Что такое дебиторская задолженность

Тепличных условий в бизнесе не бывает, всегда возникают ситуации, когда у предприятия образуется дебиторская задолженность. Это неотъемлемая часть жизни любой компании. Но для обеспечения устойчивости руководитель должен чётко контролировать её размер и соотношение с кредиторской задолженностью.

Сегодня в материале расскажем, что такое дебиторская задолженность, что к ней относится, какие виды бывают и как грамотно управлять дебиторкой в современных условиях.

Что такое дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность — это совокупность всех денежных средств, которые должны заплатить компании другие лица: контрагенты, сотрудники, страховые компании, государство. Это не обязательно денежная задолженность, часто в дебиторку включают все неисполненные обязательства кредиторов. 

Стоит пояснить, что организация, которой должны — это кредитор, а та, которая должна — дебитор. 

Представим, что Денис владелец развивающейся компании, которая в стремлении завоевать рынок и наработать клиентскую базу, предоставляет длительный период рассрочки своим клиентам. Из-за того, что есть разрыв между отгрузкой продукции и получением за неё оплаты и возникает дебиторская задолженность. 

За состоянием дебиторской задолженности на крупных предприятиях следят финансовые менеджеры, а в малом бизнесе — бухгалтер или собственник. 

Как возникает дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность образуется в момент, когда участники сделки не могут одновременно выполнить обязательства друг перед другом. Например, услуги предоставили в этом месяце, а оплата будет в середине следующего. 

Такая задолженность может длиться несколько часов или день, а бывают ситуации, когда она существует пару месяцев или даже лет. 

Основные причины возникновения дебиторской задолженности:

1. Предоплата. Возникает, если организация оплачивает товар или услугу до момента их фактического получения. Например, владелец цветочного магазина сначала вносит аванс за цветы, а потом их получает. Пока цветы не доставили в бухгалтерском учёте будет числится дебиторская задолженность в размере внесённого аванса.

2. Отсрочка платежа. Возникает, когда предприниматель оказывает услуги или продаёт товары с полной или частичной постоплатой. Например, фермер Николай продаёт свою продукцию по данной схеме, в таком случае до тех пор, пока покупатель не оплатит поставленную продукцию у фермера будет числиться дебиторская задолженность.

3. Заём. Возникает, когда одна организация берёт денежные средства в долг у другой. Тогда дебиторка образуется у компании которая предоставляет деньги в момент передачи средств и уменьшается постепенно, когда кредит гасится.

4. Переплата. Образуется в случае, если предприятие ошибочно или намеренно перевело денежных средств больше, чем было выставлено в счёте. Например, ИП Москвин решил оплатить услуги охраны сразу за год, хотя счета ему выставляют ежемесячно. Тогда после оплаты у ИП будет дебиторская задолженность до тех пор, пока охранное предприятие не выставит ему счета на оплаченную сумму.

5. Переплата по налогам и сборам. Образуется, если, например, предприниматель переводит в налоговую сумму превышающую выставленный налог. Представим ситуацию: ИП Миронова должна была оплатить 37 000 рублей. Вместо этого она решила внести 55 000 рублей. Тогда после оплаты у Мироновой образовалась дебиторская задолженность в размере 18 000 рублей. 

Важно запомнить, что по какой бы причине у компании не образовалась дебиторская задолженность, в этот же момент у второго участника образуется кредиторская задолженность. Никак иначе быть не может.

Основные отличия дебиторской задолженности от кредиторской

Дебиторская и кредиторская задолженность — диаметрально противоположные понятия. Кредиторская задолженность — это совокупность всех денежных средств, которые предприятие должно партнёрам, сотрудникам и государству. В это понятие включают: выплату кредитов и займов, оплату полученного товара и не перечисленную зарплату работникам.

В большинстве случаев дебиторка и кредиторка идут рядом: компания кому-то должна денежные средства и бизнесу кто-то должен. Оба вида задолженности должны отражаться в бухгалтерском учёте. Успешный бизнес должен следить и за уровнем кредиторской задолженности, и за дебиторской, а также за их соотношением. Комплексный подход к контролю состояния дебиторки и кредиторки помогает оценивать финансовое состояние предприятия: кредиторская задолженность превышающая дебиторскую свидетельствует о неэффективности бизнеса.

Например, ООО «Ромашка» получает материалы по системе постоплаты с отсрочкой платежей в 15 дней. В таком случае, в момент отгрузки материалов у неё образуется кредиторская задолженность.  

