Классический документооборот, когда для получения подписи контрагента необходимо распечатывать кучу документов, подписывать во всех инстанциях, а потом всю эту кипу бумаги отправлять по почте – постепенно уходит в историю. С каждым годом всё больше компаний переходят на электронный документооборот (ЭДО), чтобы избавиться от бумажной волокиты и упростить множество бизнес-процессов.
В материале расскажем о том, что такое ЭДО, кому он выгоден и как безболезненно на него перейти.
Что такое электронный документооборот
Электронный документооборот (ЭДО) – это составление и обмен документами в электронном виде по защищённым каналам без необходимости распечатывать их и физически подписывать. Процесс похож на отправку писем по электронной почте.
Основная цель ЭДО заключается в том, чтобы повысить скорость обмена документацией внутри организации и с контрагентами. Число организаций, которые переходят на электронный документооборот, неукоснительно увеличивается с каждым годом. Отчасти это связано с законодательными инициативами и курсом на развитие цифровой экономики, но большинство компаний добровольно предпочитают ЭДО бумажному документообороту.
Принципы работы с ЭДО
Электронный документооборот предназначен для выполнения всех тех же функций, что и стандартный бумажный: формировать, редактировать, согласовывать, регистрировать, визировать и направлять документы контрагентам или внутренним сотрудникам. Помимо этого, ЭДО существенно упрощает взаимодействие бизнеса с налоговой инспекцией и другими контролирующими органами. Любой документ, сформированный в ЭДО и подписанный соответствующей электронной подписью, имеет юридическую силу, а значит равнозначен бумажному документу.
Обмен документами в электронном документообороте выглядит следующим образом:
-
Ответственный сотрудник в компании формирует документ (заявление, дополнительное соглашение).
-
Подписывает его электронной подписью или направляет тому, у кого есть право подписи.
-
Направляет его адресату с помощью ЭДО.
-
Сотрудник компании-получателя знакомится с документом и после этого ставит на него свою электронную подпись.
-
Сотрудник компании-отправителя получает уведомление о подписании документа. После этого документ получает юридическую силу и дает право действовать.
Однако в случае, если получатель внесёт какие-либо изменения в документ – он потеряет юридическую силу и станет недействительным. Изменения в документе проверяются с помощью ЭЦП.
Виды электронного документооборота
Электронный документооборот можно классифицировать по разным признакам, но в основном выделяют три вида по сфере правовых отношений:
-
Внутренний. Заключается в обмене документацией внутри организации: между сотрудниками и руководителями разных подразделений. Сюда относятся: приказы, протоколы совещаний, распоряжения, служебные записки. Для подписи таких документов правила не предусматривают наличие усиленной КЭП, достаточно обычной электронной подписи. При этом внутренний документооборот не регламентируется законодательством.
-
Внешний. Включает в себя обмен документами с партнёрамм, контрагентами, а также поставщиками и заказчиками. Сюда относятся: дополнительные соглашения, договоры, закрывающие бухгалтерские документы, акты сверки, протоколы разногласия, а также акты приёма-передачи. Для подписи этих документов обязательно требуется использование усиленной электронной подписи.
- С государственными органами. Существенно упрощает взаимодействие с государственными структурами, особенно с учётом того, что ряд документов подаётся исключительно в электронном виде, что закреплено в законодательстве РФ. К обязательным относятся:
– сдача отчётности в ФНС и другие фонды, а также предоставление документов по требованию налоговой;
– передача сведений по маркированным и отслеживаемым товарам;
– участие в торгах и закупках.
По назначению документации ЭДО разделяют:
-
Бухгалтерский. В любой компании больше всего документов проходит ежедневно через бухгалтерию: акты, счета, счета-фактуры и огромное количество отчётности различного назначения.
-
Складской. В большинстве компаний ведётся строгий учёт поступления и списания складской продукции. Помимо этого регулярно проводится инвентаризация.
-
Кадровый. Тенденция последних лет помогла перевести многие документы, регламентирующие трудовые отношения, в электронный вид: заявления на отпуск, отгул, больничные и даже трудовые книжки. Хотя до сих пор есть и документы, которые оформляются исключительно на бумажном носителе. Например, приказы об увольнении сотрудника.
-
Управленческий. Сюда относятся все документы, которые регламентируют внутренние отношения в компании. Например, регламенты, уставы, приказы и прочие.
Кому полезен электронный документооборот
В современных реалиях электронный документооборот уверенно вытесняет бумажный. Не будет преувеличением, если мы скажем, что ЭДО – универсальный инструмент, который подходит практически всем. Выгоды от электронного документооборота есть как для малого и среднего бизнеса, так и для крупных корпораций.
