Автоматизация работы склада - нюансы ведения складского учета в интернет-магазине

Мы уже писали о таких средствах автоматизации интернет-магазина, как CRM-системы, сервисы рассылки, чат-боты. Сегодня речь пойдет о складском учете. Чем больше порядка на вашем складе, тем лучше: не будет недовольных покупателей, ходовой товар не закончится в разгар сезона. Этого можно достичь, применяя современные программы складского учета.

Что такое программа товароучета

Товароучетные системы - это специальный софт, позволяющий держать складское хранение под контролем. Главная задача таких программ - следить за наличием на складе достаточного количества продукции. Товароучетки контролируют закупки, хранение, продажи и любые другие перемещения товара. Применяя такое ПО, владелец в любой момент времени видит, сколько и каких позиции есть в наличии.

Товароучетный программ довольно много, но все они работают по одинаковому принципу. Главное в системе - база товаров, то есть, полный перечень того, что лежит сейчас на складе. При любых изменениях (привоз новой партии от поставщика, перемещение с полки на полку, продажа, возврат) программа тут же фиксирует их в базе. Проданные товары списываются с остатков, а новые позиции, напротив, добавляются в перечень. И самое главное: все это происходит в автоматическом режиме, без какого-либо участия персонала.

Но это еще не все. Функционал современный сервисов не ограничен одним лишь контролем за товарами. Хорошие программы умеют гораздо больше. Ниже расскажем, что именно.

Как выбрать хорошую программу товароучета

Вот набор критериев, на которые следует опираться, выбирая систему складского учета:

работа в онлайн-режиме. Все изменения в базе товаров должны отражаться в системе моментально. До сих пор встречаются программы, которые обновляют перечень несколько раз в сутки - их следует избегать;
интеграция с контрольно-кассовой техникой и торговым оборудованием. Все, что продали через онлайн-кассу, должно автоматически списываться с остатков;
возможность загрузки товарных баз и их импорта из других источников: таблиц excel, csv и так далее;
возможность загрузки прайс-листов от поставщиков. Причем не просто загрузка: система должна уметь импортировать только новые наименования и пропускать существующие. Это позволит избежать чрезмерного замусоривания идентичными позициями;
работа на основе облачных технологий хранения данных;
формирование различных отчетов. Это может быть отчет о движении товара, отчет о продажах и другие;
возможность сбора заказа с нескольких складов. В идеале - в автоматическом режиме;
аналитика для руководителя;
контроль персонала. Хорошие товароучетки имеют расширенный функционал. Например, программа складского учета “ЕКАМ” содержит встроенную CRM-систему, что дает возможность следить за эффективностью сотрудников и не тратиться на покупку CRM дополнительно;

Кому подходит программа ЕКАМ

Кому подходит программа “ЕКАМ”

формирование отчета по спросу на все позиции. Хорошая программа определяет, какие позиции продаются лучше, а какие - хуже. На основе такого отчета можно планировать закупки у поставщиков;
поддержка программ лояльности и ей подобных;
работа с возвратами товара покупателями. Подобные операции должны делаться в автоматическом режиме после того, как пробит кассовый чек на возврат. Как только продавец принял товар и вернул деньги, позиция должна вернуться на складские остатки;
формирование и ведение документации. Складской учет предполагает серьезный документооборот. Речь идет как о входящей (накладные от поставщиков), так и исходящей документации. Все эти вещи должны формироваться автоматически. Потом их можно распечатать на принтере, поставить подписи и печати и отправить по нужному адресу;
интеграция с государственными системами учета. Серьезна программа складского учета умеет работать в системе ЕГАИС, программе обязательной маркировки товаров и так далее;
совместная работа с другими сервисами автоматизации бизнеса: CRM-системами, облачным бухгалтерским учетом и так далее.

Какие бывают товароучетные программы

Системы товароучета делятся на 2 большие группы.

Коробочные товароучетные системы

Коробочные программы устанавливаются на один или несколько компьютеров с внешнего носителя: компакт диска, карты памяти, или скачиваются из интернета. После этого доступ к программе можно получить только с того ПК, на котором она установлена. Это имеет ряд недостатков:

с базой может работать ограниченное количество сотрудников;
при сбое программы или поломке ПК базу можно потерять навсегда;
нельзя вести электронный документооборот. Или можно, но это будет неудобно. Документацию придется сначала импортировать в другие форматы и отправлять по электронной почте;
для того, чтобы ознакомиться с положением дел, ответственные лица должны ехать в офис, где стоит ПК с товароучетной программой;
как правило, коробочное ПО рассчитано на работу в единственно магазине или на одном складе.