Важно помнить, что к кредиторской и дебиторской задолженностям относят не только денежные средства, но также товары и услуги.  

Виды дебиторской задолженности

Эксперты выделяют несколько видов дебиторской задолженности в зависимости от источников возникновения, сроков и вероятности погашения.

1. По основанию возникновения.  В зависимости от того, кто должен бизнесу: 

• покупатели, которые ещё не оплатили товар или услугу;

• контрагенты, которые ещё не предоставили материалы по договору предоплаты;

• сотрудники, которым выплатили аванс или выдали займ;

• госорганы, которым перечислены авансы по налогам и прочим отчислениям;

• учредители, которые имеют задолженность по взносу в уставный капитал.

2. По срокам погашения. Может быть долгосрочной и краткосрочной:

• Краткосрочная — та, которую должны погасить в течение 12 месяцев. Например, фермер Павел решил приобрести оборудование. Внёс за него предоплату. Само оборудование доставят на ферму через 45 дней — в этот момент дебиторская задолженность исчезнет.

• Долгосрочная — та, чей срок погашения превышает год. Например, фермер Павел для приобретения оборудования оформил займ у Николая сроком на три года. В таком случае у Николая образуется долгосрочная дебиторская задолженность на три года, а у Павла кредиторская на этот же срок. 

3. По соблюдению сроков погашения. 

• Текущая, по которой срок погашения ещё не наступил. Например, Дмитрий предоставил Петру 60 дней для оплаты 225 тысяч рублей с момента отгрузки материалов. В таком случае, дебиторская задолженность будет считаться текущей в течение 60 дней.

• Просроченная, по которой срок погашения уже истёк. Возникает, если Пётр не заплатил указанную сумму вовремя. 

1. По вероятности погашения. 

• Нормальная, при соблюдении условий контракта или при наличии обеспечения.

• Сомнительная — просроченная и при отсутствии обеспечения. Подробнее разъяснено в п. 70 Положения о бухгалтерском учёте N34. 

• Хроническая, если срок погашения превышает год, а предприятие не может быть уверено в вероятности погашения.

• Безнадёжная — дебиторская задолженность сроком более трёх лет и с отсутствием вероятности погашения. Например, если компания-должник ликвидирована.

4. По обеспечению.

• Без обеспечения.

• С банковской гарантией.

• С поручителем.

• С залогом.

Важно помнить, что считать срок давности необходимо после каждой отгрузки, чтобы решать возникающие вопросы по взысканию было проще. По истечении трёх лет получить деньги от кредитора уже нельзя. Однако до окончания этого срока права требования дебиторской задолженности можно передать или продать третьим лицам по договору уступки.

4 этапа управления дебиторской задолженностью

Грамотное управление дебиторской задолженностью состоит из четырёх этапов: профилактики, контроля, взыскания и списания. Ниже расскажем более подробно о каждом.

Профилактика

На этом этапе бизнес должен регулярно проводить оценку финансовых возможностей и лимитов. Это необходимо для того, чтобы понять может ли компания предоставлять отсрочки платежей и предоставлять продукцию в долг. Также такие меры помогают определить лимиты — в каком размере предприятие может давать в долг без ущерба для себя. 

Помимо этого, перед заключение и договора и согласованием его условий стоит тщательно проверить платёжеспособность контрагента. Вполне вероятно, что контрагент может находиться на стадии банкротства. Чтобы вернуть деньги компании необходимо попасть в реестр кредиторов, иначе вернуть займ будет практически невозможно.

Для проверки контрагента можно использовать сервис налоговой, где отображается актуальный статус компании: действует, ликвидирован (по стадиям), банкрот. Также можно получить дополнительную информацию в картотеке арбитражных дел, где имеются сведения о действующих судебных разбирательствах с участием контрагента. Для получения актуальной информации будет достаточно ввести ИНН или ОГРН.

Чтобы не накапливать дебиторскую задолженность, следует в договоре чётко прописывать все условия, предусмотреть пени за просрочку платежей и прописать их даты. Эти меры помогут существенно снизить риск возникновения дебиторки.

Контроль

Этот этап касается уже имеющейся дебиторской задолженности. Эффективный бизнес должен постоянно контролировать имеющуюся дебиторку. Для этого необходимо регулярно проводить инвентаризацию — проверять кто и сколько должен компании. Эта мера помогает определить вид задолженности: текущая, сомнительная или безнадёжная. 

