Как подключить ЭДО на Яндекс.Маркет: подробная инструкция с примерами

В условиях стремительно растущего рынка традиционные бумажные документы начинают терять свою актуальность. Коммерческие компании и индивидуальные предприниматели все чаще отдают предпочтение их электронным аналогам. Поэтому в сегодняшней статье мы в подробностях расскажем, как подключить ЭДО на Яндекс.Маркет. А также выясним, в чем заключаются особенности работы с электронным документооборотом.

ЭДО для маркетплейсов

Большинство предпринимателей, осуществляющих деятельность в сфере торговли, выбирают реализацию товаров через маркетплейсы. На современном рынке это один из наиболее удобных и перспективных вариантов интернет-торговли.

Специфика организации онлайн-продаж по многим параметрам отличается от работы обычных торговых точек. Однако некоторые моменты остаются неизменными. Так например, оформление сделок на маркетплейсах также в обязательном порядке предусматривает обмен соответствующей документацией.

Численность продавцов на торговых интернет-площадках стремительно возрастает. Соответственно увеличивается и объем обращающихся документов. Поэтому многие маркетплейсы, в том числе Яндекс.Маркет, спешат оптимизировать свою работу с помощью внедрения ЭДО (электронного документооборота).

Что такое ЭДО и почему он необходим при работе с Яндекс.Маркет

ЭДО представляет собой обмен документацией в электронном формате, который осуществляется с помощью посредника. Посредник (он же оператор) организует передачу документов, обеспечивает их сохранность при перемещении и следит за соответствием процесса законодательным нормам.

Система электронного документооборота позволяет отправлять и получать коммерческую, юридически значимую документацию. При этом контрагентам (участвующим в сделке сторонам) нет необходимости дополнительно оформлять дубликаты на бумаге.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП)

Представляет собой специальный файл, который крепится к электронному документу, подтверждает личность, полномочия подписанта, а также дату и время подписания бумаги. Для работы с Яндекс.Маркет требуется усиленная квалифицированная ЭЦП. Получить такую подпись можно у посредника (провайдера ЭДО).

Цифровая документация, созданная по утвержденному ФНС формату и заверенная ЭЦП, является полноценным аналогом бумажных версий с подписями и печатями. Она относится к категории формализованных документов, имеет юридическую силу, принимается к рассмотрению судебными органами. Благодаря формализации существенно упрощается прием цифровых бумаг налоговой службой и сокращается время их обработки.

Обратите внимание — когда в подписанный электронный документ вносятся изменения, он автоматически получает статус недействительного, пока измененную версию не подпишут заново.

ЭДО — не просто удобство, а необходимость

Возрастающая документальная нагрузка сделала подключение к ЭДО необходимым этапом работы на Яндекс.Маркет. Ведь все товары на торговой онлайн-площадке реализуются посредством заключения договоров. Также постоянно оформляются квитанции, товарные чеки, доверенности, акты доставки и огромное количество других документов. Своевременно выполнить эти действия без ЭДО попросту невозможно.

Только в рамках электронного документооборота легко и быстро осуществляется обмен сопутствующей документацией. Система ЭДО на Яндекс.Маркет станет доступной для вас при условии прямого подключения к посредникам СБИС или Диадок.

Краткое сравнение работы с обычным и электронным документооборотом

Чтобы понять, насколько выгодным и удобным является подключение ЭДО на Яндекс.Маркет, стоит обратиться к данным из приведенной ниже таблицы:

Сравнительная таблица ЭДО и бумажного документооборота

Преимущества подключения ЭДО на Яндекс.Маркет

Теперь рассмотрим плюсы подключения ЭДО на Яндекс.Маркет более подробно.

