Как настроить электронный документооборот для продаж на маркетплейсах

Маркетплейсы давно стали главным источником заказов для предпринимателей, которые поняли, что поддерживать собственную торговую площадку слишком дорого и лучше перейти на партнёрскую модель. Многие бизнесмены торгую на нескольких сайтах и вообще не вкладываются в продвижение интернет-магазина.

В новой статье разберёмся, что такое электронный документооборот, как интегрировать его в бизнес-процессы и что надо сделать для заключения договора с оператором ЭДО.

Что такое электронный документооборот

Электронный документооборот — обмен электронными версиями документами через посредника в виде оператора ЭДО. Электронный документ представляет собой файл, который заверяется квалифицированной электронной подписью (КЭП) с одной или двух сторон.

КЭП — электронная подпись, которая автоматически придаёт документам юридическую силу. После подписания они ничем не отличаются от бумажных договоров. Например, документы, подписанные через ЭДО, могут выступить в роли доказательств в рамках судебного разбирательства.

Если предприниматели или организации ведут электронный документооборот и заверяют документы квалифицированной электронной подписью, их юридическую силу нельзя оспорить. В законодательных актах она зафиксирована в 63-ФЗ.

Многие компании до сих пор ведут документооборот в бумажном формате и тратят на это много человеческих ресурсов, времени и денег. Например, можно получить акты выполненных работ по почте, но на доставку файла уйдёт минимум несколько дней. А если документ должен быть подписан двумя сторонами, процесс усложняется ещё сильнее.

В отличие от бумажных версий документов, электронные дойдут до получателя практически мгновенно. Он получит уведомление в системе и по электронной почте. Задержка с подписанием тоже может возникнуть, но только по вине представителя компании.

На рынке очень много операторов ЭДО, которые предлагают одинаковые инструменты в разных интерфейсах. Они обеспечивают полную автоматизацию стандартных задач и берут за это относительно небольшие деньги. На оплату услуг деловода однозначно придётся потратить больше средств.

Многие предприниматели выбирают ЭДО чтобы снизить финансовые затраты и перенаправить денежный поток в другое русло. Пересылка электронных документов стоит намного дешевле и полностью исключается человеческий фактор. Например, курьер может потерять папку с документами по дороге.

В системах электронного документооборота документы не теряются. Они могут временно не дойти из-за технической ошибки, но как только работоспособность системы восстановится, файл появится в интерфейсе. Стабильность — один из главных плюсов таких сервисов.

Многие предприниматели не переходят на ЭДО, потому что не хотят вносить изменения в бизнес-процессы. Они привыкли к бумажным документам и не особо хотят разбираться в нюансах работы нового инструмента. Хотя на практике может оказаться, что электронный документооборот снизит затраты на эту задачу в 5-10 раз.

Есть мнение, что ЭДО подходит только крупным компаниям, которые постоянно обмениваются файлами с контрагентами. Отправлять 50-100 писем с документами каждый месяц очень дорого и в этом случае электронный документооборот не прихоть, а необходимость.

Хотя даже если бизнесмен отправляет 2-3 документа в месяц, ЭДО ему тоже пригодится. Во-первых, пропадёт необходимость платить логистическим компаниям. Во-вторых, документы точно не потеряются и посмотреть электронные версии можно будет даже через 5-10 лет после заключения сделки.

Крупные компании давно перешли на ЭДО и не признают «старую» версию документооборота. Если партнёр не представляет для них особого интереса, то ради него никто не будет отправлять файлы почтой.

У электронного документооборота есть недостатки, но преимуществ гораздо больше. Дальше в статье мы подробно разберём плюсы и минусы, чтобы предприниматели увидели все «подводные камни» и приняли решение о целесообразности перехода на электронный документооборот.

Соответствие законодательству

Федеральный закон №63 регулирует использование электронных документов в том числе и для предпринимателей в России. Документы, подписанные КЭП, приравниваются к бумажным с собственноручной подписью. К примеру, если в компанию придёт налоговая с проверкой, электронные документы можно использовать для подтверждения легальности сделок.