Инвентаризацию можно проводить в любое время. Однако есть ситуации, когда инвентаризация обязательна. Например, в случае обнаружения кражи или когда организация начинает подготовку к ликвидации. 

Также важно постоянно контролировать даты погашения дебиторской задолженности и своевременно напоминать об их приближении контрагенту. Например, если по условиям договора оплата абонентской платы должна производиться до 15 числа каждого месяца, необходимо 10-го числа напомнить абоненту звонком, письмом или сообщением о сумме платежа и последнем дне оплаты. 

Важно помнить, что влияние на устойчивость компании оказывает не только сумма дебиторской задолженности, но и соотношение дебиторки и кредиторки. В идеале оно не должно выходить за пределы единицы. Если значение выходит за рамки единицы, то это сигнализирует о неэффективном использовании оборотных средств. Если результат намного меньше единицы, то это означает проблемы с финансовой устойчивостью организации.

В крупных компаниях, где обширная клиентская база, контролем за дебиторской задолженностью занимается группа специалистов, в состав которой входят:

— управленец;

— сотрудники финансового отдела;

— юрисконсульт;

— бухгалтер;

— сотрудники отдела продаж.

Взыскание

В момент, когда задолженность становится просроченной, возникает необходимость её взыскания. Грамотный алгоритм действий позволит не допустить перехода просроченной задолженности в разряд сомнительной или безнадёжной. Для этого необходимо произвести следующие действия:

1. Переговоры. Связаться с должником, выяснить причины просрочки. При необходимости предложить рассрочку, например, разбить общую сумму задолженности на части и погасить за 3-6 месяцев.

2. Претензия. Если переговоры с должником не дали результата, то прежде чем обращаться в суд для взыскания, необходимо составить и отправить должнику претензию. В ней указывается сумма задолженности на дату составления документа, период долга и ожидаемую дату погашения. Рекомендуем отправлять претензию почтой с уведомлением о вручении — так вы сможете доказать в суде, что дебитор был ознакомлен с претензией и предупреждён о последствиях.

3. Суд. В случае игнорирования контрагентом претензии в течение 30 календарных дней, можно обращаться в суд. Однако, судебные разбирательства не гарантируют бизнесу полное погашение задолженности. 

Списание

К списанию дебиторской задолженности переходят в нескольких ситуациях:

1. Закончился срок исковой давности. По прошествии трёх лет дебиторская задолженность становится безнадёжной и подлежит списанию.

2. Ликвидация должника. Дебитор перестал функционировать как юридическое лицо и исключён из реестра юридических лиц.

3. Невозможность взыскания. Например, в ходе судебных разбирательств установлено, что взыскать задолженность невозможно по причине банкротства.

Списание дебиторки не означает её аннулирование. Она должна отображаться на забалансовых счетах ещё в течение пяти лет для того, чтобы в случае улучшения финансового состояния дебитора её можно было взыскать.

Методы борьбы с дебиторской задолженностью

Если не работать с дебиторской задолженностью, то могут возникнуть критичные последствия для бизнеса. Например, в один момент у компании может не оказаться денег даже на выплату заработной платы сотрудникам из-за большого объёма дебиторской задолженности. Поэтому наряду с этапами борьбы с уже имеющейся дебиторкой необходимы меры по борьбе с её образованием. 

Снизить уровень ДЗ можно двумя методами — продумать обеспечение дебиторской задолженности или продать её третьим лицам.

Обеспечение дебиторской задолженности

Позаботиться об обеспечении ДЗ необходимо ещё на этапе составления договора и чётко прописать все условия. Варианты обеспечения:

1. Поручительство. Вариант при котором в случае неоплаты дебитором долга, вы сможете законно потребовать оплатить за должность в полном объёме у его поручителя.

2. Залог. В этом случае дебитор для получения необходимой суммы закладывает своё имущество. Самый наглядный жизненный пример, это когда для получения ипотеки человек закладывает либо транспортное средство, либо имеющуюся недвижимость (гараж, комнату, квартиру, дачу). В таком случае, если он не сможет уплатить вовремя долг, банк вправе забрать залог в собственность или продать в уплату долга. В бизнесе схема работают аналогично.

3. Банковская гарантия. Документ, согласно которому в случае не уплаты задолженности дебитором, банк-гарант это сделает за него.

Продажа дебиторской задолженности

Реализовать продажу ДЗ третьим лицам возможно тремя способами:

• Цессия — договор, целью которого выступает передача прав на долг от одной организации к другой. Заключается для продажи уже существующей ДЗ. 

