Что такое пересортица товара и как ее оформить

Каждый владелец товарного бизнеса сталкивался с ситуацией, когда фактический остаток на складе не совпадает с тем, что есть по документам. Иногда случается, что одного товара больше, чем нужно, а другого меньше. Это вполне может быть пересортица. В статье разбираемся, когда несоответствие считается пересортом, как всё это правильно оформить и постараться не допустить в дальнейшем.

Что такое пересортица 

Пересортица товара — это когда одного товара у вас не хватает, например двух коробок грушевой карамели, а вот яблочной карамели ровно на две коробки больше.

Не считается пересортицей:

1. Если товар, потерявшийся на складе вашего магазина вдруг нашёлся на складе другой торговой точки, хоть и вашей.

2. Если вместо двух коробок грушевой карамели у вас получилось две коробки йогурта.

Причины пересортицы

Пересортица товара возникает по нескольким причинам. Рассмотрим каждую из них:

1. Неправильная комплектация

Иногда при сборке заказов сотрудники ошибаются, коробки с обоими видами карамели очень похожи. Эта ошибка имеет место, если комплектовщик невнимательный или на складе нет чёткой системы контроля.

2. Смешение товаров

Товары на складе могут быть неправильно расставлены. Например, коробки с грушевой и яблочной карамелью находятся слишком близко друг к другу или даже на одной полке. В результате сотрудники могут легко перепутать их при сборке заказа. Такое смешение может случиться, если не была продумана организация складского пространства, склад тесный, мало места.  

3. Техническая ошибка

В базе данных стоят неверные названия или цифры. Так бывает, если данные вводятся вручную, сотрудники могут ошибиться с номенклатурой. 

Когда возможен взаиморасчёт 

Взаиморасчёт, или взаимный зачёт излишков и недостач, может быть полезным инструментом для регулирования пересортицы. Согласно приказу Минфина от 13 июня 1995 г. № 49, взаимный зачёт может быть правомерен при следующих условиях:

Товары идентичны

Если у вас совпали излишки и недостачи одного и того же товара, например, как в случае с карамелью разных видов, тогда возможен взаимный зачёт, так как это один и тот же продукт, и его пересчёт не вызывает сомнений.

Ошибки в документации

Если пересортица возникла из-за явной ошибки в документации, и эта ошибка одинаково затрагивает оба товара. Например, если при оприходовании товара было случайно введено неправильное количество коробок грушевой и яблочной карамели, по факту товары есть в наличии, но бумаги показывают иначе.

Перед тем как провести взаимный зачёт, нужно тщательно проверить все документы и провести инвентаризацию. Это поможет избежать дополнительных ошибок и убережет вас от неверных решений.

Что делать, если была обнаружена пересортица товара 

Итак, вы выяснили, что произошла пересортица карамели, важно не паниковать, а действовать систематично. Вот пошаговый план, который поможет вам разобраться в ситуации:

1. Проведите инвентаризацию. Проверьте фактическое наличие всех товаров на складе. Это поможет понять масштабы пересортицы и выявить все расхождения. Всё фиксируйте документально.

2. Сверьте документы. Посмотрите накладные, счета-фактуры и другие документы, связанные с доставками и отгрузками. Убедитесь, что все данные введены правильно. Если найдете ошибки в документации, исправьте их и зафиксируйте исправления

3. Проанализируйте ошибки. Попробуйте понять, где мог произойти сбой. Например, могла ли путаница возникнуть при приёмке товара или при его размещении на складе. Поговорите с сотрудниками, выясните их мнение, возможно, кто-то что-то заметил.

4. Отправьте уведомления. Если пересортица связана с вашим поставщиком, уведомите его о проблеме. Приложите копии документов, показывающих расхождение. Это поможет поставщику быстрее разобраться в ситуации. Возможно, он предложит решение из собственного опыта.

5. Разработайте план действий. В зависимости от масштабов пересортицы, решите, нужно ли вам провести перемещение товаров между вашими складами, вернуть излишки поставщику или согласовать взаимный зачёт. Определите ответственных сотрудников за каждый этап.

Как оформить пересортицу товара: пошаговая инструкция

Составьте инвентаризационную опись формы ИНВ-3

Это документ, в котором фиксируются все движения товара на складе. С его помощью выявляется пересортица. Заполните шаблон полностью, укажите даты, наименования товаров, их количество, выявленные излишки и недостачи.

Создайте акт о пересортице

 Этот документ подтверждает факт пересортицы и позволяет зафиксировать его. В акте должны быть:

 — дата и место составления;

 — наименование и количество товаров, по которым выявлена пересортица;

 — подписи членов комиссии, проводившей проверку.