– Для крупных компаний минимизируются риски допущения ошибок в документах, что, в свою очередь, уменьшает вероятность штрафных санкций от различных структур. Помимо этого существенно упрощается процесс согласования на всех уровнях, а сотрудники избавляются от рутины, высвобождая время для более эффективного труда;
– Для малых и средних предприятий основная выгода от ЭДО – более короткий срок для заключения сделок и получения оплаты. Короче срок согласования – быстрее получение оплаты.
Однако, если в компании небольшой объём документооборота и заключается меньше 10 сделок в год, то дешевле и проще пользоваться традиционным бумажным документооборотом. Если же на предприятии ежемесячно заключается несколько десятков договоров, проводится большое количество закрывающих документов, то переход на цифровой обмен документами будет оправдан и оптимален.
Преимущества и недостатки системы ЭДО
ЭДО, безусловно, крайне полезен и удобен. Однако не станем утверждать, что электронный документооборот идеален и не имеет никаких недостатков. Слабые стороны есть у всего, и о них обязательно нужно знать, чтобы суметь всё учесть и принять верное решение.
Недостатки ЭДО:
-
Расходы на внедрение. Сюда входят издержки на заключение договора с выбранным оператором ЭДО, оплата подключения, настройки и отладки системы под нужды организации, а также приобретение электронной подписи и ежегодное продление.
-
Затраты на обучение. Сотрудников, которые будут заниматься ЭДО необходимо обучить. И тут либо придётся потратить изрядное время для самостоятельного обучения, либо заплатить сторонней организации, инструкторы из которой оперативно обучат штат.
-
Внесение корректировок в сотрудничество с контрагентами. Потребуется внести во все документы пометку о том, что их электронные версии имеют юридическую силу и правомерны. При этом стоит учитывать, что велика вероятность негативной реакции на это от части контрагентов. Не все партнёры будут готовы перестроиться на цифровой обмен документацией.
Преимущества ЭДО:
-
Сокращение срока согласования. В отличие от бумажного документооборота, где путь от отправителя до получателя может занимать до нескольких месяцев, с ЭДО это время сокращается до пары минут.
-
Систематизация процесса хранения. Электронный документооборот позволяет оперативно находить любой понадобившийся документ вне зависимости от объёма архива. При этом отпадает потребность в отдельном помещении для архива.
-
Круглосуточный доступ. Неважно, какой день недели: выходной или праздничный день – всегда есть возможность решить любой вопрос по документации. Для этого достаточно иметь доступ к ЭДО.
-
Стандартизация документации. Каждый документ проходит одинаковый путь: загрузку, обработку и визирование, что позволяет исключить разночтения и отличия в обработке.
-
Контроль. Всегда можно отследить в режиме реального времени, на какой стадии находится тот или иной документ.
-
Сокращение рутины. Обработка документации практически полностью автоматизируется, что существенно снижает не только вероятность ошибок, но и снимает рутинную нагрузку с персонала.
-
Снижение затрат на почтовые услуги. Благодаря ЭДО затраты на почтовые услуги сокращаются в среднем на 70-80%.
При этом многоступенчатая система безопасности, которой оснащены ЭДО-системы, практически полностью исключает вероятность перехвата документации и вмешательства в процесс третьих лиц.
Кто обязан использовать электронный документооборот
С 2022 года ряд компаний из некоторых сфер обязали перейти на ЭДО:
-
Реализация маркированных товаров. Такая продукция отслеживается специальной системой «Честный знак». В момент передачи права собственности другому участнику рынка сведения об этом необходимо передавать в систему маркировки – таковы требования законодательства РФ. То есть продавец сообщает о факте продажи, а покупатель подтверждает получение. Ранее эта процедура осуществлялась на сайте системы «Честный знак», теперь это сделать можно только через оператора ЭДО.
-
Участие в госзакупках. Для всех участников госзакупок использование ЭДО с 1 января 2022 года стало обязательным условием работы. Этот факт чётко прописан в 44-ФЗ, который регламентирует процедуру госзакупок.
-
Бюджетные организации. Концепция ФНС предполагает полный переход на работу через ЭДО всех компаний уже в 2024 году. А пока с 2023 года обязали осуществить переход на электронный документооборот бюджетные организации.
-
Отчётность перед госорганами. Этот вид цифрового документооборота начал развиваться раньше остальных. Так, законодательством закреплено, что сдача отчётности в ФНС и Фонды и предоставление документации по требованию налоговой осуществляется исключительно посредством ЭДО.
-
Реализация импортной продукции. Ряд импортных товаров проходят через Национальную систему прослеживания. Эта процедура регламентирована и осуществляется исключительно через систему ЭДО.
