Что такое управленческий учет, как его внедрить и вести в компании

Чтобы бизнес мог эффективно развиваться и приносить максимальную прибыль — руководитель должен принимать своевременные и взвешенные решения. Обеспечить это способна грамотная система управленческого учёта, которая помогает минимизировать затраты (материальные и человеческие) и увеличить прибыль.

В материале расскажем, что такое управленческий учёт, для чего он нужен предприятию, какой бывает и какие методы управленческого учёта существуют.

Что такое управленческий учёт

Управленческий учёт (УУ) — это система сбора, хранения, предоставления, анализа и структурирования данных внутри компании для дальнейшего принятия управленческих решений. 

На начальных этапах управленческий учёт был частью бухгалтерского, которая была нацелена на контроль данных, касающихся руководства компанией. Однако со временем УУ расширился и стал отдельным полноценным направлением. 

Основные отличия от прочих учётов

Главное отличие бухгалтерского учёта от управленческого в том, что у них разные конечные цели. Бухгалтерский учёт фиксирует и обрабатывает свершившиеся факты хозяйственной деятельности, чтобы обеспечить финансовый контроль. Управленческий учёт направлен на оперативный анализ данных для дальнейшего планирования деятельности организации. Помимо этого различия заключаются в следующем:

• Нормы и правила. Основные правила бухгалтерского учёта регламентируются законодательно, поэтому они едины для всех организаций. Правила управленческого учёта индивидуальны для каждой компании, потому что исходят из интересов конкретного бизнеса.

• Заинтересованные лица. Информация управленческого учёта полезна и интересна исключительно руководящему составу для планирования. Данные бухгалтерского учёта интересны управленцам для анализа прошедших периодов. Также эти данные нужны налоговым органам и аудиторам.

• Методы. Сбор, анализ и ведение бухгалтерского учёта строго регламентируются законодательными нормативами. Управленческий учёт ведётся согласно внутренним правилам и регламентам.

• Отчётность. Бухгалтерские отчёты строго регламентированы и имеют определённую форму. УУ использует специфические формы, необходимые и удобные руководству компании. 

• Сроки. Законодательство предъявляет определённые требования к срокам и периодичности предоставления бухгалтерской отчётности. Управленческая отчётность формируется и предоставляется сугубо по требованию руководства. 

• Обязательность. Бухгалтерский учёт обязателен практически для любого бизнеса. Управленческий учёт, с точки зрения законодательства, не обязателен. 

• Достоверность. Важна для любого вида учёта. Однако, бухгалтерский учёт должен быть максимально точным, потому как он фиксирует уже свершившиеся факты. Управленческий учёт связан с планированием, поэтому допускает некоторую степень неточности.

Налоговый учёт, в отличие от управленческого, предназначен для внешних пользователей: налоговой инспекции, банков, инвесторов. Помимо этого он также строго регламентирован действующим законодательством как и бухгалтерский. 

Не стоит также путать операционный учёт с управленческим. Операционный учёт — это система, которая отвечает за контроль финансовых операций отдельных подразделений внутри компании. Он позволяет руководству отслеживать расходы сырья, запасы продукции и оптимизировать производственные процессы. 

Для чего нужен управленческий учёт

Главная цель УУ — обеспечить управленца необходимой информацией для принятия стратегических решений. Например:

— разработка долгосрочных стратегий развития компании и краткосрочных планов;

— анализ управленческих решений;

— определение текущего состояния бизнеса и отдельных его направлений деятельности;

— оптимизация внутренних процессов (производство, продажа, логистика, маркетинг, ценообразование);

— оценка эффективности деятельности персонала.

Что касается задач, которые решает управленческий учёт, то список бесконечен. В каждой компании они индивидуальны: от управления денежными потоками до поиска точек роста бизнеса. 

Часто задачи УУ зависят ещё и от масштаба компании. Чем меньше фирма, тем незначительнее значение управленческого учёта за счёт малого объёма данных и их нерегулярности. Поэтому особое значение УУ получает, когда бизнес начинает расти и масштабироваться.