• Факторинг — договор о передаче прав на ДЗ от одного предприятия другому. Но в отличие от цессии, продаётся будущая дебиторка. Например, ИП Казанцев предоставляет партнёрам товар с отсрочкой платежа. Чтобы обезопасить себя от возникновения дебиторской задолженности, предприниматель может одновременно с договором о поставке товара заключить договор факторинга. Тогда факторинговая компания сразу переводит ему сумму по договору поставки, а покупатель в дальнейшем уже переводит деньги за товар факторинговой фирме.

• Вексель — ценная бумага, подтверждающая право требовать от должника определённую сумму в конкретный срок. Бумагу выдаёт дебитор как гарантию погашения задолженности. В дальнейшем её можно также продать третьему лицу для взыскания.

Стоит учитывать, что продажа дебиторской задолженности всегда осуществляется дешевле фактической стоимости. Но так бизнес теряет лишь часть денег и экономит время и силы на взыскании. 

Ещё один инструмент, который позволяет минимизировать риск дебиторской задолженности — страхование. В этом случае страховая компания выступает в качестве гаранта и если должник своевременно не погасит задолженность, то сделает это вместо него. 

Помимо указанных методов борьбы с дебиторской задолженностью, необходимо организовать внутреннюю работу на всех этапах соприкосновения с ДЗ:

1. Составить реестр ДЗ. Для этого можно воспользоваться сервисами или использовать Excel.

2. Провести классификацию задолженности по срокам. Выделить проблемную и безнадёжную.

3. Установить ответственных за сбор дебиторской задолженности.

4. Прописать порядок сбора, составить регламент работы с каждой группой дебиторской задолженности.

5. Прописать конкретные критерии по которым долг будет относится к каждой группе ДЗ.

6. Проработать правила и процедуру списания задолженности.

7. Сформировать шаблоны писем и претензий, скрипты звонков о задолженности.

8. Согласовать критерии показателей KPI для сотрудников по сбору ДЗ.

Комплексный подход к работе с дебиторской задолженностью позволит компании значительно сократить размер ДЗ и полностью контролировать процесс.

Списание дебиторской задолженности

Списанию подлежит безнадёжная дебиторская задолженность у которой истёк срок исковой давности. В этом случае бухгалтер списывает долг либо в прочие расходы, либо в счёт резерва по сомнительным долгам, если таковой есть у организации.

После списания дебиторка отражается на забалансовых счетах предприятия последующие пять лет. Порядок действий указан в п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н. Срок хранения предполагает положительные изменения в финансовом положении должника для последующего взыскания задолженности. 

Что делать с проблемной дебиторской задолженностью

Проблемная ДЗ — это категория задолженности, которая уже перешла в разряд просроченной или практически наверняка станет ею в ближайшее время. Её необходимо в кратчайшие сроки взыскать.

Для этого необходимо оперативно составить грамотную претензию и вручить её должнику. Следует учесть, что наличие претензии и подтверждённого факта её вручения — обязательны для дальнейшего судебного разбирательства. 

Также в большинстве договоров предусмотрены штрафные санкции в случае просрочки оплаты. Не стоит пренебрегать этим. В претензии можно указать общую сумму платежа и выделить набежавшие пени за просрочку. 

Если в течение 30 календарных дней после вручения претензии должник не отреагировал или предоставил неудовлетворительный ответ, можно обращаться в суд с исковым заявлением. Либо прибегнуть к продаже права на задолженность третьим лицам. 

Главное

1. Дебиторская задолженность — это совокупность всех задолженностей перед бизнесом контрагентов, сотрудников и государства. Может выражаться в деньгах, продукции, материалах, работах.

2. Дебиторская задолженность образуется в момент, когда одна сторона не может в полном объёме исполнить свои обязательства перед другой стороной. 

3. Уровень дебиторской задолженности необходимо системно отслеживать и проводить весь комплекс мероприятий по её ликвидации и снижению.

4. При дебиторской задолженности — должны бизнесу, при кредиторской — должен бизнес.

5. Различают краткосрочную и долгосрочную дебиторскую задолженность, а также текущую и просроченную. Помимо этого она может быть сомнительной и безнадёжной — с этими видами необходимо работать особенно тщательно.

6. При необходимости компания может застраховать задолженность либо продать её третьим лицам. Однако в этом случае необходимо учитывать, что цена продажи будет существенно ниже фактической.