Как правильно ставить задачи подчиненным

Когда команда не справляется со своими задачами и срывает сроки, руководителю приходится вмешиваться во множество процессов или даже переделывать часть работы, чтобы сохранить имидж компании. В итоге сроки сорваны, план не выполнен, а прибыль упущена. Первое желанием в такой ситуации — массово поувольнять персонал. Не стоит спешить.

Что такое постановка задач и зачем она нужна

Цель любого бизнеса — прибыль, а вот как генерировать эту прибыль, что для этого необходимо делать — это задачи, которые ваша команда должна ежедневно выполнять. Руководитель разбивает задачу на этапы и доносит до сотрудников что, когда и в каком объёме они должны сделать для получения конкретного результата.

В небольших фирмах, как правило, ответственный и исполнитель — одно и тоже лицо. В среднем и крупном бизнесе ситуация иная. Там ответственный делит задачу на несколько частей и делегирует её своим подчинённым.

Если руководитель смог правильно организовать бизнес-процессы и  поставить задачу, то он высвобождает себе время для развития бизнеса. При этом его команда работает без надрыва, слаженно и точно. А на выходе, фирма достигает цели — получает прибыль.

Виды задач

Задача задаче — рознь и чтобы бизнес развивался, необходимо чётко понимать какие задачи ставить в первую очередь, сколько нужно времени на их выполнение и за счёт каких ресурсов. И постановка этих задач значительно различается. Для того, чтобы было проще, используют классификацию:

Ежедневные. Та самая рутина из которой состоит 70% рабочего времени. Например, в пекарне сотрудники ежедневно месят тесто, пекут пирожки и оформляют доставку. Однако стоит учитывать, что именно от организации таких рутинных процессов и зависит успешность бизнеса. 

Текущие. Задачи, которые возникают в моменте. Например, поиск нового сотрудника или поставщика. 

Долгосрочные. Задачи, выполнение которых в долгосрочной перспективе окажет влияние на компанию. Например, открытие нового офиса или составление стратегии развития на следующие три года. 

Есть отдельный вид руководителей, которые всё смешивают и с головой уходят в решение рутины. При этом у них не остаётся времени работать над перспективой. В таком случае компания топчется на месте, а конкуренты убегают далеко вперёд.

Этапы постановки задач

Чтобы задача была правильно понята сотрудниками и корректно выполнена, она должна быть правильно сформулирована и поставлена. На практике для этого необходимо пройти пять этапов:

1. Формулирование. Это подготовительный этап актуальный для постановки долгосрочных задач. Необходим для анализа, изучения информации по рынку, конкурентам. Для постановки ежедневных задач он не нужен.

2. Проверка задачи по SMART. Во время постановки задачи персоналу её необходимо проверять на соответствие SMART-методу, буквы которого обозначают критерии корректной задачи:

Specific — проверьте насколько конкретно сформулирована задача. Например, увеличить прибыль на 10% за год.

Measurable — оцените измеримость, то есть присутствие критериев по которым можно будет измерить конечный результат. Например, принять в штат 15 специалистов до конца года.

Achievable — достижимость задачи. Перед постановкой нужно оценить насколько задача реальна. Для этого вы можете проанализировать имеющиеся ресурсы: бюджет, количество и профессионализм персонала. Если есть ощущение, что ресурсов не хватит, то стоит внести коррективы в задачу. Например, не увеличить конверсию сайта на 35% в месяц, а увеличить конверсию на 20% за год. Недостижимые задачи демотивируют сотрудников.

Relevant — оцените насколько важна задача здесь и сейчас. Бессмысленно тратить силы и ресурсы на не актуальные задачи. Например, в пандемию было нецелесообразно тратить средства на открытие новых офисов.

Time bound — проверьте указан ли в вашей задаче конкретный срок её выполнения. Размытые формулировки «в кратчайший срок», «ближайшее время» — не работают. Указывайте дедлайн с небольшим запасом, чтобы исполнитель точно успел всё качественно сделать. Например, подготовить чек-лист к 27.07.24 г.