Электронные подписи в ЭДО
Визировать документацию, которой организации обмениваются через ЭДО, можно тремя видами подписей в зависимости от того, какими документами и с кем производится обмен:
– Простая. Это код, который поступает по СМС и на электронную почту, а также логин и пароль для авторизации в системе. Используется для заверения электронных документов при условии заключённого соглашения, а также для визирования внутренней документации и заключения соглашений между работодателем и сотрудником;
– Усиленная неквалифицированная. Оформляется в удостоверяющих центрах с помощью специальных программ. Такая подпись имеет среднюю степень защиты, а также позволяет идентифицировать человека и определить, были ли внесены какие-либо изменения в документ после визирования. Используется для внутреннего документооборота и при заключённом между сторонами соглашении для ряда внешних документов;
– Усиленная квалифицированная. Самый защищённый вид электронной подписи, придающий полную юридическую силу подписанному документу. Формируется с помощью специальных программ криптошифрования, и для работы владельцу потребуется установка программного обеспечения, сертифицированного ФСБ. Такой подписью разрешается подписывать любые виды документации.
Операторы ЭДО
С каждым годом операторов ЭДО становится всё больше, с полным списком аккредитованных организаций можно ознакомиться на сайте ФНС.
По факту сейчас операторы мало отличаются друг от друга, различия лишь в полноте помощи при интеграции и скорости предоставления услуг. Поэтому при выборе подходящей компании в первую очередь необходимо оценить потребности бизнеса и его особенности.
Например, компании, занимающиеся оборотом маркированной продукции, обязаны выбрать оператора, который работает в системе «Честный знак». Список этих компаний предоставлен на сайте.
Также стоит обратить внимание на:
-
Наличие роуминга или возможности его настроить.
-
Возможность настройки разного уровня доступа для различных категорий сотрудников.
-
Возможность интеграции системы в используемые бизнесом сервисы.
-
Доступ с различных устройств.
-
Удобство интерфейса.
-
Возможность доработки системы под индивидуальные требования компании.
-
Возможность организации архива документации.
При выборе в первую очередь необходимо убедиться в наличии лицензии ФСБ у оператора и сертифицированного оборудования – это залог безопасности документооборота.
Как перейти на электронный документооборот
Процесс перехода на ЭДО не такой сложный, как может показаться на первый взгляд:
1. Анализ ситуации. Необходимо оценить целесообразность перехода на ЭДО. Для этого нужно проанализировать объём входящей и исходящей корреспонденции, а также маршруты движения документации (внутренние и внешние).
2. Изменение учётной политики. На этом этапе составляется необходимая нормативная база, которая будет в дальнейшем регламентировать использование электронного документооборота. Затем вносятся соответствующие правки в действующую документацию, чтобы подтвердить правомерность использования ЭДО.
3. Составление схемы электронного документооборота. Необходимо изучить действующую схему бумажного документооборота компании и проанализировать, какое количество сотрудников задействовано в процессе, кто обладает правом подписи, какие этапы проходит тот или иной документ, и где возникают бюрократические проволочки. Получившуюся схему нужно оцифровать, чтобы исключить ошибки в дальнейшем.
Например, выявлена проблема: менеджеры из отдела продаж забывают передавать закрывающие документы бухгалтеру своевременно, а иногда и вовсе их теряют. С помощью ЭДО бухгалтер будет контролировать процесс согласования и поступления документов, исключая вероятность потери.
4. Оформление электронной подписи для сотрудников. Выпуском подписи для руководителя занимается налоговая, а для остальных сотрудников, которые будут подписывать документы, необходимо приобретать её в аккредитованном удостоверяющем центре. Если квалифицированная подпись уже имеется у ряда сотрудников, то её можно использовать.
5. Определение способа работы ЭДО. На этом этапе необходимо принять окончательное решение варианта работы с ЭДО:
-
меньше 100 документов в месяц – онлайн-версия сервиса;
-
большой объём документации – интеграция ЭДО в учетную систему организации.
6. Выбор оператора. Как правило, выбор осуществляется после анализа внутренних потребностей компании, вариантов использования контрагентов и предложения рынка. Оптимальнее выбирать оператора, с которым сотрудничает большинство контрагентов и партнёров.
7. Подключение контрагентов. Для этого после перехода на ЭДО через систему контрагентам направляются приглашения.
Заключение
Бумажный документооборот неумолимо уходит в историю, а на смену ему шагает цифровизация, которая существенно упрощает документооборот и сокращает срок согласования документов, а следовательно, помогает оптимизировать многие бизнес-процессы на предприятии.
Современные технологии позволяют ЭДО обмениваться уже не скан-копиями, а полноценными документами, которые имеют серьёзную защиту, цифровые подписи и полную юридическую силу. К тому же обилие выбора операторов даёт возможность любому бизнесу подобрать оптимальный комплекс услуг по приемлемой цене. Главное – подойти к вопросу комплексно и заранее оценить все возможные риски и нюансы внедрения.
