В процессе работы торговой площадки часто возникают ситуации, когда остатки в программе складского учёта не совпадают с реальным количеством продукции, находящейся на складе. Чтобы избежать таких проблем, необходимо периодически проводить инвентаризацию.
В новой статье поговорим о том, как проводить инвентаризацию в онлайн-магазине. Разберёмся, что понадобится для успешной проверки остатков и поделимся советами по организации эффективного складского учёта.
Цели проведения инвентаризации
Главная цель инвентаризации в офлайн и онлайн-магазине — выявление проблем с подсчётом остатков и устранение проблем с синхронизацией между данными склада и товароучётной системы.
Если в процессе работы торговой площадки часто возникают ситуации, когда клиенты заказывают товары, а оказывается, что по факту на складе их нет, инвентаризация поможет устранить недостатки в механизме учёта.
Подход к инвентаризации в онлайн-магазине отличается от аналогичной процедуры для офлайна. В случае с физической точкой продаж сотрудники обходят каждый стеллаж вручную, сканируют штрихкоды и проверяют, чтобы остатки совпадали с цифрами из базы данных.
У интернет-магазина может и не быть собственного склада, если он работает по модели посредничества. В этом случае нет необходимости тратить время на сканирование и штрихкодов, но надо уделить время анализу механизма передачи данных.
К примеру, если данные приходят от поставщика в удалённом режиме, а после продаж остатки формируются неправильно, значит проблема в товароучётной системе или CMS. Может случиться так, что цифры из заказов не подтягиваются в 1С или другую программу складского учёта.
Ситуации, когда клиенты остаются без товаров или вынуждены ждать доставку несколько недель, уничтожают репутацию торговой площадки. Далеко не все покупатели согласятся дать второй шанс интернет-магазину, который не выполняет свои обязательства вовремя.
Даже если у онлайн-магазина нет своего склада и проблемы с обновлением остатков не были зафиксированы, необходимо периодически проверять работоспособность механизма учёта. Это полезно, потому что глубокий анализ поможет выявить проблемы, которые могут в будущем повлиять на лояльность клиентов.
Инвентаризацию проводят если:
- возникают проблемы с подсчётом остатков;
- планируется значительное увеличение ассортимента;
- клиенты жалуются на частую отмену заказов;
- прайсы от поставщиков импортируются в базу не с первого раза;
- необходимо переехать с одного склада на другой.
Опытные предприниматели знают, что даже если сегодня торговая площадка работает слаженно и проблемы с остатками не возникают, завтра ситуация может полностью измениться. Лучше заранее убрать все слабые места, чтобы сохранить бизнес на плаву в случае возникновения экстренных ситуаций.
Стоит учитывать, что ежегодная сверка согласно Федеральному закону проводится всеми компаниями, которые предоставляют отчётность в налоговую инспекцию. Поэтому для некоторых интернет-магазинов, это не опциональный шаг, а необходимый.
Длительность выполнения инвентаризации зависит от особенностей предприятия. Если на складе хранится небольшое количество товаров, их можно пересчитать вручную и на это уйдёт минимум времени. Если же позиций в ассортименте тысячи, понадобится помощь команды менеджеров.
Существует несколько видов проверки товаров. Локальная используется для анализа продукции, которая входит в группу повышенного риска. Например, если интернет-магазин работает параллельно с офлайн-точкой и у них один склад, периодически необходимо проверить наличие и состояние товаров.
Выборочная инвентаризация полезна, когда команда торговой площадки чётко знает, с какими группами товаров постоянно возникают проблемы и почему они находятся в зоне повышенного внимания. К примеру, если неправильно подтягиваются остатки по конкретным категориям, можно пересчитать их и обновить данные в системе.
Полная инвентаризация предполагает глубокий анализ содержимого склада. На неё обычно уходит много времени, потому что сотрудники должны отсканировать каждую позицию вручную и после завершения проверки найти товары, которых нет на складе.
Главное преимущество инвентаризации в интернет-магазине — отсутствие необходимости останавливать деятельность на время проверки. Заказы могут обрабатываться даже при параллельном пересчёте. У офлайн-магазинов гораздо меньше свободы в этом плане.
К примеру, если покупатели будут долго искать в магазине нужный товар из-за того, что проводится инвентаризация, их лояльность может снизиться. А виртуальная площадка будет работать в прежнем режиме, пока сотрудники проверят склад и сопоставят фактические данные с цифрами из товароучётной системы.