Схема складского учета

Схема складского учета

Облачные товароучетные системы

Именно из-за недостатков коробочных версий сейчас набирают популярность программы, работающие по принципу SaaS-услуги (от английского SaaS - software as a service, ПО как услуга).

Принцип состоит в следующем: сама программа и все ее компоненты находятся на сервере поставщика услуги. Устанавливать и скачивать ничего не нужно. Вы просто регистрируете личный кабинет, выбираете и оплачиваете один их тарифов, после чего можете приступать к работе. Такой подход имеет ряд плюсов:

данные никогда не потеряются, не сотрутся и не исчезнут;
доступ к программе из любого места, где есть сеть интернет. Руководитель может спокойно оценивать состояние дел, находясь в отпуске или командировке;
возможность хранения любого объема данных;
возможность ведения электронного документооборота;
не нужно оплачивать стоимость лицензии. Здесь вы просто вносите ежемесячную абонентскую плату согласно выбранному тарифу;
к программе можно подключить сколько угодно складов, сотрудников и торговых точек;
в систему можно завести любое количество контрольно-кассового оборудования;
можно заходить в систему не только с компьютера, но и со смартфона, планшета и любого другого мобильного устройства. Часть товароучетных программ имеют мобильные приложения для удобства работы с электронных гаджетов.

При этом облачные товароучетки имеют, пожалуй, только один недостаток: для работы необходим стабильный доступ к интернету. Если сеть, по каким-то причинам, пропадет, программа не заработает. Возможность работы в автономном режиме есть, но функционал при этом будет серьезно ограничен.

Как внедрить товароучетную систему в работу

Для этого понадобится:

Выбрать продукт, учитывающий специфику вашего интернет-магазина. Следует учитывать номенклатуру товаров, количество складов, сотрудников и торговых точек. Чем масштабнее бизнес, тем более продвинутая программа вам подойдет. Лайфхак: почти все товаручетки имеют бесплатный пробный период. Он нужен для того, чтобы вы смогли оценить удобство интерфейсам, попробовать функционал и инструментарий. Обычно бесплатно можно пользоваться программой от двух недель до месяца. Этого вполне достаточно для того, чтобы понять, подходит продукт или нет.
Выбрать подходящий тарифный план. Здесь важно количество торговых точек, число кассовых аппаратов и список лиц, которые будут иметь доступ к системе.
Зарегистрироваться на сайте и завести личный кабинет. Процедура, в большинстве случаев, стандартна: вам понадобится электронная почта и номер телефона. В процессе нужно придумать логин и пароль, под которыми вы будете заходить в учетную запись. После этого придет код подтверждения и можно начинать работу.
Оплатить выбранный тариф. Как правило, чем больше период использования, тем дешевле обойдется стоимость использования. Например, при оплате сразу за год вы получите ощутимую скидку и стоимость месяца будет ниже.
Создать базу товаров. Это можно сделать несколькими способами: загрузить номенклатуру с другого источника, создать базу вручную или воспользоваться готовыми стандартными базами.
Подключить необходимые интеграции и настроить синхронизацию. Речь идет о контрольно-кассовом оборудовании, вспомогательном софте (онлайн-бухгалтериями, CRM-системами), программах учета.
Обучить сотрудников работе с товароучетной системой. Кроме того, нужно настроить права доступа к программе. Каждый сотрудник будет входить в систему, используя личные логин и пароль. При этом руководитель будет иметь доступ ко всему функционалу и аналитике, а рядовые кассиры - только к своему участку работы.
На этом необходимые настройки заканчиваются и можно начинать работать. Все остальное программа будет делать за вас. Нужно только своевременно заказывать товар у поставщиков, проводить инвентаризации и следить за действиями сотрудников.

Заключение

Использование средств автоматизации - новый уровень вашего бизнеса. Применяя такой инструментарий, вы значительно облегчите работу сотрудников, сократите количество ошибок и увеличите прибыль. Практика показывает, что все затраты, связанные с использованием товароучетных программ, с лихвой окупаются за год-два. Начните сегодня, чтобы не пожалеть через пару лет. Успехов в бизнесе!