Обучение персонала: руководство для улучшения квалификации сотрудников

От компетентности и профессионализма команды во многом зависит успех бизнеса. Поэтому переоценить важность вложений в корпоративное обучение сложно.  Такие усилия помогают компании оставаться конкурентноспособной, достигать целей, проводить оптимизацию бизнес-процессов и улучшать финансовые показатели.

В материале расскажем, как правильно организовать обучение, какие бывают методы и как оценить эффективность результата.

В статье: 

— Для чего необходимо обучение персонала

— Виды обучения

— Методы обучения

— Формы обучения персонала

— Способы подготовки сотрудников к обучению

— Как организовать учебный процесс

— Методы оценки эффективности обучения

— Периодичность обучения

— Типичные ошибки

Для чего нужно обучение персонала

Успех компании во многом зависит от профессионализма команды. Поэтому крупные корпорации серьезно подходят к обучению персонала и систематизируют форматы повышения квалификации. Однако это не единственная причина, по которой нужно заниматься корпоративным обучением:

1. Развитие сотрудника. Любой специалист обязан постоянно учиться, иначе он слишком быстро перестанет справляться со своими обязанностями и не сможет быть полезен организации.  

2. Повышение продуктивности. Обучение предполагает освоение новых техник и инструментов. Как правило, они направлены на увеличение прибыльности компании и оптимизации рабочих процессов. Это значительно увеличивает продуктивность сотрудника. 

3. Увеличение вовлечённости и мотивации сотрудника. Вложения в сотрудника дают ему уверенность в том, что он нужен компании и ценен для неё. Это значительно повышает мотивацию и вовлечённость в рабочие процессы. 

4. Сокращение текучки кадров. Корпоративное обучение повышает лояльность персонала к компании. Человек понимает: если организация вкладывает в его обучение средства, значит у него есть перспективы роста. Это существенно снижает текучку кадров.

5. Повышение сплочённости коллектива. Корпоративное обучение можно рассматривать как один из способов сплотить коллектив и сформировать положительную среду. 

Виды обучения

Вид обучения во многом зависит от целей, которые преследует компания, но основными считаются:

1. Подготовка персонала. Этот тип обучения подразумевает подготовку к выполнению задач. Даже если человек имел опыт работы на аналогичной должности, его необходимо ввести в курс дела: ознакомить с регламентами, инструкциями и особенностями документооборота. Проходить обучение может как на рабочем месте, так и онлайн. Главное, чтобы человек оперативно получил знания, необходимые для выполнения обязанностей. Во многих компаниях для этого есть система наставничества от опытных сотрудников или постоянно пополняемая база знаний. 

2. Повышение квалификации. С ростом бизнеса неизбежно происходят изменения во многих бизнес-процессах. Чтобы сотрудники продолжали выполнять работу качественно и своевременно, необходимо регулярное обучение. Например, специалисту отдела продаж нужно регулярно обучаться новым методам продаж и коммуникации с покупателями, а бухгалтеру необходимо систематическое обучение работы с 1С и семинары по изменениям в бухучёте и законодательстве. Форматы такого обучения могут быть как очные, так и заочные, на территории работодателя или выездные. 

3. Изучение нового направления. Когда в компании открывается новое направление или появляется новый продукт, команду нужно обучать работе с ним. В этом случае можно собрать всех заинтересованных и провести обучающую лекцию по нововведениям. Она может быть как в онлайн формате, так и в офлайн. 

4. Перепрофилирование. В случае, если сотрудник внутри компании меняет свою деятельность, его также необходимо обучить. Например, если менеджер по продажам переходит работать в отдел по работе с дебиторской задолженностью, то ему нужно дополнительное обучение, чтобы хорошо выполнять работу и понять рабочие процессы. 

Методы обучения

Источник: flickr.com / Creative Commons

Методик обучения множество, но самыми распространёнными остаются:

1. Самообразование: работодатель предоставляет сотруднику обучающие материалы, а также выделяет место и время. Сотрудник изучает всё сам с последующей сдачей теста или устной проверкой знаний.

2. Лекция: ответственный сотрудник подготавливает обучающий материал и доносит его до большого количества слушателей. Степень освоения материала в этом случае невелика.

3. Семинар: отличный способ обучения для небольшого количества участников. Как правило, группы ограничены 20 участниками. При этом есть возможность не только слушать, но и задавать вопросы лектору, что положительно влияет на восприятие информации.

4. Онлайн-обучение: такой подход позволяет предоставить знания неограниченному количеству сотрудников. Преимуществом считается возможность получать знания в любое удобное время. 