Принципы управленческого учёта

Любая система основывается на ряде принципов. Управленческий учёт — не исключение, основные его принципы:

1. Скорость. Информация должна предоставляться своевременно, чтобы управленцы могли принимать оптимальные решения.

2. Конфиденциальность. Данные должны быть доступны только руководящему составу. 

3. Лаконичность. Отчёты должны содержать только информацию, которая напрямую влияет на управление и помогает экономить компании средства.

4. Полезность. Необходимо собирать, анализировать и использовать для отчётности только те данные, которые могут быть использованы для принятия стратегических решений.

5. Гибкость. Управленческий учёт должен быть гибким и подстраиваться под нужды предприятия, видоизменяясь и развиваясь вместе с ним.

6. Обособленность. Необходимо вести УУ отдельно от остальных учётов, также как и рассматривать его данные.

7. Наглядность и доступность. Вся информация должна быть понятна конечным пользователям и предоставляться в удобном для них формате. 

8. Регулярность. Информация должна собираться, анализироваться и переноситься в отчёты системно, структурировано и регулярно.

9. Единство. Одни и те же данные за разные периоды должны формироваться и отображаться в едином формате.

10. Погрешность. Отчётность должна включать в себя запланированную допустимую погрешность.

11. Мотивация. Управленческая отчётность должна способствовать оптимизации распределения ответственности между подразделениями и руководителями, а также определению критериев оценки эффективности их работы для улучшения системы мотивации.

Виды управленческого учёта

Теоретики выделяют множество видов управленческого учёта, но на практике организации чаще всего пользуются маржинальным, производственным, бюджетным и стратегическим. 

Производственный — вся информация касательно себестоимости продукции (сбор, анализ, динамика, причины изменений и прогноз).

Маржинальный — оптимизация текущих расходов, а также соотношения объёмов и стоимости. Используется для определения общей доходности бизнеса.

Бюджетный — направлен на оптимизацию управляемости, чтобы повысить прогнозирование результатов и улучшить систему мотивации сотрудников. 

Стратегический — связан с прогнозированием долгосрочных перспектив развития бизнеса. Например, один из лидеров среди маркетплейсов «Озон» на протяжении всего времени существования убыточен. Однако такая ситуация была спрогнозирована: компания приняла решение двигаться по западному принципу и изначально настроилась на завоевание лидирующего места на рынке. Поэтому убыток в этом случае контролируемый и ожидаемый.

Объекты управленческого учёта

Объекты УУ — это все данные, которые необходимо учитывать, анализировать, планировать и контролировать внутри компании. По сути объектами могут выступать любые хозяйственные операции, которые оказывают влияние на прибыль:

• доходы и расходы;

• финансовые результаты;

• активы;

• пассивы;

• собственные средства.

Объекты УУ могут отличаться в разных компания. Многое зависит от размера организации, целей и рода деятельности. Управленцы самостоятельно решают какие экономические показатели необходимо контролировать, какого формата и регулярности требуются отчёты и прочее. 

Методы учёта

Методы управленческого учёта — это способы сбора и обработки данных. Во многом они зависят от выбранного компанией вида учёта. К основным методам относятся:

1. Параллельный. При этом подходе данные отображают в управленческом учёте и в бухгалтерском. За счёт этого удаётся добиваться точной информации. Минус метода в том, что он требует крупных расходов для того, чтобы параллельно вести и УУ и бухгалтерский учёт. Для того, чтобы придерживаться данного способа, необходимо детально прописать и утвердить регламентом принципы работы отдельно для УУ и бухгалтерского учёта. 

2. Трансформационный. Суть метода в том, что в выбранный период времени данные собираются по одному из методов учёта. По завершении периода они трансформируются в другой метод. Такой подход проще предыдущего, но не позволяет получить точную и детальную информацию.

3. Последовательный. В этом случае ответственный планомерно фиксирует данные о каждой операции в рамках общей системы. Этот способ значительно менее затратный чем параллельный. Он предполагает минимальное наличие погрешностей, которое не отразится на конечном результате. Специалисты считают данный подход оптимальным.

