Владелец интернет-магазина обычно подбирает бухгалтера, ссылаясь на его характеристики и опыт работы, а аутсорс бухучета на основе отзывов. Но никакие хвалебные рецензии и идеальное резюме не станут гарантией от недобросовестного бухгалтера. Очень часто руководители отмечают сотрудника, как старательного, проникаются к нему доверием, а в итоге оказываются у разбитого корыта – бухгалтер исчезает, а владелец остается один на один со штрафными начислениями из налоговой и неоплаченными счетами.
Размер интернет-магазина и его ниша никак не влияют на позиции бухгалтера – он остается одним из самых важных людей в компании. Без его подписи кредитные и финансовые обязательства считаются недействительными, так же как и расчетные документы. Уровень ответственности этого специалиста не зависит от того, является он приходящим или штатным сотрудником. Бухгалтер обязан грамотно формулировать учетную политику, вести бухгалтерский учет, предоставлять своевременно правдивую финансовую отчетность.
Такие случаи не редки и подрывают доверие ко всем бухгалтерам. Если на старте организации бизнеса владелец удосужился разобраться в азах бухгалтерии самостоятельно, хотябы на базовом уровне, ему, конечно, будет намного легче. Как контролировать бухгалтера и уберечься от непосильных проблем, которые могут понести за собой ликвидацию интернет магазина? Не обязательно привлеченный бухгалтер окажется мошенником – из-за низкой компетентности он может просто ошибиться в расчетах и нанести тем самым компании ощутимый ущерб. В любом случае, стоит подстраховаться и принять превентивные меры, провести проверку деятельности бухгалтера.
Возможные последствия отсутствия контроля
Ошибки бухгалтера могут обернуться катастрофой для бизнеса. Последствия недостаточной или отсутствующей отчетности интернет магазина часто выливаются в то, что владелец просто не может получить достоверную информацию о положении дел. Совсем плохо, когда налоговая проверка заканчивается дополнительными начислениями и штрафами. Иногда объем проблем настолько велик, что поглощает все свободные и несвободные ресурсы, и магазин попросту закрывается.
Фирмы-однодневки и бухгалтера-мошенники
Деловые информационные порталы пестрят заголовками такого типа: «Бухгалтер оказался мошенником: как уберечься?» Действия таких лиц являются, по сути, уголовным преступлением. В качестве движущего фактора может быть обычная жажда наживы или происки конкурентов. Растраты и недостачи могут быть в любой организации. Руководитель редко принимает адекватные меры против злоумышленников, в результате и возникают подобные прецеденты и предостерегающие статьи в прессе.
Бухгалтер, управляющий финансовыми потоками, не эффективно использует средства. Происходит хищение наличности при выдаче подотчетных средств или заработной платы. Фирмы-однодневки, которые предлагают услуги таких бухгалтеров, регистрируются каждый день. Внедряя своих сотрудников в организации, они получают нечестную прибыль, уклоняются от налогов, обналичивают «черный нал». Проведя, две-три крупных сделки, такие фирмы исчезают за горизонт вместе со своими лжебухгалтерами.
Как владельцу интернет магазина не попасть под их «каток» при поиске бухгалтера? Признаки фирмы-однодневки:
Прежде, чем иметь дело с бухгалтером из такой сомнительной организации, следует детально изучить все документы. Застраховаться на все 100% нельзя, ведь иногда даже близкие люди, которых владелец назначил на финансовую должность, могут подложить «свинью» в виде ложной отчетности или денежной растраты. А бухгалтера, привлеченные извне, наоборот добросовестно исполнять свои обязанности, выводя организацию на новый уровень.
Методы проверки работы
Не посвященному в бухгалтерские тонкости человеку, может показаться, что эта сфера – «китайская грамота». Очень часто владельцы интернет магазинов оправдываются: «Фирма работает, как часы – чего мне туда лезть?» и самоустраняются от контроля. Но такая позиция почти всегда проигрышная. Необходимо держать руку «на пульсе» финансовых дел своей организации, тогда можно избежать неприятных моментов в будущем. Базовые знания налогово-бухгалтерского дела дадут бизнесмену возможность хотя бы иметь поверхностное представление о «правильном» или «неправильном» ведении финансовых дел.
Что нужно предпринять бизнесмену:
Соблюдать элементарные правила финансовой безопасности обязан каждый руководитель. Вникать в работу своего бухгалтера и контролировать его – хороший способ сохранить время и деньги.
Как производить контроль
С чего начать контроль своего сотрудника? Не стоит бояться термина «бухгалтерия» – это не «темный лес», а вполне понятная система расчетов. Осуществлять контроль не только можно, но и необходимо – пускать на самотек финансовые дела могут лишь недальновидные бизнесмены. Мы рассмотрим самые действенные методы контроля бухгалтеров.
Берем под контроль финансы организации
Следует ужесточить правила перевода средств. Не стоит давать бухгалтеру «карт-бланш» в руки в виде осуществления переводов только с его подписью. Подпись руководителя должна быть обязательной. Система двух ключей будет в этом случае оптимальной – чтобы провести платеж, необходимы два ключа – бухгалтера и владельца магазина. Без этих двух составляющих перевод не пройдет.
