья.  Иногда обстоятельства складываются таким образом, что сотрудник больше не может выполнять должностные обязанности. Например, офис-менеджер в отпуске неудачно спускалась с горнолыжной трассы и сломала позвоночник. Более выполнять свои обязанности она не может. Врач выдал ей справку об инвалидности, на её основании можно расторгнуть трудовой договор. 

Однако стоит учитывать, что временная потеря способности выполнять работу (простуда), прохождение лечения и плохое самочувствие не являются законным основанием для расторжения трудового договора. То есть, если сотрудник организации проходит лечение от онкологии — не является основанием для увольнения. 

Увольнение проходит согласно Трудовому кодексу РФ. Если сотрудник или его представитель предоставил компании документы о полной недееспособности, то процесс расторжения трудового договора проходит согласно п. 5, части 1 ст. 83 ТК РФ. 

В случае частичной трудоспособности сотрудника, работодатель должен предложить ему либо другую должность, либо меньшую нагрузку. Специалист имеет право письменно согласиться с предложением или отказаться. Если стороны не пришли к соглашению и работник отказывается от предложенной должности, то работодатель увольняет его по п. 8, ч. 1, ст. 77 ТК РФ.

10. Истечение трудового договора. Если с специалистом был заключён срочный трудовой договор на определённый срок, то по его окончании необходимо провести процедуру увольнения. Чаще всего такой тип договора заключается на период отсутствия основного сотрудника (декрет). 

В таком случае за три дня до окончания срока действия трудового договора, работодатель обязан письменно уведомить работника об увольнении. Если в трудовом договоре указана не дата окончания, а некое условие, то уведомлять сотрудника не обязательно. Достаточно свершения указанного в договоре условия. Например, выхода основного специалиста на работу.  

11. Увольнение по соглашению сторон.  Работодатель и сотрудник могут договориться о расторжении трудового договора по обоюдному согласию. Например, руководителю отдела предложили небольшую компенсацию, чтобы он сдал всю документацию на следующий день и более не приходил на работу. 

Для работодателя этот способ удобен за счёт того, что избавляет от бумажной волокиты. Особенность соглашения в том, что отказаться (передумать) от него нельзя. Отменить соглашение сторон можно только через суд, если будет доказано, что на сотрудника оказывалось давление. 

12. Увольнение по собственному желанию. Трудовой договор может быть расторгнут по инициативе сотрудника. В этом случае он должен уведомить работодателя о своём решении не позднее чем за 14 дней до предполагаемой даты увольнении. 

В исключительных случаях, когда сотрудник не имеет возможности продолжать трудовую деятельность, дата увольнения может назначаться по соглашению сторон. Ст. 80 ТК РФ содержит перечень ситуаций, когда это возможно:

— выход на пенсию;

— зачисление в образовательное учреждение;

— призыв в ВСРФ;

— переезд.

Примечательно, что специалист имеет право отозвать своё заявление в любой момент до дня увольнения. В таком случае, увольнение отменяется, если на место сотрудника ещё не приглашён письменно другой специалист. 

Процесс увольнения проходит в этом случае по стандартному алгоритму, описанному выше в материале.

В последний рабочий день работодатель должен: 

• выдать трудовую книжку;

• произвести полный расчёт;

• выдать иные документы, связанные с работой.

Особенности увольнения дистанционных сотрудников

На сегодняшний день в Трудовом кодексе нет особенных положений относительно удалённых сотрудников. Поэтому увольнение происходит на общих основаниях, но с учётом отсутствия работника в офисе. Для сотрудников отдела кадров этот нюанс — дополнительная головная боль, потому что нет ясности как подтвердить сроки уведомления о решении расторжения трудового договора и каким образом подбирать альтернативные вакансии. 

Есть несколько вариантов уведомления:

1. Электронное письмо. В этом случае сотрудник должен подтвердить получение уведомления ответным письмом, куда также необходимо вложить подписанное уведомление. Если этого не произошло и специалист не выходит на связь с работодателем, то составляется соответствующий акт в свободной форме. 

2. Оригинал Почтой РФ. Правильнее отправить документ с описью и уведомлением о доставке. 

3. Личное вручение. Работодатель может пригласить сотрудника в офис, чтобы лично под подпись вручить уведомление. 

В случае сокращения числа или штата, дистанционному сотруднику необходимо предложить альтернативную вакансию. Многие компании не знают как это правильно делать: предлагать вакансии в том же городе или в других филиалах фирмы? 

Минтруд и Верховный суд РФ придерживаются позиции, что при увольнении удалённому сотруднику необходимо предложить вакансию в городе, где расположена организация. 

Например, Михаил сетевой инженер из Перми, работает дистанционно в компании, которая зарегистрирована в Москве. В трудовой книжке местом работы указано название компании. В таком случае при сокращении Михаилу должны предложить альтернативные вакансии в Москве.

Алгоритм действий при увольнении удалённого сотрудника абсолютно стандартный: необходимо уведомить специалиста, выпустить соответствующий приказ, внести данные в трудовую книжку, произвести полный расчёт и выдать специалисту трудовую на руки.

Как сообщить специалисту об увольнении

Разговор об увольнении — не самая приятная беседа для обеих сторон. Руководителю в этом случае необходимо заранее подготовиться к встрече, чтобы удалось расстаться без обид и взаимных упрёков. 