1. Описание. Чем подробнее и понятнее описана задача, тем меньше вопросов возникнет у исполнителя. Убедитесь, что вы указали все этапы выполнения, прикрепили необходимые файлы и поделились нужными контактами.

2. Контроль. Важно изначально обозначить все контрольные точки и чёткие сроки. Помимо дедлайна всей задачи могут быть и промежуточные даты контроля каждого этапа. В задаче это должно быть указано. Такой подход поможет вам вовремя внести изменения при необходимости.

3. Постановка. Завершающий и самый важный этап, на котором вы поручаете исполнителю задачу и получаете обратную связь от него. Не стоит принимать в штыки предложения сотрудника. Вполне вероятно, что в каких-то вопросах он более компетентен и предлагает рациональные изменения. Хотя не исключен вариант, что человек может неправильно понять задачу. Именно поэтому важно спокойно уточнить всю информацию, задать правильные вопросы и исключить недопонимание или срыв выполнения. 

Как делегировать

Управленец, который погружается во все процессы, контролирует их, а иногда и выполняет вместо сотрудников — не достигает желаемого результата. Вместо этого он получает выгорание и, чаще всего, убытки.

Секрет успешного бизнеса в правильном распределении ролей. Для этого руководителю необходимо понять что и кому он хочет делегировать. 

Например, директор консалтингового агентства пришёл к выводу, что пора делегировать переговоры с потенциальными клиентами. Но он опасается, что сотрудник не справится с задачей и продаст услуги слишком дёшево и фирма получит убытки. Чтобы этого не произошло сотруднику нужно предоставить актуальную информацию о стоимости услуг и замотивировать продавать много и дорого.

Чтобы избавиться от стресса и делегировать с наименьшими рисками, нужно делать это следующим образом:

1. Начинайте постепенно передавать задачу. Прежде чем доверить сотруднику вести переговоры, удостоверьтесь, что он качественно выполняет имеющиеся поручения. Будьте готовы к тому, что понадобится не один день, чтобы два разных человека начали правильно понимать друг друга.

2. Не ищите в сотруднике свою копию. Правильнее искать тех, кто профессиональнее вас в конкретных областях. Такие сотрудники смогут улучшить продуктивность всего штата. 

3. Выстраивайте правильные вертикали. Займитесь выстраиванием вертикали из смежных по направлениям сотрудников и сформируйте структуру заместителей, которые будут нести полную ответственность за свою вертикаль. 

4. Делитесь не только знаниями, но и полномочиями. Если к вам обращается сотрудник с вопросом по поводу решения какой-либо задачи, то для начала спросите, как он собирается её решать. Поделитесь мнением, дайте совет, но не начинайте решать задачу вместо него. 

5. Делегируйте полноценно. Если вы приняли решение о делегировании процесса, то отстранитесь от него и не вмешивайтесь в рутину. Иначе у ваших сотрудников разовьется комплекс выученной беспомощности, когда единственный человек в компании, который может все сделать и решить — вы.  

6. Разделяйте ответственность с сотрудником. Чётко обозначьте, что он может делать самостоятельно, а какие вопросы нужно согласовывать с вами. 

7. Правильно ставьте задачи. Неправильное решение постоянно ругать коллектив за то, что они недостаточно хорошо работают над выполнением ваших поручений. Стоит чётко формулировать задачи, давать полные ответы на вопросы и объяснять к кому обращаться за помощью. Так шансы на достижение результатов гораздо выше.

Как правильно контролировать процесс

Задача, выполнение которой не контролируется, чаще всего не приносит результата. А порой вместо прибыли бизнес получает убытки и репутационные потери. Чтобы этого избежать, необходима чёткая система мониторинга, которая может проводиться на разных уровнях: управленец, его заместители или ответственные сотрудники на местах. 