1. Подключившись к системе цифрового документооборота, вы сможете существенно снизить затраты на оформление и отправку документации. Ведь формирование большого объема бумажных документов всегда сопряжено с дополнительными расходами.
2. Работа с ЭДО позволит вам мгновенно отправлять нужные бумаги. Сам Яндекс.Маркет осуществляет отправку в соответствии с утвержденным графиком, с которым можно ознакомиться в правилах торговой интернет-площадки. Поэтому продавец на маркетплейсе всегда знает, что получит необходимый ему акт или накладную в определенное время.
3. Подключение к электронному документообороту позволяет наладить взаимовыгодное сотрудничество с контрагентами, которые уже взаимодействуют с данной системой. На современном рынке мало кто захочет тратить время и силы, подстраиваясь под нового партнера, работающего только с обычными бумажными документами.
4. Система ЭДО позволяет использовать для хранения цифровых бумаг удобные облачные хранилища (архивы). За продолжительный период деятельности компании или индивидуального предпринимателя скапливается огромное количество документации, которую необходимо хранить. Для решения данной проблемы посредники (операторы ЭДО) предоставляют пользователям собственные сервера.
5. После подключения к ЭДО не придется беспокоиться за сохранность коммерческой и юридически значимой документации. Благодаря функции резервного копирования вся она хранится на сервере оператора. Срок хранения — не ограничен.
6. Взаимодействие с системой — отличный способ избежать влияния человеческого фактора. При оформлении сопроводительной документации на бумажных носителях нередко допускаются серьезные ошибки, которые существенно тормозят работу. Требуется немало времени на переоформление и повторную пересылку.
7. У операторов Диадок и СБИС имеются все необходимые шаблоны документов, требующихся для работы с Яндекс.Маркет.
8. Подключение ЭДО — это оптимизация коммерческих процессов. С помощью цифрового документооборота можно максимально быстро сформировать нужный документ, проверить его, получить доступ к архиву и многое другое. Что самое главное — отсутствует необходимость ориентироваться на личные обстоятельства участников сделки, собирать подписи в режиме оффлайн, посещая офисы компаний лично.

Планируя подключиться к системе электронного документооборота на Яндекс.Маркет, важно помнить о ряде особенностей ее использования:

• Чтобы работать с Яндекс.Маркетом по ЭДО, продавцу необходимо заверять цифровые бумаги квалифицированной электронной подписью.
• Маркетплейс отправляет закрывающие документы строго один раз в месяц. Это правило относится только к документации, оформленной после подключения к системе. Получение ранее сформированных документов, которые закрывают предыдущие периоды, возможно исключительно в бумажном формате.
• Система ЭДО позволяет заверять только документацию по соглашениям на продвижение, отправленную продавцу Яндекс.Маркетом.

Какие документы доступны к получению в электронном виде

Яндекс.Маркет поддерживает отправку и получение цифровых бумаг по соглашениям на оказание услуг маркетплейса и договорам на продвижение.

Договор на оказание услуг торговой площадки (когда Яндекс.Маркету платит партнер)

Предметами такого соглашения обычно являются:

• прием денежных средств от покупателя;
• хранение товара на складе;
• упаковка, сортировка;
• доставка и многое другое.

Бумаги, приходящие в рамках ЭДО по данному соглашению, являются односторонними. Подписывать их не нужно. В основном это: акты об оказании услуг, счета-фактуры, отчетная документация об исполнении поручений, сводные отчеты по данным статистики.

Договор на оказание услуг по продвижению Яндекс.Маркета (когда сервис платит партнеру)

Здесь предметом соглашения выступает непосредственно предоставление услуг по продвижению:

• акты об оказанных услугах по продвижению;
• счета-фактуры к актам (актуально для работающих по ОСН).

По таким договорам сервис выплачивает партнерам вознаграждение за товары, которые были приобретены по промокоду, оплачены бонусами или баллами по действующим программам лояльности. Это двусторонние документы, которые требуют подписи обеих сторон.

Обратите внимание — система подписывает только те цифровые бумаги, которые были созданы с использованием соответствующего шаблона. Если робот понимает, что документ сформирован не по установленному шаблону (партнер сам составил его из собственной системы), со стороны Яндекс.Маркета он не принимается. Соответственно выплаты вам не поступят.

Как выбрать провайдера ЭДО

На данный момент вести электронный документооборот можно только с двумя операторами: Диадок и СБИС. Подключаясь к системе ЭДО, пользователю предстоит выбрать оптимальный вариант. Для наглядности ниже приведем сравнительную таблицу характеристик провайдеров (данные таблицы актуальны на сентябрь 2021 года):

Сравнительная таблица характеристик провайдеров

Как подключиться к ЭДО с Яндекс.Маркет: пошаговая инструкция

Шаг №1: подключение к оператору ЭДО

На данном этапе в первую очередь необходимо сформировать заявку и оформить соглашение на оказание услуг с официальным оператором. Не забывайте, что в отношении Яндекс.Маркета актуальны исключительно Диадок или СБИС. С другими провайдерами маркетплейс не сотрудничает.

