Как создать дорожную карту проекта: всё, что вам нужно знать

Для успеха любому проекту необходимо понимание отправной точки, промежуточных пунктов и конечной. Без понимания основной цели и сроков проекта результат может оказаться совсем не таким, как планировалось. Именно поэтому у любого менеджера под рукой всегда есть дорожная карта проекта, которая помогает контролировать бизнес-процессы.

В материале расскажем, что такое дорожная карта проекта, зачем она нужна и как правильно её составить.

Что такое дорожная карта проекта

Прежде чем начинать работу над проектом, важно убедиться, что каждый участник чётко понимает, какие перед ним стоят цели и задачи. При этом не менее важно, чтобы изначально были оговорены сроки реализации каждого этапа и назначены ответственные. Держать в голове всю эту информацию — невозможно, поэтому разрабатывается дорожная карта проекта. 

Дорожная карта — это документ, в котором чётко и наглядно описаны все основные этапы проекта, указаны сроки и прописаны ответственные лица для каждого этапа. Дорожная карта помогает участникам осознать глобальные цели проекта и обозначить ожидаемые результаты.

Многие не видят разницы между дорожной картой проекта и планом. Однако главное отличие состоит в том, что план — это пошаговый алгоритм действий для достижения результата и их детальное описание. В то время, как дорожная карта — это список основных стадий проекта. То есть, план, в отличие от карты, — это более конкретный список каждого действия для всех участников. 

Какие задачи решает дорожная карта

Прежде всего, дорожная карта помогает участникам увидеть полную картину проекта — конечную цель, основные стадии, сроки и принципы взаимодействия между сотрудниками. 

Помимо этого, дорожная карта проекта позволяет:

1. Увидеть единый путь проекта. Каждый видит процесс реализации проекта и его сроки. Если один из участников не вписывается в деллайн, то это отражается в карте. В таком случае остальные участники это видят и могут внести корректировки в свои процессы.

2. Повысить ответственность. При отсутствии дорожной карты нередко случаются ситуации, когда на определённом этапе срываются сроки. В таких случаях обычно все начинают искать виноватых, не находят, потому что чётко назначенных ответственных нет и возникает коллективная ответственность. Дорожная карта как раз помогает избежать таких ситуаций, а также своевременно разобраться в трудностях и выработать план по их решению.

3. Повысить автономность контроля. Менеджмент компании может в любой момент самостоятельно проконтролировать процесс реализации проекта — увидеть текущий этап и ответственного за него. Это помогает избегать лишних выяснений и объяснений, а также частных собраний. 

4. Разработать детальный план проекта. Дорожная карта — схематичный набросок плана. Если её разобрать на более мелкие составные части и подробно расписать, то в итоге выйдет хороший план для реализации проекта.

Виды дорожных карт проекта

На сегодняшний день выделяют следующие виды дорожных карт:

По целям:

1. Маркетинговая

Предназначена для решения маркетинговых задач. Например, определение инструментов продвижения.

2. Продажная 

В дорожной карте для отдела продаж, обычно, прописывают цели по продажам и сроки их достижения. Например, цель отдела продаж студии танцев — выручка 250 тысяч рублей за месяц. Для её достижения потребуется привлечение дополнительных сотрудников, которые совершат обзвон клиентов с истекающим сроком абонемента. 

Чтобы держать процесс продаж под контролем и всегда иметь под рукой актуальную информацию, можно воспользоваться возможностями платформы inSales, где в пару кликов можно получить всю необходимую аналитику по продажам, маркетингу и коммуникациям. 

3. Продуктовая

Разрабатывается для отображения стратегии создания или развития продукта. Например, компания планирует разработать личный кабинет для клиентов. В таком случае в дорожной карте указываются отделы-участники и основные этапы процесса.

В разных сферах бизнеса могут быть свои дорожные карты. Например, клиентский отдел может составить свою дорожную карту, которая отразит потребность в автоматизации ряда процессов. 

По способу реализации:

1. Классическая. Предполагает строгую последовательность действий, когда к следующему этапу разрешено приступать только закончив предыдущий. Такая карта обладает понятной структурой и предсказуемостью. Однако, она не учитывает форс-мажоры и не предполагает корректировки. 

2. Гибкая. Представляет собой совокупность циклов по итогу каждого из которых получается продукт разной степени готовности. Особенностью можно назвать то, что участники действуют синхронно, а не последовательно. Эта модель позволяет оперативно и своевременно вносить корректировки в случае непредвиденных обстоятельств.

Из чего состоит дорожная карта

В зависимости от целей и ниши дорожная карта может видоизменяться, но есть ряд компонентов без которых она не сможет быть полноценной:

1. Цель и задачи. Основной компонент, который должен были в любой дорожной карте. Без описания целей и задач процесс станет бессмысленным, а карта — бесполезной. 

2. Сроки. У каждого этапа должны быть указаны чёткие сроки в которые командам необходимо выполнить свою часть работы. 

3. Зависимость. Если процесс предполагает зависимости одного этапа от другого, то это нужно указать, чтобы участники понимали важность. 

4. Итог. У любого процесса должен быть результат. В дорожной карте необходимо указать что должно получиться по итогу каждого этапа. 

Как составить дорожную карту проекта

Любая дорожная карта начинается с цели, когда есть понимание чего необходимо добиться и остаётся понять как это сделать оптимально. После этого можно переходить к составлению непосредственно карты. Сделать это можно следующим образом:

1. Определить формат карты. Как правило, карты делают в виде: маршрута, диаграммы Ганта, таблицы, интеллект-карт либо на канбан-доске. Во многом выбор вида зависит от формата управления и контроля за проектом. На наш взгляд, этапы гораздо проще и нагляднее отражать в таблицах. 