Если ассортимент торговой площадки насчитывает 5 000 или 10 000 товаров, необходимо хотя бы раз в несколько месяцев делать проверку данных. Всё зависит исключительно от возможностей интернет-магазина. Если сотрудников достаточно, чтобы проверка проводилась в штатном режиме работы с заказами, она должна быть частой.
Как подготовиться к инвентаризации
В офлайн-магазинах инвентаризация начинается с бюрократических процедур. Сначала издаётся форма по установленному образцу, а затем создаётся комиссия для инвентаризации. Доверять проверку товаров только работнику склада нельзя. Всегда должно быть независимое лицо, которое сможет найти нестыковки.
Обычно заведующих складом не предупреждают об инвентаризации, чтобы создать эффект неожиданности. Доверять сотрудникам нужно, но совпадающие цифры — весомое доказательство их честности. В бизнесе не стоит верить на слово, надо доверять только показателям.
Если речь идёт об интернет-магазине в чистом виде, то подготовка вообще не нужна. Важно убедиться, что сайт работает в прежнем режиме и анализ остатков никак не повлияет на оформление заказов. Можно активировать специальный режим в настройках сайта, если он предусмотрен возможностями CMS.
Перед тем как начать инвентаризацию убедитесь, что остатки будут корректно синхронизироваться. Если клиенты начнут оформлять заказы и данные поступят в общую базу, может возникнуть путаница. На время проведения проверки лучше собирать данные об остатках в другом месте.
В этом случае можно будет сопоставить показатели после завершения инвентаризации. То есть отнять от цифры, которая была зафиксирована до проверки, все заказы и количество единиц товара на балансе.
В некоторых товароучётных системах есть инструменты, которые помогут ускорить решение рутинных задач. Например, инвентаризация в том же 1С сделана не совсем удобно, а сторонние сервисы могут предоставлять более широкие возможности. Поэтому лучше заранее сделать выбор в пользу системы с инструментами автоматизации.
Компании, которые сочетают работу офлайн-точек продаж с онлайн-магазинам, в ходе инвентаризации также проверяют сроки хранения товаров. Это особенно важно для скоропортящейся продукции, которая может потерять презентабельный вид или полезные свойства.
Перед тем как начать инвентаризацию, необходимо сформулировать конкретную цель, поставить задачи сотрудникам и подготовить инструменты, которые помогут автоматизировать стандартные процессы. Если упустить из вида хотя бы один важный компонент, исход проверки будет сложно предсказать.
Фиксация результатов должна производиться в таком формате, чтобы было удобно сравнить фактические цифры с показателями, которые удалось получить в ходе проведения инвентаризации.
Если процесс учёта товаров в интернет-магазине частично или полностью автоматизирован, проверка остатков производится быстрее, чем обычно. Это позволяет быстрее перевести сотрудников на выполнение важных задач и не снижать скорость обработки заказов.
Пошаговый план проведения инвентаризации
Проверка остатков — сложная задача для интернет-магазинов, потому что она может выполняться по-разному из-за особенностей торговой площадки. К примеру, если компания реализовала одновременную работу сайта и офлайн-точек, источников данных будет больше.
Ещё один важный фактор — количество товаров. Чем больше позиций в ассортименте, тем выше будет продолжительность проведения проверки. В этом случае не получится рассчитывать на завершение задачи через несколько дней после запуска.
Если подготовительный этап завершен, можно сразу переходить к активным действиям. От качества подготовки напрямую зависит длительность инвентаризации и качество выполняемых операций. Поэтому не стоит экономить время на базовых задачах, которые могут повлиять на эффективность процесса.
Проверка остатков
Базовый и главный этап предполагает проверку остатков на складе. Принцип выполнения максимально простой — сканирование штрихкодов и фиксация количества товаров. В процессе подсчёта необходимо проявить максимальную внимательность.
Если на каждый товар нанесён уникальный штрихкод, надо отсканировать все позиции, чтобы получить корректные данные. Хотя в большинстве случаев для одинаковых товаров штрихкод совпадает.
В процессе проведения инвентаризации может оказаться, что на складе есть товары, которых нет в базе. В этом случае необходимо установить источник их появления. К примеру, если склад располагается в общем здании с другими компаниями, неучтённые позиции могут появиться от них.
Данные о сроке годности товаров иногда приходится вносить вручную, но лучше чтобы штрихкод содержал в том числе и эту важную информацию. Тогда можно будет сэкономить много времени.