Форматы электронных документов, порядок заполнения и правила обмена регулируются нормативными актами, поэтому бизнесменам не стоит переживать, что интеграция ЭДО в бизнес-процессы негативно повлияет на отношения с контрагентами или регулирующими органами.

Подписанные электронные документы приобретают юридическую силу после добавления квалифицированной электронной подписи, которая содержит информацию о владельце. Если использовать сервисы электронной подписи, не входящие в число операторов ЭДО, то такие документы могут и не иметь юридическую силу.

Поэтому лучше выбирать популярные сервисы и проверять их документацию. В большинстве случаев она находится в общем доступе и любой клиент может ознакомиться с ней. Даже если он на данный момент не является действующим.

Например, у популярного сервиса «Диадок» в открытом доступе есть лицензионный договор на предоставление услуг. Можно проанализировать его самостоятельно и отправить юристу на дополнительную проверку. Открытая политика в отношении партнёрских соглашений — сильная сторона практически всех ЭДО.

ЭДО регулируется не только Федеральными законами, но и другими форматами актов. Например, есть соответствующие приказы и постановления, в которых описано, как именно необходимо обмениваться документами и на основе каких законодательных норм электронная подпись признается действительной.

Государственные органы часто дают консультации, в ходе которых рассказывают, как сдавать отчёты или правильно подготовиться к налоговой проверке. Предприниматель может не сомневаться в том, что электронные документы приравниваются к бумажным и имеют юридическую силу.

Преимущества и недостатки

Многие индивидуальные предприниматели и компании переходят на ЭДО, чтобы сократить затраты на документооборот и автоматизировать рутинные задачи. Некоторые бизнесмены не до конца понимают, почему стоит потратить деньги на оплату платного тарифа, поэтому им пригодится список главных преимуществ.

А при сотрудничестве с маркетплейсами электронный документооборот часто является одним из главных условий для начала работы. И пропустить этот шаг не всегда получается, потому что крупные интернет-магазины не меняют свои правила ради одного клиента.

Плюсы ЭДО:

1. Мгновенная отправка документов. Маркетплейсы присылают документы строго по графику. Бизнесмен будет уверен, что получит акт выполненных работ или накладные вовремя.
2. Сокращение затрат. Не все торговые площадки отправляют документы почтой бесплатно. А если учесть, что можно одновременно работать с 10 и более маркетплейсами, расходы на логистику могут быть очень высокими.
3. Оптимизация бизнес-процессов. ЭДО избавляет от необходимости утверждать формы документов, ждать подписи от второй страны или пока курьер доедет до точки назначения.
4. Сотрудничество со всеми контрагентами. Многие крупные компании не ведут бумажный документооборот. Они давно перешли на ЭДО и не меняют правила работы под конкретного партнёра. Это правило касается и маркетплейсов.
5. Облачный архив. За 10 лет работы документов может накопиться на целый офис. Использование электронного документооборота помогает сократить расходы на хранение до минимума. Все файлы могут легко поместиться на флешке.
6. Защита от потери. Данные у операторов ЭДО хранятся без ограничения по сроку. Налоговая не может спрашивать о сделках старше 4 лет, но документы по ним не будут лишними.
7. Автоматизация задач. Кроме мгновенной отправки и электронной подписи, предприниматели с ЭДО получают готовые шаблоны документов, проверку правильности заполнения форм и другие преимущества.
8. Отлаженный процесс. Система «понимает», когда надо запросить подписи одной или двух сторон или напомнить о согласовании документа.
9. Шаблоны закрывающих документов. У популярных операторов ЭДО есть примеры всех документов, которые могут понадобиться в процессе сотрудничества с маркетплейсами.

Переход на ЭДО всегда вызывает много трудностей, поэтому предпринимателям, которые работают с маркетплейсами, надо знать в том числе и недостатки отказа от бумажного документооборота.