При любом методе работы с управленческим учётом есть общие элементы. Например:

• точка безубыточности — необходимый показатель, который показывает минимальный уровень продаж, необходимый организации для сохранения рентабельности. Помимо этого её используют для рационального ценообразования, чтобы избежать убытков;

• бюджетирование денежных средств — помогает оптимально распоряжаться денежными средствами, планировать доходы и расходы, а также строить финансовые прогнозы;

• определение расходов по процессам — используется в случае, когда фирма занимается производством и реализацией однотипных товаров;

• расчёт затрат по проектам — применяется в компаниях, которые работают с несколькими разными процессами, требующими отдельных решений;

• предельный расчёт затрат — используется в случае цикличности бизнес-процессов, которые возможно описать по отдельности;

• нормативный учёт расходов — необходим для определения нормативов по ряду показателей: себестоимость, наценка, выпуск продукции. Важно учитывать, что должен быть установлен максимально допустимый уровень отклонения от плана;

• директ-костинг — согласно подходу, затраты делятся на постоянные и переменные. При определении себестоимости включаются в зависимости от динамики производства.

Кто ведёт управленческий учёт

Ответственного за ведение УУ назначает руководитель компании. Как правило специалиста выбирают из штата. Это может быть :

— руководитель

— бухгалтер;

— экономист;

— финансист;

— финансовый директор.

Свои нюансы существуют в каждом конкретном случае. Например, руководителю целесообразно самостоятельно заниматься ведением управленческого учёта, если организация ещё не начала масштабироваться. В противном случае совмещение управлением компанией и ведением УУ будет крайне затруднительно и не эффективно. Похоже дела обстоят и с бухгалтером. Если предприятие крупное и специалист ответственен за бухгалтерский учёт, налогообложение и кадровые вопросы, то высока вероятность, что на качественное ведение управленческого учёта сил и времени у него уже не будет.

Оптимальным решением будет назначение ответственным за УУ финансового директора. Потому как для финдиректора УУ — основная задача, ведь он, как и управленец, нацелен на увеличение прибыли и оптимизацию расходов. При этом такой специалист умеет грамотно анализировать информацию и принимать решения в интересах бизнеса. 

Ещё один вариант — найм стороннего специалиста или использование специализированных сервисов. Такой способ выйдет для бизнеса дороже и затратнее. В случае с наймом придётся потратить изрядное время для поиска хорошего специалиста и введение его в курс дел. Специализированный сервис тоже придётся поискать, потратить время на внедрение и заплатить внушительную сумму. Однако в конечном счёте эти действия в дальнейшем будут экономить управленцу время. 

Основные отчёты

Основными формами управленческой отчётности считаются:

– отчёт о движении денежных средств (ДДС). Позволяет контролировать текущие поступления, выплаты и остатки финансов. Помогает бизнесу оценивать эффективность управления денежными средствами;

– отчёт о финансовых результатах (прибыль и убытки). Помогает понять как насколько рентабельна бизнес-модель и оценить прибыльность деятельности организации;

– управленческий баланс. Составляется на основании данных из предыдущих отчётов. Позволяет контролировать уровень кондитерской и дебиторской задолженности и используется для определения ряда важных коэффициентов:

• ликвидности;

• рентабельности;

• финансовой независимости;

• ресурсоотдачи.

В случае необходимости могут использоваться и другие варианты отчётности. Например, отчёт о продажах, отчёт по запасам; отчёт по дебиторской задолженности и другие. Их использование зависит от конкретных целей, которые ставит перед собой бизнес. 

В управленческом учёте важен сам факт некоего события, которое должно быть отражено и зафиксировано в документах. Чтобы придти к единому стандарту отображения информации, внутри компании принимаются регламенты и правила ведения документации — учётная политика. Она включает в себя: формы отчётности, перечень первичной документации и внутренние регламенты.