Что же касается конкретных методов, то их сегодня множество: 

1. Планёрки и собрания. Регулярное проведения общих планёрок и собраний помогает не только убедиться, что сотрудники правильно понимают задачи и укладываются в сроки, но и формируют единый дух коллектива. Также во время такого общения можно узнать о существующих проблемах или нюансах, которые выявили в ходе работы сотрудники. Для обеспечения должного контроля, оптимально проводить планёрки на еженедельной основе.

2. Технический надзор. Во многих сферах для контроля руководители используют системы аудио и видеофиксации. С их помощью можно в режиме реального времени отслеживать рабочие процессы и выполнение поручений. 

3. Автоматические системы контроля. Внедрение программ для мониторинга работы сотрудников упрощает управленческую работу. Процесс, когда исполнитель внутри программы отмечает выполненные этапы, результат, оставляет комментарии и прикладывает необходимую документацию для проверки — помогает отслеживать ход выполнения задачи всем заинтересованным лицам. Соответственно, это увеличивает возможность своевременно внести необходимые корректировки.

4. Система KPI. Если при постановке задачи были приняты ключевые показатели, на основе которых оценивается качество работы, то это существенно облегчает контроль. Важно, чтобы ключевые показатели при этом были понятны всем участникам процесса и достижимы. Иначе у исполнителей не будет мотивации для выполнения поручения.

5. Очный контроль. Часто личное общение руководителя с исполнителей гораздо эффективнее других методов контроля. 

Как ставить задачу

Для того, чтобы сотрудники вас поняли и реализовали задумку правильно, недостаточно просто рассказать им о задаче. Для конечного результата важна каждая деталь: формулировка, детали и аспекты, умеренный контроль и коммуникация. Значительно упростить процесс всегда помогает соблюдение правил:

1. Выберите исполнителя с учётом его квалификации, опыта и уровня мотивации.

2. Определите время и способ постановки задачи: очная встреча, письмо на почту или внутренняя программа по ведению проектов. 

3. Пропишите все детали задачи.

4. Укажите конкретные показатели результата (в измеримых единицах).

5. Убедитесь, что исполнитель понял что от него требуется. Для этого задайте уточняющие вопросы.

6. Предоставьте сотруднику всю необходимую информация для выполнения задачи: файлы, контакты, доступы.

7. Обозначьте дедлайны: общий и по каждому этапу.

8. Давайте обратную связь исполнителю по ходу работы над задачей и после подведения итогов.

Система мотивации сотрудников

Как бы вы не сформулировали задачу, но если у сотрудников отсутствует рабочая мотивация, то ждать хорошего результата — бессмысленно. Поэтому на любом этапе жизнедеятельности бизнеса, необходимо помнить о грамотной системе мотивации персонала, которая бывает:

Материальная:

• Премирование. Может быть ежемесячным, квартальным, годовым. Поощрять сотрудников можно за выполнение плана или реализацию важного проекта. А также за генерацию идей по оптимизации рабочих процессов. Так человек будет понимать, что его усилия ценятся.

• Надбавка. Ежегодная индексация зарплаты сотрудников на 5% не сильно ударит по бюджету компании, зато существенно увеличит мотивацию трудиться.

• Подарки. Небольшие презенты сотрудникам и их детям на большие праздники — всегда приятны. 

• Скидки. Корпоративная скидка на продукцию увеличит прибыль компании и повысит лояльность персонала.

• Обучение. Курсы, тренинги, повышение квалификации за счёт компании даст вам возможность не только показать сотрудникам насколько они ценны, но и подарит высококвалифицированных специалистов в своих нишах. 

• Бонусы. Медицинская страховка или организация занятий йогой в офисе мотивируют многих сотрудников гораздо сильнее, чем премии.

Нематериальная:

• Карьерный рост. Наличие прозрачной и понятной системы карьерного роста положительно сказывается на мотивации.

• Отношение. Доброжелательные взаимоотношения внутри коллектива, где сотрудники могут без страха обращаться к руководству и высказывать своё мнение порождают желание у сотрудника отплатить компании тем же. 