Перед окончательным принятием решения об увольнении убедитесь, что до сотрудника доносили информацию о его недочётах: невыполненных задачах, сорванных сроках проектов. Если вы ещё не обсуждали с ним возможности исправления ситуации, то начать стоит с этого. Если же все разговоры уже состоялись, а результата нет, тогда беседа об увольнении неизбежна.

Оптимального времени для разговора о расставании — нет. Но многие руководители придерживаются мнения, что лучше всего такие беседы проводить вечером в пятницу. Так у сотрудника не будет возможности долго обсуждать ситуацию с коллегами и делиться обидами. При этом за выходные эмоции утихнут и человек сможет спокойно приступить к поиску новой работы с понедельника.

Структуру беседы также лучше продумать заранее. В среднем для разговора достаточно выделить 20 минут. При этом начать нужно сразу с сообщения цели разговора, но сделать это необходимо спокойно, без эмоций и обвинений. Затем в спокойном тоне аргументируйте своё решение, указав конкретные недочёты и слабые стороны сотрудника. После стоит обсудить процесс передачи дел и документов приемнику. В конце беседы стоит поблагодарить сотрудника за совместную работу. Да, компания приняла решение расстаться с ним, но наверняка за время работы он успел сделать и что-то полезное для фирмы. Так получится немного сгладить ситуацию и оставить приятные воспоминания о компании и коллегах. Жизнь непредсказуема и вполне может случиться так, что через пару лет вам доведётся снова работать вместе. 

Выплаты и документы при увольнении

Вне зависимости от причины увольнения сотрудника, необходимо подготовить приказ об увольнении, в котором должна быть указана причина. С документом нужно своевременно (в течение трёх дней) ознакомить под подпись сотрудника. А непосредственно в день увольнения специалист отдела кадров должен внести запись в трудовую книжку, если она есть. Также работодатель должен произвести полный расчёт с сотрудником и выдать ему на руки необходимые документы.

Полагающиеся выплаты:

1. Заработная плата за отработанные дни.

2. Компенсация за неиспользованные дни отпуска.

3. Выходное пособие в ситуациях, когда причина увольнения связана с ликвидацией организации или сокращением. Важно, что данный пункт актуален исключительно для организаций. В случае с ИП выплаты не полагаются, если иное не предусмотрено трудовым договором.

Необходимые документы:

1. Расчётный листок.

2. Трудовая книжка с внесённой записью об увольнении, если она есть. Если трудовой книжки нет, то выдаются сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.

3. выписку из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах».

4. подраздел 1.2 ЕФС-1.

5. выписку из персонифицированных сведений о физлицах.

Это перечень обязательных документов, однако, сотрудник может запросить у работодателя дополнительный пакет документов. Чаще всего при увольнении работники просят справку о доходах (2-НДФЛ).

Последствия незаконного увольнения

Если сотрудник считает что его незаконно уволили, то он может обратиться в государственную инспекцию труда (ГИТ), прокуратуру или суд. В случае доказательства незаконности действий со стороны работодателя, специалиста восстановят на работе на прежних условиях. 

Наказание для работодателя в таком случае будет зависеть от того, какая организация принимает участие в процессе:

1. ГИТ накладывает штраф на работодателя в размере до 50 000 рублей. 

2. Суд вправе обязать работодателя возместить нанесённый моральный ущерб путём выплаты компенсации. Также возможны варианты, когда работодателя заставят возместить судебные издержки, которые понёс сотрудник.

Помимо этого, в случае восстановления сотрудника в должности, работодатель должен будет:

• Возместить вынужденные прогулы работы в размере среднего заработка.

• Отпускные. Время вынужденного простоя сотрудника в последствии войдёт в стаж для расчёта отпуска.

В случае, если незаконно уволили беременную или женщину с детьми, а также сотрудника предпенсионного возраста — последствия для работодателя окажутся гораздо внушительнее. Вплоть до того, что руководителя могут привлечь по ст. 145 УК РФ и наложить штраф в размере до 200 000 рублей. 

Коротко о главном

1. При увольнении по причине ликвидации или сокращения работодатель обязан выплатить сотрудникам выходное пособие. 

2. В случае ликвидации или сокращения у ИП специалисту выходное пособие не полагается, если это не предусмотрено условиями трудового договора.

3. При сокращении работодатель обязан предложить сотруднику альтернативную вакантную вакансию.

4. Уволить можно любого сотрудника на любом этапе сотрудничества. Даже на испытательном сроке. Но есть некоторые категории работников, которых уволить сложнее: беременные, женщины с маленькими детьми, родители одиночки, единственные кормильцы, родители детей-инвалидов. Их можно законно уволить только в случае ликвидации или сокращения.

5. Процедура увольнения дистанционного сотрудника — стандартна, нюансы заключаются лишь в способе уведомления и процедуре выдачи документов в день увольнения.

6. Чёткое соблюдение действующего законодательства в вопросе увольнения убережёт работодателя от претензий со стороны госорганов и финансовых издержек в случае восстановления сотрудника в должности.

7. Контролировать процесс онлайн-продаж и получать своевременную и актуальную отчётность работодателю поможет inSales. Уже сегодня вы можете воспользоваться бесплатным сервисом и оценить все преимущества.