Главные минусы:

1. Сложности с переходом. Если раньше никогда не сталкивались с ЭДО, отказ от бумажных документов может быть тяжёлым.
2. Длительное подключение. Большинство операторов не создают бюрократические препятствия для клиентов, но есть и такие, которые настаивают на подписании ряда документов.
3. Перевод контрагентов. Не все партнёры используют ЭДО и если их нет в системе, то и отправить документы не получится. Маркетплейсов это редко не касается.

Электронный документооборот даёт предпринимателям свободное время и помогает забыть об оплате услуг логистических компаний. Все крупные маркетплейсы давно перешли на ЭДО и если хотите сотрудничать с ними, придётся внести изменения в свои бизнес-процессы.

Популярность электронного документооборота подкрепляется статистикой рынка. Согласно данным опроса «Диадок», только в первом квартале прошлого года количество документов увеличилось на 29%. В ближайшие годы ЭДО может выйти на первый план и стать приоритетным каналом обмена документацией.

Пошаговая инструкция по настройке ЭДО

Допустим, вы получили КЭП и хотите настроить ЭДО на нескольких маркетплейсах, с которыми планируете выстроить долгосрочное сотрудничество. Возникает сложная задача, которую необходимо решать по шагам, чтобы не нарушить процесс и избежать распространённых ошибок.

ЭДО действительно подходит не всем предпринимателям из-за особенностей организации бизнес-процессов. Но если стоит задача выстроить сотрудничество с маркетплейсами, электронный документооборот обязательно придётся внедрить.

Анализ условий

Большинство маркетплейсов давно выстроили процесс интеграции с операторами ЭДО. Предпринимателю остаётся проанализировать условия, выполнить все рекомендации и перейти к активному сотрудничеству.

Стоит учитывать, что до начала процесса обмена документами, необходимо выполнить несколько шагов. Обычно они включают в себя подписание соглашений в электронном виде и загрузку товаров. Лучше сначала импортировать каталог товаров, а потом переходить к подключения ЭДО.

На этом шаге у многих предпринимателей начинаются проблемы, потому что у них не было опыта работы с системами электронного документооборота. Необходимо зарегистрироваться в сервисе, купить платный тариф и выполнить большое количество промежуточных шагов.

Согласование нюансов

У некоторых маркетплейсов и предпринимателей бизнес-процессы могут быть выстроены таким образом, что применить стандартную модель сотрудничества будет тяжело. К примеру, если для отчётности нужны дополнительные форматы документов, необходимо связаться с представителем площадки.

У маркетплейсов давно выстроена модель сотрудничества с продавцами и они редко идут на компромиссы. Объем продаж и количество активных партнёров позволяют не менять процессы под конкретного продавца. Селлеру придётся либо подстроиться под условия, либо выбрать другую площадку.

Выбор оператора ЭДО

Добавить своего оператора, которого нет в списке маркетплейса, достаточно сложно. Это нельзя сделать в один клик — процесс длительный и трудоёмкий. Не все сталкиваются с такой проблемой, но она достаточно распространённая.

Если у предпринимателя уже есть подписка в сервисе и она оплачена на год вперёд, переход на другой сервис повлечёт за собой дополнительные расходы. Но закрыть вопрос по-другому не получится — придётся принять условия маркетплейса, чтобы начать работу.

Настройка подключения

Подключение к оператору ЭДО для обмена документами выполняется достаточно быстро. Если аккаунта на платформе нет, надо создать его, заполнить профиль и подписать электронную оферту. В большинстве случаев этих шагов достаточно для начала работы.

В некоторых маркетплейсах реализована интеграция с операторами ЭДО, но чаще всего продавцу надо указать почту, на которую зарегистрирована учётная запись в сервисе. После этого документы будут приходить по расписанию, если в отчётный период проводились какие-либо операции.