• График работы. Возможность придти на работу не к 8 утра, а к 10 для многих самый мощный стимул выкладываться на работе. Поэтому гибкий график весьма действенная мотивация.

• Конкуренция. Старая добрая доска почёта с лучшими сотрудниками всё ещё актуальна. Дух соревнований для многих важная часть мотивации.

Помимо этого существует прямая и косвенная мотивация. К прямой можно отнести все вышеперечисленные методы, потому что они касаются непосредственно сотрудника.

К косвенным способам относят:

– путёвки в санатории для членов семьи;

– корпоративное жильё для сотрудника и его семьи;

– места в детских садах и летних лагерях;

– транспорт до работы.

Главное в грамотной системе мотивации — баланс между материальными способами и нематериальными. Если использовать только материальные — запросы сотрудника быстро возрастут, а работоспособность — нет. И, наоборот, исключительно нематериальные способы не произведут нужного эффекта.

Особенности постановки задач для сотрудников на удалёнке

Постановка задачи сотруднику, который работает на удалёнке должна быть максимально чёткой. Одно дело, когда сотрудник сидит напротив и вы видите его реакцию, оцениваете степень его вовлечённости и понимания задачи. Совсем другое, когда человек находится вне рабочей обстановки.

В этом случае необходимо, чтобы техническое задание к задаче было лаконичным, чётким и конкретным. При этом важно удостоверится, что исполнитель получил задачу, ознакомился, понял её и имеет все возможности решить. 

С контролем удалённых сотрудников тоже не всё просто. Одни руководители придерживаются принципа доверия, а другие предпочитают их контролировать больше, чем тех, кто работают из офиса. Чтобы не перегибать рекомендуем задуматься о внедрении специальных проектных программ, в которых сотрудники смогут отмечать проделанную работу. Это значительно упростит контроль и снизит градус напряжённости.

Топ-5 ошибок руководителя при постановке задачи

Квалификация современных управленцев существенно выросла, поэтому ошибок, которые встречаются при постановке задач подчинённым не так много. Мы выделили пять основных, которые всё ещё часто встречаются:

1. Всё итак понятно. Это когда руководитель прибывает в полной уверенности, что его должны были понять с полуслова. А в идеале вообще мысли прочитать. Поэтому объяснять сотрудникам детали задачи не считает нужным. А ведь потратив всего несколько минут на объяснение можно сэкономить массу сил, нервов, времени и денег. Поэтому лучше на старте несколько раз уделить внимание деталям, чем потом переделывать всю задачу.

2. Как-нибудь побыстрее. Все дедлайны задачи должны быть чёткими и конкретными. Выражения «быстро», «срочно», «на досуге» означают примерно «никогда». Потому как вы и ваш сотрудник можете вкладывать в эти слова совсем разные временные промежутки. Вместо «скорее» лучше обозначить точный срок: до 12:00 27.06.24. 

3. Всё сразу и на одного. Нужно учитывать загруженность исполнителя прежде чем делегировать ему новую задачу. Может оказаться, что на одном сотруднике одномоментно «висит» множество важных и срочных задач. Шанс, что человек качественно и в срок выполнит их все — минимален. А если и выполнит, то скорее всего в подарок получит выгорание.

4. Включаем фантазию. Отсутствие примеров в задаче может привести к тому, что сотрудник выполнит её не так, как вы предполагали. Поэтому в описание задачи необходимо добавлять примеры удачных и неудачных решений. 

5. Молчание — знак согласия. Исполнителю важна ваша обратная связь. Если он всё делает верно — скажите об этом. Тем более, если есть неточности — указывать на них нужно не на подведении итогов, когда результат неудовлетворителен, а в процессе. Так любая работа будет более продуктивной.

Заключение

От того насколько правильно и чётко поставлена задача, зависит качество и срок её выполнения. Поэтому эффективному руководителю необходимо уделять внимание формулировке задачи, её донесению до исполнителя, грамотному контролю и не забывать о мотивации команды.