Как начать электронный документооборот с маркетплейсами, и зачем это нужно

Работать с маркетплейсами без электронного документооборота сегодня невозможно. Обязательное условие для работы со всеми крупными площадками — иметь оператора ЭДО для работы с маркетплейсом. 

В статье расскажем:

• Почему ЭДО необходим при работе с маркетплейсами.

• Какие преимущества дает селлеру использование ЭДО.

• Какими электронными документами продавцы обмениваются с маркетплейсами.

• Как подключить ЭДО для маркетплейсов.

• Сколько стоит электронный документооборот для селлера.  

Почему электронный документооборот необходим при работе с маркетплейсами

Все торговые онлайн-платформы ориентированы на быстрое заключение сделок, а оперативность во многом и обеспечивает именно электронный документооборот. Подписание документов на бумаге требует несоизмеримо больше времени и затрат. 

Дело не только в скорости обработки документов и упрощении взаимодействия с селлерами, и вот почему:

1. У каждого маркетплейса есть свои требования:

• на Wildberries без ЭДО нельзя работать плательщикам НДС;

• селлеры Яндекс.Маркета и Ozon обязательно используют ЭДО при работе по модели, предполагающей продажи со складов маркетплейса;

• на Ozon электронный документооборот нужен для создания поставок на склады «Тверь», «Хоругвино-негабарит», в распределительные центры и дарксторы. 

2. Кроме этого, использовать ЭДО требует от селлера закон, например, при продаже:

• маркированных товаров системы «Честный ЗНАК»;

• ювелирных изделий (ГИИС ДМДК);

• товаров животного происхождения, подлежащих регистрации в ФГИС «Меркурий».

Какие преимущества дает селлеру использование ЭДО

Сравнивая бумажный и электронный документооборот, можно назвать много аргументов в пользу последнего:

• в ЭДО документы создаются по шаблонам, а значит, сокращается количество ошибок ручного ввода;

• оформление электронного документа занимает несколько минут, и на подписание он отправляется мгновенно;

• документы, подписанные электронной подписью и отправленные контрагенту через оператора ЭДО, имеют юридическую значимость и не требуют распечатки;

• ЭДО помогает экономить — не нужно использовать бумагу, тратить средства на печать и доставку документов;

• электронные документы безопасно хранятся в облачном архиве и при необходимости их легко найти в системе ЭДО.

ЭДО для продавца на маркетплейсе, как и в целом для любого предпринимателя, — это цифровизация, ускорение и упрощение бизнес-процессов, а также сокращение затрат. 

Какими документами селлеры обмениваются с маркетплейсами через ЭДО

Объем и виды документов могут различаться в зависимости от маркетплейса. Через ЭДО селлеры обмениваются с площадками:

• Актами о доставке и приемке товара. 

Они содержат описание продукции (вес, размеры, стоимость, количество, цвет и другие характеристики) и подтверждают ее передачу на склад. 

• Счетами-фактурами и УПД. 

На каждую поставку формируется универсальный передаточный документ (УПД), который   подтверждает перемещение товара со склада производителя или поставщика на склад торговой площадки, но не означает переход права собственности. Также УПД формирует и направляет маркетплейс, если он оказывал селлеру дополнительные услуги, например, по хранению и доставке товаров или их продвижению. 

Счета-фактуры выставляются при продаже товаров покупателю, а также на комиссионные вознаграждения торговой площадке, в том числе с НДС. 

• Актами об излишках и браке. 

Если продавец хочет вернуть себе часть отгруженных на склад маркетплейса товаров, он оформляет форму ТОРГ-1. Если маркетплейс обнаруживает недостатки товара, он составляет акт о браке, чтобы сделать возврат. 

• Документами о возврате товара. 

Их может формировать сам маркетплейс по своим претензиям или в рамках возвратов от покупателей. 

• Претензиями. 

Такие документы появляются во взаимодействии продавцов и торговых площадок, если возникают разногласия по разным вопросам. 