2. Описать основные этапы. Для достижения поставленной цели, её необходимо разбить на этапы. Затем описать каждый, чтобы исполнителя и было понятно что от них требуется. Для этого можно привлечь специалистов, например, руководителей подразделений, которые будут участвовать в процессе.

3. Определить сроки. У каждого этапа должны быть конкретные сроки реализации. Этап у которого нет точного срока с большой вероятностью не будет выполнен.

4. Оформить декомпозицию. На финальной стадии готовности дорожной карты обычно раскрывают все задачи, то есть каждую из задач раскрывают и дробят на несколько более мелких, затем определяют за счёт чего её будут выполнять и назначают ответственных. 

5. Ознакомить заинтересованных лиц. После того, как карта составлена пришло время ознакомить с ней команду, которая будет реализовывать проект. На этом этапе необходимо участникам объяснить цели, задачи и разъяснить что от каждого потребуется для достижения результата. 

Сервисы для составления дорожной карты

Составить дорожную карту можно разными способами, даже вручную на листке бумаги или с помощью всем известно Exceel. А можно воспользоваться специальными сервисами:

1. Эсборд. Отечественный сервис для создания дорожных карт. Платформа обладает широким спектром инструментов для комфортной работы. Основное преимущество заключается в том, что платформа и её оборудование находятся в России. Чтобы оценить полноту функционала у сервиса есть бесплатный тестовый период с возможностью создать три бесконечные доски, которые можно экспортировать из Miro. 

2. Week. Платформа обладает широким ассортиментом инструментов для создания проектов в различных вариациях: от досок до диаграмм. Ознакомиться с сервисом можно воспользовавшись бесплатным пробным периодом. 

3. GanttPRO. Составить дорожную карту в сервисе можно в виде диаграммы Ганта, где график работ будет отображён в виде отрезков разной длины. Такой подход к дорожной карте наглядно демонстрирует загруженность участников и помогает оптимально распределить нагрузку. Платформа принадлежит зарубежным разработчикам и оплачивается в валюте, что в текущих реалиях добавляет сложности в использовании. 

4. Miro. Один из самых популярных сервисов для визуализации проектов. Разработчики позаботились о готовом шаблоне для составления дорожной карты, где максимально простой и понятный интерфейс. Также есть возможность настроить совместный доступ к проекту. 

5. Asana.  Русифицированный сервис, предназначенный для планирования карт. Есть возможность подключения команды и настройки доски. К достоинствам можно отнести понятный интерфейс и наличие мобильного приложения. Ознакомиться с возможностями платформы можно воспользовавшись бесплатной версией. 

Как правильно обновлять дорожную карту

Проекты, в которых всё всегда идёт по первоначально намеченному плану без непредвиденных ситуаций — фантастика, которая в жизни не случается. Поэтому в реальной жизни работа над дорожной картой завершается практически одновременно с завершением самого проекта. 

Часто форс-мажоры заставляют вносить корректировки в сроки или даже в последовательность этапов. Ничего страшного в этом нет, ведь преимущество дорожной карты в том, что все заинтересованные лица смогут своевременно узнать об изменениях и подстроиться под них. 

Однако не рекомендуем назначать одного конкретного сотрудника ответственным за внесение корректировок в карту. Гораздо правильнее, чтобы каждое подразделение самостоятельно вносило информацию: добавляли материал, файлы, заметки и сроки, а также обновляли статусы. Это позволит централизовать данные и облегчит её поиск. 

Типичные ошибки

Чтобы дорожная карта стала действительно эффективным инструментом, необходимо учесть массу деталей и постараться избежать типичных ошибок:

1. Пренебрежение деталями. Дорожная карта по сути — это краткое содержание проекта и крайне важно, чтобы все участники понимали цель, знали инструменты и учитывали особенности.

2. Действие ради действия. Ошибочно поставленная цель приводит к зря потраченным времени, усилиям и средствам.

3. Неоправданный риск. Бизнес без рисков — невозможен, но перед началом любого проекта необходимо проанализировать все возможные риски и препятствия, чтобы постараться их учесть или избежать.

4. Отсутствие обратной связи. Недостаточное внимание к коммуникации внутри проекта может повлечь за собой все вышеперечисленные ошибки и свести на нет приложенные усилия. 

5. Отсутствие контроля. Важен баланс: отсутствие всякого контроля, как и чрезмерный контроль способны погубить любой проект. 

Главное

1. Дорожная карта — это стратегический документ, в котором отражается цель, задачи и сроки проекта. Также в ней должны быть прописаны этапы, ответственные сотрудники и контрольные точки. 

2. От плана проекта дорожная карта отличается степенью развёрнутости. План — детализировано прописанные шаги для достижения цели. 

3. Прежде чем приступить к созданию дорожной карты, необходимо чётко определить цели и задачи проекта, расставить приоритеты, прописать этапы и учесть мнение экспертов.

4. Составить дорожную карту можно разными способами: в виде таблицы, списка со стрелками на листке бумаги или воспользоваться специализированными сервисами. 

5. Форма и содержание может отличаться в зависимости от задач, сферы бизнеса и целевой аудитории. 

6. Для достижения желаемого результата важно постоянно коммуницировать с участниками проекта и отслеживать бизнес-результаты.