5. Деловая игра: формат позволяет не только получить новые знания, но и проработать командную сплочённость.

6. Тренинг: при грамотном выборе тренинг помогает отработать нужные навыки на практике.

7. Наставничество: за сотрудником закрепляется куратор, например, на время испытательного срока. Минус метода в том, что наставнику сложно совмещать работу и обучение нового специалиста одновременно.  Вероятно снижение продуктивности.

8. Временная ротация: это обмен сотрудников из разных отделов для того, чтобы лучше понимать специфику работы смежных подразделений.

Формы обучения персонала

По форме обучения могут быть онлайн и офлайн. Выбор во многом обусловлен количеством участников, техническими особенностями и финансовой стороной вопроса. 

Также оно может быть индивидуальным или групповым. При групповом подходе сложнее контролировать степень восприятия информации. 

Способы подготовки сотрудников к обучению

Чтобы обучение было эффективным, необходимо подготовить персонал. Если сотрудник не будет чётко понимать смысл обучения, то это окажется бессмысленной тратой денег и времени. 

Сотрудников можно замотивировать на обучение возможностью роста (карьерного и зарплатного). Если человек увидит свои перспективы, то обучение пройдёт максимально продуктивно.

Поэтому прежде чем составлять график обучения, необходимо провести опрос среди персонала и выяснить, каких знаний и навыком им не хватает. После этого нужно оценить сколько времени займёт обучение и какое количество сотрудников можно на него отправить без ущерба для работы. 

Как организовать учебный процесс

Прежде чем организовать корпоративное обучение, необходимо определить цели. Только после выявления необходимых сотрудникам навыков, можно разрабатывать план мероприятий, который должен состоять из следующих этапов:

1. Определение задач компании. В зависимости от того, какие задачи стоят перед бизнесом, разрабатывается система обучения сотрудников. Например, организация внедряет новую CRM-систему или открывает новое направление — это веский повод для обучения персонала. 

2. Построение модели компетенций. Этап подразумевает составление портрета идеального сотрудника для каждой должности. Включает в себя несколько профессиональных и корпоративных знаний, умений и навыков, которые помогут сотруднику решать поставленные перед ним задачи. Важно, чтобы в составлении портрета активно участвовали руководители.

3. Выбор перечня программ обучения. Чёткое понимание задач, которые стоят перед бизнесом, а также наличие  модели компетенций помогают определить направление в обучении.    

4. Оценка текущего уровня знаний, умений, навыков персонала. Перед началом любого обучения необходимо выявить текущий уровень сотрудников и определить, насколько он соответствует стандартам компании. Это поможет не только правильно подобрать обучение, но и оценить его эффективность.

5. Разработка обучающих программ и определение провайдера. На этом этапе определяется ответственный за обучение — провайдер — специалист или организация, которые проведут обучение. Это может быть внутренний специалист или приглашённый со стороны эксперт. 

Если решили самостоятельно разрабатывать обучение, то необходимо привлечь к процессу руководителей отделов, сотрудники которых идут на него. 

Процесс обучения не заканчивается подачей информации. После получения сотрудниками новой информации следует ещё несколько этапов:

1. Оценка полученных знаний. Даже если обучение внешнее и разовое, то всё равно необходимо оценить его эффективность. Это поможет в следующий раз при выборе обучающей программы. Если речь идёт о внутреннем корпоративном обучении, то оценка качества — необходимый этап, который поможет определить уровень усвоения материала и его адаптивность под конкретных сотрудников.

2. Интеграция полученных знаний и навыков в рабочие процессы. Обучение ради обучения — процесс, во всех смыслах, затратный и бессмысленный. Поэтому полученные навыки обязательно нужно внедрять.  

3. Сопровождение после обучения. Этот этап желателен, но необязателен. Сопровождение предполагает, что обучение было индивидуальным. 

4. Оценка качества полученных навыков. Обучение может быть максимально качественным и полезным, а сотрудники после него не внедрили знания. Либо наоборот, обучение не произвело впечатления, но сотрудники после него стали настоящими новаторами. Определить реальную полезность обучения можно спустя некоторое время. Поможет в этом аналитика и ответ на вопрос: получила ли компания ожидаемый результат, то есть достигнуты ли цели. 

5. Выводы. Для достижения максимального эффекта, обучение необходимо проводить не сразу во всей компании, а постепенно, начиная с тех отделов, которые наиболее нуждаются в улучшении.

Методы оценки эффективности обучения

Источник: free-vectors.net / Creative Commons

Оценка эффективности — необходимый элемент обучения, который помогает определить целесообразность финансовых и временных вложений, а также выявить слабые стороны для дальнейших корректив.