Обработка результатов
Когда остатки посчитаны и внесены в инвентаризационный файл, остаётся сопоставить данные с цифрами из каталога и найти расхождения. Если после завершения проверки выяснилось, что по 5% товаров остатки не совпадают, это можно считать допустимым отклонением.
Но все равно необходимо установить источник проблемы. К примеру, бывает так, что на этапе импорта каталога от поставщика цифры по некоторым позициям задвоились. Менеджер или сотрудник склада физически не может проверить все данные, если в приходном листе несколько тысяч позиций.
Обработка результатов обычно длится недолго, но если расхождений по остаткам слишком много, на анализ причин проблемы может уйти много времени. В этом случае лучше привлечь к задаче больше сотрудников, чтобы ускорить процесс и получить больше объективных данных.
Изменение рабочих процессов
Любой интернет-магазин должен сделать все, чтобы клиент получил свой заказ вовремя и остался доволен. Это фундамент успешного e-commerce проекта в любой нише. Чем больше негатива возникает у покупателей, тем быстрее разрушается репутация торговой площадки.
Обычно процедура инвентаризации заканчивается тем, что компания подсчитывает убытки и наказывает сотрудников, которые виновны в том, что товары испортились или на этапе внесения данных были допущены ошибки.
Часто случаются ситуации, когда проблема с остатками возникает из-за неправильной конфигурации системы. Товароучётные сервисы помогают экономить время на решении стандартных задач, но не все работают без ошибок и по умолчанию предоставляют качественные услуги.
Интернет-магазин часто функционирует без склада и заказывает товары у поставщиков, но у такой модели есть значительные недостатки. Например, если партнёр вовремя не отгрузит партию, клиенты останутся без своих заказов и надо будет оперативно решать проблему.
Трудности возникают и когда данные о количестве доступных товаров есть только у поставщика, а он обновляет прайс раз в неделю. Тогда интернет-магазин, работающий по партнёрской модели, не может получить корректные остатки.
Количество таких поставщиков относительно небольшое, но любой пробел в системе учёта товаров — потенциальный риск для репутации торговой площадки. Поэтому необходимо сделать всё, чтобы решить проблему ещё до того, как она затронет аудиторию проекта.
Автоматизация с помощью товароучётных систем
В электронной коммерции есть множество инструментов, которые позволяют автоматизировать стандартные задачи. Это касается и процесса ведения учёта, который относится к числу самых важных.
Одной из самых популярных товароучётных систем является EKAM. Она не только даёт возможность автоматизировать рутинные процессы, но и предоставляет закрывающие документы предпринимателям.
В системе отображаются все операции со складом и в любой момент можно провести новую операцию: принять товар, провести отгрузку или отслеживать остатки. Остатки отслеживаются с учётом зарезервированных позиций — в интерфейсе всегда отображаются корректные данные.
EKAM позволяет в одном интерфейсе управлять онлайн-кассой и складом. Причём можно совместить интернет-магазин с розничной точкой и отслеживать запасы в режиме реального времени. Система как раз создана для того, чтобы практически полностью избавиться от необходимости проводить инвентаризацию каждый месяц.
Для проверки остатков можно распечатать таблицу с каталогом товаров из сервиса и сравнить с позициями, которые фактически лежат на складе. Документация заполняется в личном кабинете, а синхронизация со сканером штрихкодов позволяет быстро проверять наличие товаров на складах.
С EKAM работает более 6 000 компаний и все желающие могут протестировать возможности системы бесплатно с помощью демо-кабинета или тестового периода. Если переживаете, что будут трудности с синхронизацией бизнес-процессов, пробное погружение даст ответы на все вопросы.
На рынке товароучётных систем большой выбор сервисов, но не все они работают идеально и предоставляют услуги по выгодной цене. Поэтому на тестирование может уйти много времени, а проверка покажет, что заявленные возможности предоставляются не в полном объеме.
Товароучётных систем уровня EKAM практически нет. Можно выделить разве что сервис «МойСклад», который предоставляет предпринимателям инструменты для автоматизации работы с e-commerce проектами. Но в комплексе продукт EKAM выглядит более привлекательно, благодаря возможности купить или арендовать кассу и получить оперативную поддержку.
Инвентаризация — фундаментальный процесс для любого интернет-магазина, владелец которого хочет получать прибыли в долгосрочной перспективе. Чтобы не потерять доверие клиентов, необходимо периодически проверять остатки и следить за тем, чтобы товароучётная система работала как часы.