После получения заявки и заключения договора оператор пришлет вам данные доступа к персональному кабинету. Как вариант можно осуществить совместную интеграцию собственного программного обеспечения с ЭДО провайдера.

Шаг №2: приглашение от Яндекс.Маркета

Получить его можно двумя разными способами:

1. Первый способ — через персональный кабинет. Для этого необходимо выполнить переход в пункт «Бухгалтерия», затем «Закрывающие документы». Оказавшись на нужной странице, следует подтвердить подключение цифрового документооборота и определиться с выбором оператора. Яндекс.Маркет пришлет приглашение в персональный кабинет на сайте выбранного провайдера.
2. Второй вариант — ожидание после авторизации. В данном случае, подключившись к провайдеру, предстоит просто дождаться, когда маркетплейс пришлет приглашение в персональный кабинет. Высылаются интернет-площадкой они дважды в месяц.

Если на протяжении 14 дней приглашение не приходит, следует отправить повторный запрос через персональный кабинет или обратиться в службу техподдержки Яндекс.Маркета.

Шаг №3: прием приглашения

1. Пройдите авторизацию, используя регистрационные данные.
2. В персональном кабинете примите приглашение маркетплейса.
3. В случае отклонения приглашения сервис не пришлет его снова. Для подключения цифрового документооборота придется обращаться в техподдержку Яндекс.Маркета.

Правила формирования и обработки электронной документации в Яндекс.Маркет

Работая с ЭДО, можно выполнять отправку любой документации по оказанию услуг продвижения, сформированной с использованием соответствующих шаблонов Яндекс.Маркета. Если бумаги предусматривают подписание обеих сторон, завизировать их необходимо не позже 15 числа. Пересылка бумажных аналогов завизированных в электронном формате документов при этом не требуется.

Когда подпись требуется лишь от одного участника, документация присылается в персональный кабинет провайдера. Осуществлять дальнейшие действия (обработку, визирование) с такими документами не нужно.

Другая документация, запрашиваемая Яндекс.Маркетом, а также бумаги, которые были оформлены до момента подключения системы ЭДО, отправляются почтой.

Когда получаете электронные документы, внимательно смотрите на столбец «Налоговая ставка». Если работаете по УСН, а в документации видите ОСН — обращайтесь в службу техподдержки через форму обратной связи. После внесения корректив вам будут отправлены новые бумаги.

Обратите внимание:

• Цифровые бумаги обрабатываются в течение нескольких рабочих дней.
• До 15 числа каждого месяца Яндекс.Маркету необходимо отправлять минимум один оригинал. В противном случае выплаты по соглашению на продвижение производиться не будут.
• Изменение установленного формата документации и отправка бумаг без соответствующего запроса не допускаются.

Как правильно обработать и подписать документы при подключении к провайдеру Диадок

1. Выполните вход в персональный кабинет провайдера, перейдите на страницу входящей документации.

Страница Диадок с входящими документами

2. Откройте шаблон от Яндекс.Маркета.

3. На его основе сформируйте исходящий шаблон.

Новый документ в Диадок

4. Система в автоматическом режиме создаст УПД-документ или акт.

5. Нажмите кнопку «Заполнить», соответствующие данные будут внесены автоматически.

6. Обязательно проверьте сформированный документ на наличие ошибок и неточностей. При осуществлении деятельности по ОСН не забудьте указать счета-фактуры из учетной системы.

7. Завершите цепочку действий нажатием кнопок «Подписать» и «Отправить».

8. Как только Яндекс.Маркет примет входящую документацию, в персональном кабинете она будет автоматически отозвана.

Как правильно обработать и подписать документы при подключении к провайдеру СБИС

1. Осуществите вход в персональный кабинет оператора, активируйте страницу входящей документации.

Категория «Входящие документы» в личном кабинете СБИС

2. Откройте документ «Подписание реализации» от Яндекс.Маркета.

3. Перейдите в режим редактирования счет-фактуры.