 Акт о пересортице может выглядеть так

Возьмите объяснительную от материально ответственного лица

От материально ответственного лица требуется объяснительная о том, почему произошла пересортица. В документе должно быть:

— информация о лице (ФИО, должность);

— описание причин пересортицы;

— всё о товарах, которых оказалось неверное количество 

— просьба учесть ситуацию, как пересортицу.

Подготовьте предложение о проведении зачёта излишков и недостач в результате пересортицы

Этот документ формируется на основе инвентаризационной описи и акта о пересортице. В нем должно быть:

—  информация о товарах, по которым возникла пересортица

— код товаров по Общероссийскому классификатору продукции, например, для карамели — это 10.82.23.120.

— информация из объяснительной записки материально ответственного лица.

Составьте приказ о зачёте пересортицы

На основании подготовленного предложения издается приказ о зачёте пересортицы. Приказ адресуется в бухгалтерию.

Зафиксируйте результат в сличительной ведомости

Сличительная ведомость — это документ, в который вносятся итоги инвентаризации после зачёта пересортицы. В ведомости указываются:

— начальные и конечные остатки товаров;

— выявленные излишки и недостачи;

 — подписи всех ответственных лиц.

Ведомость хранится в бухгалтерии предприятия.

Чтобы сделать учёт товаров более точным, а управление складом проще, воспользуйтесь платформой inSales. Сервис автоматизирует процесс управления товарным учётом. Он позволяет:

• Легко отслеживать остатки товаров в реальном времени.

• Упростить проведение инвентаризаций с помощью интегрированных инструментов.

•  Быстро выявлять пересортицу и вносить коррективы.

• Сократить объём ручной работы и минимизировать ошибки.

Ознакомиться с функционалом inSales

Как провести пересортицу в учёте

Пересортица товаров может учитываться по-разному в бухгалтерском и налоговом учётах.

1. Налоговый учёт

В налоговом учёте нельзя напрямую компенсировать излишки недостачами. Нужно разделить процесс на две операции:

• Включение стоимости излишков в внереализационные доходы (по пункту 20 статьи 250 Налогового кодекса РФ).

• Учёт недостачи в внереализационных расходах, если нет виновных лиц (подпункт 5 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ). Этот вариант доступен только бизнесам, работающим на общей системе налогообложения (ОСН).

2. Бухгалтерский учёт

Излишки и недостачи можно компенсировать внутренними проводками по счетам учёта товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на основании решения руководителя, если они обнаружены при следующих условиях:

— в один и тот же период;

— у одного и того же материально ответственного лица;

— в одинаковом количестве.

Пересортица считается ошибкой, поэтому её нужно исправлять по правилам ПБУ 22/2010. Это значит, что необходимо откорректировать операцию, вызвавшую пересортицу, по соответствующим счетам учёта (пункт 5 ПБУ 22/2010):

• по счетам учёта товаров и материалов — 10, 41 и т. п.

• по счетам признания расходов — 90.02.

Ошибки из-за пересортицы, обнаруженные после завершения года и утверждения бухгалтерской отчётности, часто бывают незначительными. Поэтому если стоимость зачтённых ТМЦ не равна, то сумма разницы относится (пункт 14 ПБУ 22/2010):

• в прочие доходы (излишек)

• в прочие расходы (недостача).

Как избежать пересортицы товара 

Придерживайтесь вот этих правил:

1. Систематизируйте процесс приёма и отпуска товара. Убедитесь, что каждый сотрудник знает, как правильно принимать и отпускать товар, чтобы не возникало путаницы. Создайте руководство, которое поможет избежать ошибок.

2. Используйте современное ПО для управления складом. Инвестируйте в специализированные программы, которые помогут вам следить за состоянием склада в реальном времени. Эти системы автоматически уведомляют о несоответствиях.

3. Проводите регулярные инвентаризации. Частые проверки запасов помогут своевременно обнаружить и исправить ошибки. В идеале, инвентаризацию нужно делать хотя бы раз в месяц, а лучше — еженедельно.

4. Обучайте сотрудников. Проводите тренинги для персонала по управлению запасами и работе с товаром. 

5. Разделите товар на категории и зоны хранения. Организуйте склад таким образом, чтобы однотипные товары хранились рядом. Это сократит вероятность путаницы и упростит поиск нужного товара.

6. Проверяйте накладные при приёмке товара. Всегда сверяйте фактическое количество полученного товара с тем, что указано в накладных. Так вы сразу заметите пересортицу.

Заключение

Пересортица — не редкое явление в магазине, особенно в большом. Возникнуть она может, если сотрудник ошибся, товары случайно перемешались или подвела программа. Если вдруг обнаружили пересорт, проведите инвентаризацию и разберитесь, есть ли ещё несоответствия. Оформите пересортицу следуя инструкциям из статьи и постарайтесь обучить ответственных сотрудников работе с товаром.