• Актами о зачете взаимных требований, сводными отчетами и другими закрывающими документами.

Как правило, по итогу отчетного периода продавец получает от маркетплейса комплект закрывающих документов. Вы можете использовать их для учета, закрытия периодов, отчетов перед налоговой и так далее. 

Рассмотрим особенности электронного документооборота с маркетплейсами на примере продажи маркированного товара:

• Продавец через личный кабинет селлера на маркетплейсе создает заявку на поставку товаров на склад. Поскольку осуществляется поставка маркированных товаров, то продавец создает исходящий УПД с кодами маркировки в сервисе ЭДО. 

• Маркетплейс принимает товар на складе, проверяя сопроводительные документы, оформляет акт приемки и подписывает УПД.

• После подписания УПД маркетплейс получает право на реализацию товара.

• Покупатель делает заказ и оплачивает товар. Маркетплейс удерживает из полученной суммы комиссионное вознаграждение и направляет продавцу документы об оплате. 

• Деньги продавец получает за отчетный период вместе с закрывающими документами: отчеты о проданных товарах и доходе от продаж, акт о зачете взаимных требований (если вычиталась комиссия из оплаты) и другие. 

Это стандартная последовательность действий, но могут быть различия в схемах продаж на разных площадках.  

Как подключиться к ЭДО с маркетплейсами 

Расскажем на примере сервиса ЭДО Сфера Документы от СберКорус: 

Шаг № 1: Электронная подпись (ЭП). 

Чтобы подключиться к ЭДО и начать обмениваться юридически значимыми электронными документами, необходимо иметь квалифицированную электронную подпись (КЭП). 

Если у вас её нет, то можете получить КЭП в Удостоверяющем центре ПАО Сбербанк.

Шаг № 2: Подключите ЭДО и начните работать с маркетплейсами. 

Чтобы подключить сервис ЭДО Сфера Документы, необходимо оставить заявку на сайте. 

На указанный вами адрес электронной почты вы получите инструкцию доступа к сервису ЭДО.  Готово — обменивайтесь электронными документами с маркетплейсом. 

Сколько стоит подключение к системе ЭДО

СберКорус предлагает лучшие цены на ЭДО по рынку и большой выбор тарифов, среди которых можно найти подходящий под потребности конкретного бизнеса. Оплачиваются только исходящие, а все входящие — бесплатно. 

Стоимость одного электронного документа снижается с увеличением объёма исходящих в тарифе. Например, при минимальном тарифе (25 исходящих за 700 рублей) один документ обойдётся в 28 рублей.

При этом для клиентов inSales у СберКорус есть уникальное предложение — подключение к сервису ЭДО всего за 1 рубль.

Кроме того, сервис ЭДО Сфера Документы позволяет:

• бесплатно настраивать маршруты согласования в неограниченном количестве;

• бесплатно передавать сведения о маркированных товарах в систему «Честный ЗНАК» (данные из УПД поступают в систему мониторинга автоматически, а наши эксперты в УЦ СберКорус помогут вам настроить личный кабинет «Честный ЗНАК»);

• бесплатно выпускать машиночитаемые доверенности (МЧД) на сотрудников компании в неограниченном количестве. 

Выводы

1. Для торговли на маркетплейсах необходим электронный документооборот: это и правило самих площадок, и законодательное требование. Также ЭДО удобен и повышает скорость заключения сделок.

2. ЭДО позволяет ускорить и упростить обмен документами, а также снизить затраты на бумагу и материалы для печати. Электронные документы формируются за несколько минут, подписываются, отправляются контрагенту мгновенно и обладают юридической силой. 

3. Подключить ЭДО для работы с маркетплейсами несложно, и это можно легко сделать в течение всего одного дня в рамках специального предложения от inSales и СберКорус.

Реклама. ООО «СберКорус». ИНН , erid: 2RanymgJ6Kb.