4. В соответствующем поле проставьте номер документа учетной системы.

5. Активируйте ввод данных, подтвердите действие нажатием пункта «Данные введены».

6. Остается поставить электронную подпись. Оформленные цифровые бумаги отправятся маркетплейсу. Спустя определенный период времени они также окажутся отозваны из входящей документации.

Завершение бумажного документооборота для перехода на ЭДО

Переход на электронный документооборот предполагает полное прекращение обмена бумажной документацией:

1. Оформлять дубликаты цифровых документов в бумажном формате или отправлять сканы по электронной почте не нужно.
2. Первая цифровая документация по соглашению на оказание услуг Яндекс.Маркета будет доступна с месяца выполнения перехода на ЭДО.

Как узнать о начале ЭДО с Яндекс.Маркетом

Диадок:

• Откройте страницу «Контрагенты», выберите позицию «Ваши контрагенты».
• Найдите в перечне ООО «Яндекс», нажмите на него.
• После нажатия клавиши станет доступна информация о том, с какого числа вы значитесь в списке контрагентов.

СБИС:

• Откройте страницу входящей документации, перейдите в пункт «Договоры».
• Также отыщите в перечне ООО «Яндекс» и кликните по названию.
• Дата и время утверждения перехода на ЭДО окажется перед вами.

Распространенные ошибки при работе с ЭДО на Яндекс.Маркет

Основным препятствием при переходе на электронный документооборот является необходимость адаптироваться к новым особенностям работы с документацией. Многие пользователи допускают банальные ошибки, из-за чего закономерно сталкиваются с трудностями. Давайте рассмотрим самые распространенные и разберемся, как их можно избежать:

1. Некорректное заполнение цифровых бумаг. Помните — важно правильно заполнять электронные документы по шаблонам и отправлять их не позднее 15 числа. В противном случае система Яндекс.Маркет не сможет обработать документацию и выплатить ежемесячное вознаграждение.
2. Внесение изменений в шаблон или пакет бумаг. Каждый шаблон — законченный пакет документов, в который не допускается вносить коррективы или добавлять дополнительные бумаги.
3. Создание документации не по шаблону. Система не может производить обработку цифровых бумаг, сформированных не по шаблону. Поэтому использовать собственные недопустимо.
4. Отсутствие номера счета-фактуры для ОСН. Если обязательная нумерация счет-фактур у вас отсутствует, просто поставьте любую цифру. Документация с прочерками или пометками «Б/Н» (без номера) аннулируется.
5. Указание номера в шаблоне акта об оказанных услугах для ОСН и УСН. Делать этого категорически нельзя. Система не принимает к учету документы, имеющие номер в акте.
6. Отклонение или удаление присылаемых шаблонов. Заполнять, отправлять электронную документацию на Яндекс.Маркет можно только при наличии активных шаблонов. После получения бумаг от партнера система автоматически изменит их статус на «Отозванные».
7. Получение шаблона с неверным указанием подписанта. Если подписант изменился, системе необходимо зафиксировать данную информацию. Для этого пользователю нужно отправить запрос через форму обратной связи с указанием корректного подписанта. Параллельно следует подготовить пакет бумаг, подтверждающих его полномочия, и отправить их сотруднику Яндекс.Маркета. После чего вам пришлют новый шаблон с актуальными данными.
8. Использование ЭЦП с истекшим сроком действия. Сертификат ключа проверки ЭЦП действует год. После необходима его замена. Что примечательно, подписанные ранее электронные бумаги останутся действительными. Но вот подписать новые без обновленного сертификата не получится.
9. Попытка аннулирования же принятых документов. Если система уже приняла и подписала полученные цифровые бумаги, аннулировать их не удастся. В такой ситуации необходимо произвести повторное оформление.

Согласитесь — все вышеприведенные ошибки гораздо проще предотвратить. Тогда переход на ЭДО с Яндекс.Маркет окажется максимально «безболезненным».

Резюмируем

Далеко не все предприниматели и руководители коммерческих компаний осознают важность перехода на ЭДО и его преимущества. Но сделать шаг в сторону цифровизации сейчас необходимо. Подключение электронного документооборота на Яндекс.Маркет поможет вам существенно упростить работу, сэкономить средства, время, а также в целом оптимизировать деятельность.