Еще несколько советов по платежам:
Контролируем отчетность компании
Даже далекий от бухгалтерии человек понимает, что несвоевременная сдача отчетности обернется большими неприятностями. Некоторые нерадивые бухгалтера на скорую руку лепят «липовый» отчет, укладываясь в срок, который ограничен на законодательном уровне. Таким образом, они отвлекают внимание налоговой, и не нарываются на санкции. После, такие бухгалтеры сдают уже точную декларацию. За такие действия штрафы не выписываются, но первые подозрения от налоговой – и организация бизнесмена станет любимым местом паломничества инспекторов на долгое время. Чтобы уберечь себя от таких последствий, стоит самостоятельно проводить проверку бухгалтерской отчетности – даже электронной. Можно предложить бухгалтеру составить календарь, где будут прописаны сроки сдачи отчетности на некоторое время вперед, и контролировать сроки сдачи. Бухгалтер будет видеть, что руководитель следит за процессом и вряд ли позволит себе лишнего.
Контролируем уплату налогов
Налоговая оптимизация – довольно сложный процесс, который требует участия особых специалистов. Их цель – не снижение налогового бремени, а увеличение прибыли компании. Такую услугу стоит заказывать отдельно. Сначала следует начать хотя бы с контроля уплаты налогов. Своевременная оплата избавит компанию от начисления пени и штрафов. Также нужно не допускать возможность ошибок в отчетной документации – из-за них налоги не будут считаться выплаченными. В обязанности бухгалтера должна входить регулярная подача документации руководителю на стол. Этот процесс лучше проводить заранее, за несколько недель до официальных сроков. Это даст возможность владельцу высвободить необходимые средства для уплаты налогов. Ежегодная сверка отчетной документации с налоговой должна стать традицией в компании.
Следим за бухгалтером
Если бухгалтер будет видеть заинтересованность руководителя в финансовых делах, он дважды подумает, прежде чем обманывать. Прописное правило финансовой безопасности – вникать в работу бухгалтера. Некомпетентность предпринимателя в бухгалтерском деле не должна стать причиной переживаний. Если владелец будет задавать финансовому сотруднику много вопросов – бухгалтер должен подробно на них отвечать. Пусть не будут постигнуты все тонкости бухучета, но это послужит сотруднику сигналом: «Руководитель интересуется и наблюдает!» Прибегать к услугам сторонних консультантов не зазорно, а полезно. Они помогут уточнить правомерность тех или иных действий, предостерегут от совершения ошибок.
Не стоит гнушаться методами безопасности – можно установить видеонаблюдение на месте работы сотрудника, а также установить прослушивающие устройства. Это станет прекрасной подстраховкой от неожиданностей. Однако следует помнить, что по закону сотрудник должен быть проинформирован об этом, а также ему нужно подписать документ о согласии с такими мерами.
Как самостоятельно проверить работу бухгалтера:
Проверка данных бухгалтерского учета поможет узнать истинное положение вещей на фирме. Если все-таки не захочется с головой окунаться в бухгалтерию – аудитор станет оптимальным решением.
Варианты привлечения сторонних сотрудников для проверки своего бухгалтера:
Если по каким-то причинам предприниматель не хочет, чтобы бухгалтер знал о его действиях, он может заказать анонимную проверку. Так бизнесмен получит объективные данные о состоянии налогового и бухгалтерского учета и избежит возможных конфликтов с сотрудником. Что делать дальше, если обнаружатся ошибки в документации, будет зависеть от их масштаба и характера.
Если бухгалтер исчез
Если вместе с сотрудником исчезли документы и наличные, тогда следует писать заявление в полицию. Также необходимо взять в полиции справку о подаче заявления и принести ее в налоговую. Такие действия помогут избежать начисления пени и штрафов за несвоевременную уплату налогов и сдачу отчетной документации.
Не стоит сразу подписывать приказ об увольнении нерадивого сотрудника, пока не будет ясно к какой ответственности его можно привлечь – административной или уголовной.
Как выбрать хорошего бухгалтера
Для работы в малом и среднем бизнесе необходим сотрудник, который постоянно следит за изменениями в законодательстве и вносит на их основе коррективы в свою работу.
Советы при подборе бухгалтера:
Чтобы сотрудник работал более старательно, его необходимо мотивировать. В малых и средних сферах бизнеса карьерный рост ограничен. Поэтому следует подумать над премиями или графиком роста заработной платы, а также над компенсационным пакетом.
Признаки хорошего бухгалтера:
- Он знает все действующие законы, постоянно предлагает новые идеи по оптимизации работы;
- Прекрасно находит общий язык с налоговой инспекцией;
- Отчеты такого бухгалтера прозрачны и понятны;
- Имеет большой опыт работы в разных сферах;
- Вся первичная и отчетная документация хранится в идеальном порядке.
Для проверки знаний бухгалтера существуют специальные тесты. Можно подготовить собственные вопросы, тестируя претендента на лояльность и надежность. Тестирование желательно проводить до собеседования, чтобы сэкономить всем время.
Хороший сотрудник будет находиться в постоянном контакте со своим руководителем. Если бухгалтер не задает вопросов и не интересуется дополнительными сведениями, скорее всего составленные им балансы будут неправильными, что повлечет возникновение проблем. Следует помнить, что грамотно подобранный бухгалтер – это плюс 40% прибыли предприятия!