Производить оценку эффективности можно по нескольким параметрам:

• Удовлетворённость персонала. Проверить степень удовоетворённости сотрудников можно, например, анонимным опросом. Также практикуется финальное анонимное тестирование для определения полезности информации и возможности применить её на практике. 

• Влияние на бизнес-процессы компании. Более рациональный способ, который подразумевает анализ бизнес-показателей. В идеальном мире сотрудники, прошедшие обучение, должны сразу внедрять полученные знания и улучшать бизнес-показатели. Однако в реальности для внедрения новых скилов потребуется некоторое время: теория часто отличается от практики.

Также оценить эффективность вложений в обучение можно, используя показатель ROI, который рассчитывается по формуле:

ROI=(доход–инвестиции)/инвестиции*100%

Оперативно получать актуальные данные о показателях продаж можно с помощью инструментов платформы InSales, где в одном окне собраны все необходимые инструменты для эффективного бизнеса и аналитики бизнес-процессов.

Всё чаще компании стремятся оценить эффективность обучения прямо в процессе, не дожидаясь окончания. Сделать это можно несколькими способами:

— промежуточное тестирование;

— анализ посещаемости;

— делегирование новых задач обучающимся сотрудникам;

— анонимные опросы.

Опираясь на такой мониторинг можно своевременно внести корректировки в программу для повышения её эффективности.

Периодичность обучения

Как часто проводить корпоративное обучение — руководство компании решает исходя из нескольких факторов: 

— внутренние потребности;

— финансовые возможности;

— амбиции;

— цели и задачи. 

Чтобы оставаться конкурентоспособной, компании необходимо подходить к вопросу обучения систематически. Именно поэтому крупные корпорации этот процесс закладывают в ежегодный бюджет. 

Малому и среднему бизнесу рекомендуется проводить обучение в следующих ситуациях:

— изменения производственных технологий;

— при постановке новых стратегических задач;

— для новых сотрудников.

При этом важно не только систематически проводить обучение, но и также регулярно вносить изменения и в сами образовательные материалы. Это необходимо для того, чтобы они не теряли актуальность. Поэтому обучающие программы нужно обновлять, как минимум, ежегодно. 

Типичные ошибки

1. Обучение ради обучения. Выбирать программу обучения без учёта стратегических целей и задач бизнеса, всё равно что просто признать факт потери времени и денег.

2. Тренды без оглядки. Современные технологии и тренды — прекрасны, но в меру и оправданно. Поэтому при выборе обучения стоит ориентироваться на текущий уровень персонала, бизнес-задачи и потребности компании. Также не стоит безоговорочно отдавать предпочтения громким именам, вместо анализа полезности материала.

3. Сотруднику виднее.  Давать сотруднику самому выбрать себе курсы на понравившуюся тему — одна из самых распространённых ошибок большинства работодателей. Не всегда и не все сотрудники выбирают курсы исходя из интересов компании, поэтому и эффективность такого обучения оставляет желать лучшего. 

4. Однобокость обучения. Одностороннее развитие у сотрудника либо исключительно soft, либо hard skills приводит к явным перекосам в его компетенциях. Важно равномерное развитие необходимых для работы навыков. 

5. Деньги решают всё. Деньги легко убивают все усилия направленные на корпоративное обучение, если работодатель выбрал стратегию денежной мотивации. Да, человек отучится и даже сдаст необходимые нормативы, но вот внедрять полученные знания не станет. Ведь его основной целью было — получение дополнительной прибыли, а не знаний и навыков. 

Главное

1. Корпоративное обучение — неотъемлемая часть эффективного функционирования бизнеса, которое решает массу бизнес-задач.

2. Обучение может быть направлено на подготовку новых сотрудников, повышение квалификации, перепрофилирование или изучение нового направления.

3. Прежде чем запускать процесс обучения, необходимо чётко определить цели, которые компания с его помощью хочет достичь. 

4. Чтобы обучение было эффективным, необходимо подготовить персонал: провести беседу и разъяснить важность получения новых навыков.

5. Обучение может быть внутренним и внешним, онлайн и офлайн, без отрыва от производства или с ним. Формат зависит исключительно от потребностей компании и возможности организовать обучение без ущерба для производства.

6. Чтобы получить желаемый результат, не стоит пренебрегать всеми необходимыми этапами в организации обучения.

7. Правильно выбранное и проведённое корпоративное обучение способно сплотить коллектив и вывести компанию на новый уровень.