Этапы внедрения управленческого учёта

Процесс ведения и внедрения управленческого учёта индивидуален в каждом конкретном случае и зависит от множества факторов. Но есть основные этапы внедрения УУ:

1. Определение списка сотрудников с допуском к информации. Обычно, это те сотрудники, которые выполняют административные задачи (менеджеры, финансовый директор, управленческий состав, совет директоров).

2. Постановка целей и задач организации. На этом этапе необходимо разобраться в структуре компании и провести опросы среди персонала.

3. Разработка стратегии развития предприятия на долгосрочную перспективу.

4. Изучение бизнес-процессов внутри организации и их письменная фиксация для дальнейшего анализа (регламенты, правила).

5. Формирование требований к будущей структуре предприятия (финансовой, организационной и производственной).

6. Составление требований к модели управленческого учёта (формы, периодичность, порядок оформления).

7. Разработка методик работы и стандартов контроля. Определение допустимых погрешностей, окончательное согласование и принятие регламентов.

После описания всех процессов и документального оформления требований наступает время непосредственного внедрения. Грамотно организованный управленческий учёт — дополнительный источник достоверной информации для принятия стратегических решений.

Однако бывают случаи, когда внедрение УУ не сразу складывается. Так происходит, если допускаются ошибки. Наиболее частые:

1. Не продуманная система документооборота. Неполная картина текущей ситуации возможна из-за недостаточности отчётов или принятие во внимание не тех отчётов. 

2. Отсутствие цели. Без корректно сформулированных целей УУ — невозможно сформировать правильный документооборот и получить желаемый результат.

3. Недостаточность информации. Данных может быть либо слишком мало, либо, наоборот, слишком много. Также возможна ситуация, когда собирается не та информация.

4. Оторванность от прочих бизнес-процессов. Управленческий учёт не может быть обособленным от прочих процессов внутри компании, потому как бизнес — единый организм. 

Как правильно вести учёт

Эффективный управленческий учёт начинается не с отчётности, а с планирования. При этом планы должны составляться на разных уровнях:

1. Стратегический (3—5 лет). Основан на базовых показателях: выручка, расходы и прибыль

2. Среднесрочный (год). План по которому организация функционирует в течение года. Для него используются более точные и подробные показатели: расходы по статьям, выручка по отдельной продукции. Возможно составление поквартального плана.

3. Текущий (месяц). Основной план предприятия, который должен составляться максимально подробно. 

4. Операционный (неделя, день). Обычно такой план составляется не в целом по компании, а для отдельных показателей: выручка, отгрузка, дебиторская задолженность.

При этом в идеале цикл управленческого учёта должен выглядеть следующим образом:

• Составление планов на основании показателей.

• Сбор фактической информации и подготовка отчётности.

• Анализ и выявление причин отклонений.

• Корректирующие действия. 

Автоматизация управленческого учёта

По сути автоматизация УУ — это перенос учёта в специализированные сервисы. За счёт этого повышается скорость сбора и обработки информации, а, соответственно, и решения принимаются более оперативно.

На сегодняшний день наиболее популярные инструменты:

1. Электронные таблицы (Google таблицы, Numbers).

2. Облачные сервисы.

3. Специализированные приложения на платформе 1С.

4. ERP-системы.

Прежде чем отдать предпочтение какому-либо из вариантов, следует изучить особенности каждого и оценить реальные потребности бизнеса. 

Главное 

1. Управленческий учёт — система регулярного сбора, хранения, анализа и структурирования данных для принятия управленческих решений.

2. Управленческий учёт предназначен для предоставления управленческому составу информации для принятия стратегических решений в полном объёме.

3. С помощью УУ бизнес способен решать разнообразные задачи. От анализа ранее принятых решений до планирования деятельности на долгосрочную перспективу.

4. Для того, чтобы управленческий учёт был эффективным, необходимо придерживаться основных принципов: своевременность, полнота, полезность, лаконичность, наглядность и прочие.

5. Методов управленческого учёта — множество. Часто компании разрабатывают и внедряют индивидуальные методы, отвечающие запросам бизнеса.

6. Автоматизация УУ позволяет значительно сократить время на сбор, обработку и анализ информации.