Проверка передачи данных

Если все условия были выполнены, остаётся дождаться поступления первого документа в сервисе ЭДО. Обычно маркетплейсы отправляют закрывающие документы за предыдущий период до 15 числа следующего месяца. Сроки могут отличаться в зависимости от особенностей торговой площадки.

Маркетплейсы внимательно относятся к работе с электронным документооборотом и годами поддерживают работоспособность схемы обмена документами. Если продавец выполнил все шаги из инструкции и сообщил представителю площадки о нюансах, проблем с подключением не будет.

ТОП-3 сервиса ЭДО для работы с маркетплейсами

На рынке много операторов электронного документооборота, который сотрудничают в том числе и с маркетплейсами, но не все предлагают одинаковый набор инструментов. Стоит обратить внимание на 3 платформы, которые отличаются хорошим соотношением по цене и качеству предоставляемых услуг.

Обратите внимание, что оплачивать подписку стоит только если маркетплейс успешно сотрудничает с оператором ЭДО. Если в списке интеграций сервиса нет, деньги будут потрачены зря. Оплачивать тарифы в нескольких сервисах экономически невыгодно, поэтому стоит ответственно подойти к выбору сервиса.

«Контур.Диадок»

Платформа входит в число самых популярных на российском рынке. Она помогает предпринимателям вести бухгалтерию в онлайн-режиме. Главное преимущество «Диадок» в большом количестве интеграций. С ней сотрудничают в том числе и маркетплейсы.

«Контур.Диадок» считается идеальным решением в среде предпринимателей, которые активно продают товары по партнёрской модели. За годы успешной работы сервис заработал безупречную репутацию.

Особенности:

• подпись документов КЭП;
• безопасная отправка документации;
• поиск контрагентов;
• уведомления по почте;
• проверка правильности заполнения файлов;
• подключение к другим операторам ЭДО;
• массовые операции с документами.

Под ЭДО у сервиса выделена соответствующая услуга, которая позиционируется как лучшее решение на рынке. Интеграция с 1С позволяет перенести бухгалтерию в облако и автоматизировать большое количество рутинных задач. Стоимость использования сервиса привязана к количеству документов: от 1 900 до 68 400 рублей.

«СФЕРА Курьер»

Популярный сервис от «Сбербанка», который предназначен для обмена первичной документацией. В числе клиентов сервиса крупные маркетплейсы и площадки другого формата, поэтому проблем с интеграцией не будет.

Ключевая особенность платформы — привязка к экосистеме «Сбера». Предпринимателям, которые откроют счёт для ИП или ООО в банке, предлагают 53% скидку на сервис электронного документооборота.

Особенности:

• согласование документов перед проверкой;
• API с подробной документацией;
• отслеживание статуса документов;
• файловое хранилище с удобным интерфейсом.

Стоимость использования сервиса привязана к количеству исходящих документов. Для небольших компаний подойдёт базовый тариф за 250 рублей в месяц, на котором можно отправлять до 50 фа йлов ежемесячно.

«Сбис»

Документооборот — один из модулей популярной платформы для бизнесменов «Сбис». Поддерживает работу с Wildberries и Ozon, обеспечивает быструю интеграцию ИП и ООО с системой электронного документооборота.

Особенности:

• поддержка всех форматов закрывающих документов;
• внесение исправлений в формы;
• сверка взаиморасчётов;
• подпись на любом устройстве;
• роуминг с другими операторами ЭДО.

Стоимость тарифного плана зависит от количества подключенных модулей и задач, которые стоят перед бизнесменами. Многие услуги привязана к годовым пакетам. На оплату сервиса придётся тратить минимум 4 000 рублей в год.

Электронный документооборот — важная часть процесса сотрудничества с маркетплейсами. Без этого компонента не получится выйти на новый рынок и стабильно зарабатывать. Поэтому лучше заранее выбрать оператора ЭДО и сэкономить время на подключении после регистрации аккаунта продавца в маркетплейсе.